Gjør Arkivportalen enklere for publikum

Brukere av Arkivportalen kan nå avgrense søket til materiale som også er digitalisert og tilgjengelig i Digitalarkivet. En tydelig sort knapp peker direkte til det skannede dokumentet, slik at det også visuelt er lett å oppfatte koblingen.

Det kan kanskje høres ut som en liten endring, men brukervennligheten forbedres mange hakk, i tillegg til at skillet mellom de to tjeneste blir klarere for brukeren.

Arkivportalen er en felles søketjeneste for arkivkataloger. Den gir oversikt over hva som finnes, hvordan materialet er ordnet, og hvilken institusjon som oppbevarer det. Digitalarkivet viser digitaliserte arkivdokumenter. Mye av det som er beskrevet i Arkivportalen, er ikke digitalisert og finnes derfor ikke i Digitalarkivet.

– Brukerne forventer å kunne se digitale versjoner av materialet. Derfor er det viktig å gjøre koblingen til Digitalarkivet mer synlig, sier Lars Kogstad Brodal.

Høsten 2024 startet han i stillingen som produkteier for både Arkivportalen og Asta 7, med ansvar blant annet for å prioritere utviklingen av løsningene. Det første tiltaket han satte i gang var en brukerundersøkelse blant institusjonene som publiserer i portalen.

Vanskelig å forstå treffene

Undersøkelsen bekreftet noe Asta allerede hadde mistanke om: Arkivportalen var vanskelig å forstå for personer som ikke kjente arkivenes oppbygning fra før.

Utfordringen er ikke bare å utforme et godt søk, men også å forstå hva søkeresultatet representerer.

– Det er forferdelig vanskelig å skjønne hva du sitter og ser på, hvis du ikke allerede vet hva det er. Det var en av de svært tydelige tilbakemeldingene fra undersøkelsen sier Brodal.

Det halvannet året har Asta jobbet systematisk og målrettet med problemområder brukerundersøkelsen avdekket.

Forsiden har også fått tydeligere veiledning om hva Arkivportalen inneholder, hvordan man søker, og hvordan man bestiller materiale. Søket og presentasjonen av treffene er justert i flere omganger.

– Vi prøver å finne de enkle grepene som kan gjøre en stor forskjell

Lars Kogstad Brodal

I motsetning til et vanlig nettsøk, er sammenhengen mellom opplysninger helt avgjørende i et arkiv. En møtebok eller protokoll får mening gjennom arkivet og serien den tilhører. Å kunne bevege seg opp og ned i arkivstrukturen er vesentlig for brukervennligheten.

– De som jobber i arkivinstitusjonene, forstår strukturen og er vant til den. Men det er tross alt en publikumsportal, understreker Brodal.

Asta har blant annet gjort arkivtreet i Arkivportalen mer synlig. Tidligere lå det nederst på siden og måtte foldes ut. Nå vises det ved siden av treffet, slik at brukeren lettere kan se hvor en mappe eller protokoll hører hjemme.

– Strukturen og hierarkiet er viktig for å forstå konteksten rundt det du ser på. Mappestrukturen har alltid vært der, men den har vært gjemt bort, sier Brodal.

Metadata setter grenser

Hvor gode søkeresultatene blir, avhenger ikke bare av selve søkeløsningen. Arkivportalen viser katalogdata som kommer fra institusjonene som publiserer der. Mengden og kvaliteten på metadataene varierer.

En bruker som leter etter materiale fra Gjerdrum, vil for eksempel kunne forvente å avgrense søket geografisk. Det fungerer bare dersom stedsnavnet er registrert i metadataene.

– Det er veldig avhengig av hvor nøye registreringsjobben er gjort, og det er svært varierende, sier Brodal. – I det tenkte tilfellet over er det også slik at ikke alt materiale entydig lar seg knytte til et bestemt geografisk område.

En utfordring er uansett at det er en svært ujevn praksis i arbeidet med å tilføre metadata landet rundt. Noen arkivinstitusjoner er svært grundige, hos andre sitter ikke rutinene like godt. Asta kan forbedre søket og måten opplysningene presenteres på, men kan ikke hente fram informasjon som aldri ble registrert.

Venter på ny API fra Nasjonalarkivet

Den direkte koblingen til Digitalarkivet bygger på en midlertidig teknisk løsning.

Det eksisterende endepunktet hos Digitalarkivet lar Arkivportalen undersøke én arkivenhet om gangen. Asta kan ikke sende inn en samlet liste og få tilbake alle treffene som finnes digitalisert.

Asta har derfor laget en mellomtjener som henter opplysningene fra Digitalarkivet og bygger en egen søkeindeks. Løsningen innebærer en betydelig forsinkelse. Inntil videre betyr det at det kan ta opptil 20 dager før nypublisert materiale på Digitalarkivet dukker opp i Arkivportalens indeks, siden forespørslene må sendes én om gangen.

