Fersk digitaliseringsminister må svare arkivspørsmål 

I et skriftlig spørsmål til digitaliserings- og forvaltningsministeren viser stortingsrepresentant Harry Valderhaug (KrF) til at mange lokalpolitikere er fritidspolitikere, samtidig som en stadig større del av kontakten med innbyggerne skjer gjennom SMS, meldingsapper og andre private kanaler.

Valderhaug ber regjeringen klargjøre når slike meldinger blir saksdokumenter etter offentleglova. Han viser blant annet til forarbeidene til loven, der det framgår at en henvendelse til en politiker som privatperson kan bli et saksdokument dersom den inneholder «nye opplysningar som har noko å seie for ei sak organet har til behandling».

Viser til tingrettskjennelse

Spørsmålet er aktualisert av en kjennelse fra Sør-Rogaland tingrett i saken mellom Sivilombudet og Kvitsøy kommune.

Valderhaug mener kjennelsen kan innebære en videre forståelse av hva som skal regnes som saksdokumenter enn det han mener følger av lovens forarbeider. Han uttrykker bekymring for at en slik forståelse kan gi lokalpolitikere omfattende plikter til å håndtere og sørge for arkivering av meldinger de mottar utenfor kommunens ordinære systemer.

Han spør derfor både hvordan statsråden juridisk forstår saksdokumentbegrepet, og om regjeringen vil ta initiativ til å klargjøre regelverket.

– Beror på konkrete vurderinger

Torgeir Micaelsen, den ferske digitaliserings- og forvaltningsministeren, understreker i svaret at offentlighet er viktig både for gode beslutninger og for tilliten til forvaltningen.

Han viser til at dokumenter som er kommet inn til et organ og gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet, kan være saksdokumenter etter offentleglova. Også SMS-er kan være dokumenter i lovens forstand.

Om en melding som sendes til en folkevalgt faktisk blir et saksdokument for kommunen, vil ifølge statsråden blant annet avhenge av forholdet mellom den folkevalgte og organet, hvem som har sendt meldingen og hva den inneholder.

Det «beror på konkrete vurderinger», skriver Micaelsen.

Statsråden viser samtidig til den samme formuleringen fra lovforarbeidene som Valderhaug trekker fram: Dokumenter en politiker mottar som privatperson, kan bli saksdokumenter dersom de tilfører relevante opplysninger til en sak organet behandler. Opplysningene må etter sin art kunne brukes i organets virksomhet.

Micaelsen går ikke nærmere inn på Sør-Rogaland tingretts avgjørelse. Han viser til at kjennelsen etter hans forståelse ikke er rettskraftig, og mener det derfor ikke er naturlig å kommentere den konkrete saken.