– Nasjonalarkivet jobber på spreng med nye API-er for å gjøre informasjonen på Digitalarkivet bedre tilgjengelig for brukerne. Når det er klart, skal Asta erstatte mellomløsningen med Nasjonalarkivets API, forteller Brodal.

Nasjonalarkivet har som strategisk føring at Digitalarkivet skal tilby data og metadata i form av API-er for uthenting av data generelt sett. API-ene er spesielt relevante for systemleverandører, men retter seg mot alle som ønsker å hente data inn i sine systemer.

Det er ingen planer om å bygge ut visningen av digitaliserte arkiver i Arkivportalen.

– Det er et strategisk satsingsområde for oss å støtte opp under det som gjøres i Digitalarkivet. Asta 7 som innsynsløsning for digitalt skapte arkiver er et viktig satsingsområde for oss, men vi ønsker ikke å konkurrere med Digitalarkivet når det gjelder åpen visning av digitaliserte papirarkiver på nett, sier Brodal.

På lengre sikt ønsker Asta å jobbe for at arkivinstitusjonene skal kunne overføre mediekonvertert materiale direkte fra Asta 7 til Digitalarkivet.

Ny institusjonsvisning kommer i høst

Forbedringene av Arkivportalen er gjennomført i flere omganger. Den fjerde utviklingsrunden skal settes i produksjon høsten 2026.

Denne gangen er det presentasjonen av depotinstitusjonene som endres. Informasjonen skal struktureres tydeligere, og brukerne skal blant annet kunne se hvilke arkiver institusjonen sist har publisert.

Når denne endringen er lansert, har Asta gjennomført tiltakene som opprinnelig ble planlagt etter undersøkelsen i 2024. Deretter skal institusjonene igjen få gi tilbakemeldinger på hvordan endringene fungerer.

Asta opprettet også et brukerforum for Asta 7 og Arkivportalen i 2026. Forumet skal samle innspill til funksjonalitet og prioriteringer og legge til rette for erfaringsutveksling. Brukerrådet, som består av representanter oppnevnt av lederforumet for de kommunale arkivinstitusjonene (KAI), har en rådgivende rolle, men ingen beslutningsmyndighet.

Asta har derimot lite detaljert informasjon om hva den enkelte bruker søker etter, og hvilke søk som ikke gir treff. Brodal sier at stiftelsen foreløpig samler inn få brukerdata, blant annet av personvernhensyn.

Digitale arkiver neste utfordring

Etter at de planlagte grensesnittendringene er gjennomført, peker Brodal på publisering av bestandslister for elektroniske arkiver som et viktig utviklingsområde.

Arkivinstitusjonene har i dag ulik praksis for å registrere slike arkiver. Det finnes ikke en etablert norsk standard som tilsvarer måten papirarkiver beskrives på. Asta arbeider derfor med en mer ensartet modell for registrering i Asta 7. Når den er på plass, skal institusjonene også kunne publisere bestandsoversikter for digitalt skapte arkiver i Arkivportalen.

Innsyn i digitalt skapte arkiver er langt mer komplisert.

– Det er et krevende område, både fordi det ikke finnes noen etablert standard for beskrivelse av teknisk metadata som dekker alle typer systemer, fordi det foreligger lite informasjon om hvordan systemene bør vises, og fordi det opereres med så mange ulike utrekksformater. NOARK har et standardisert uttrekksformat, men alt som ikke er NOARK kan være hva som helst – XML, databasedump, SQL-filer eller Excel-ark, sier han.

Det betyr ikke at han ønsker Noark-standarden tilbake som et systemkrav.

–Ulempen er at med tiden har mye informasjon blitt tvunget inn i Noark, som egentlig ikke passer inn i systemet. Informasjonstap og ufullstendig dokumentfangst har vært et tema. Men uten Noark blir jo bevaring og innsyn foreløpig et problemområde, sier Brodal, og fortsetter:

– Løsninger for innsyn i digitalt skapte arkiver er et stort savn, det er et satsingsområde for Asta. Vi ønsker å videreutvikle og bygge ut økosystemet for elektroniske arkiver i Asta 7, understreker han.

Det konkurrerer imidlertid om de samme utviklingsressursene som forbedringene i Arkivportalen. Asta har fire utviklere som arbeider med både Arkivportalen og Asta 7. Samtidig krever drift, sikkerhet og løpende vedlikehold av den skybaserte Asta 7-plattformen betydelige ressurser. De store utviklingsprosjektene må derfor vente.

– Vi prøver å finne de enkle grepene som kan gjøre en stor forskjell. I den nærmeste framtiden blir det nok ikke ekstremt ambisiøse prosjekter, men mindre, trinnvise forbedringer der vi får mest igjen for innsatsen, sier Brodal.