Da Arkiv-Norge skulle samles til ett rike

2020 ble Arkivverket tildelt 140 millioner kroner i satsingsmidler, fordelt over fire år, for å utvikle Digitalarkivet som en nasjonal fellesløsning for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av digitale arkiver. Fire år etter er det fremdeles et stykke å gå før Arkiv-Norge er samlet til ett rike, om det noen gang blir slik. Flere av landets arkivinstitusjoner har valgt å stå utenfor løsningen. De peker blant annet på manglende funksjonalitet og usikkerhet rundt fremtidige kostnader, mens Arkivverket forsvarer en stegvis tilnærming der de bygger grunnstrukturen først. Hos andre aktører kan vi spore en viss utålmodighet og et ønske om å se synlige resultater av satsingen.

Det er opp til hver enkelt fylkeskommune og kommune om de ønsker å bruke Digitalarkivets løsninger. 

Per juni 2024 er elleve virksomheter, inkludert Arkivverket, tilknyttet Digitalarkivets løsning for langtidsbevaring. Seks av dem har lastet opp uttrekk. 57 virksomheter, museer inkludert, bruker Digitalarkivets publiseringsløsning.

Digitalarkivet som publiseringsløsning

Digitalarkivet er egentlig to satsinger samtidig: en nasjonal fellesløsning for publisering og en nasjonal fellesløsning for langtidsbevaring av arkiver.

Flere av arkivinstitusjonene Aksess har snakket med, uttrykker frustrasjon over at utviklingen av publiseringsløsningen har stått nærmest stille i satsingsperioden fra 2020 til 2024.

– Vi hadde ventet at det ville gå raskere med Digitalarkivet med mer funksjonalitet og enklere tilpassing til folk flest da Arkivverket fikk satsingsmidlene på hele 140 millioner kroner, sier Kjetil Landrog, generalsekretær i Arkivforbundet.

Allerede i 2019 åpnet Arkivverket for selvbetjent publisering på Digitalarkivet for hele landets bevaringsinstitusjoner. 

En av pilotene var byarkivet i Bergen, og byarkivar Jan Tore Helle hadde stor tro på at Digitalarkivet ville være viktig for kommunens satsing på økt digital tilgjengelighet og selvbetjening for brukerne.

– Digitalarkivet ble kalt en historisk satsing på arkiv. Det skapte jo forventninger. Men i dag virker det ikke som om Arkivverket synes løsningen med skanna og digitaliserte arkiver er spesielt viktig, sier han.

Byarkivet fullførte nylig et prosjekt hvor de har lagt ut over 400 000 skannede sider fra bystyreforhandlinger i Digitalarkivet. Men søkeløsningen må ligge på Bergen kommune sine nettsider. – Du kan gå inn på Digitalarkivet og bla i 400 000 sider, men du kan ikke søke derifra. Og da er vi ikke nærmere å lage en god felles publiseringsløsning for arkivsektoren, påpeker Helle.

IKA Hordaland er den største bidragsyteren i publiseringsløsningen og står for en tredjedel av de opplastede arkivene.

Fagleder i IKA Hordaland, Knut Kjosås, skulle ønske Arkivverket var mer fremoverlent i satsingen på Digitalarkivet som en inngangsport til hele landets arkiver. Han etterlyser nasjonale føringer og ambisjoner for å stimulere til enhetlig bruk og fylling av Digitalarkivet.

– Her i IKA Hordaland har vi gjort regionale stunt på formannskap, skoleprotokoller, fattigstyret, overformynderiet, men få andre har fulgt etter. Vi kunne hatt et felles nasjonalt stunt under 185-årsjubileet for formannskapslovene. Hadde Digitalarkivet dekket hele Norge, kunne vi gått ut og sagt at kilder som formannskap og kommunestyrer – i hvert fall de eldre enn 100 år – er fritt tilgjengelige, til glede for hele Norge. Det hadde skapt blest og oppslutning om arkivet, sier Kjosås og legger til:

– Troverdigheten til mitt valg om å bruke Digitalarkivet styrkes jo av at andre bruker det. Mine eiere kan spørre meg om hvorfor jeg har prioritert Digitalarkivet, når andre ikke har gjort det. Her skulle jeg ønske Arkivverket hadde en større rolle med å samordne og tilby insentiver.

Selv om IKA Hordaland skal ha kudos for arbeidet de har lagt ned, vekker statistikken bekymring hos Kjetil Landrog i Arkivforbundet.

– Når IKA Hordaland, som eies av 24 mindre kommuner i gamle Hordaland fylke, står for en tredjedel av de publiserte kildene, skjønner vi jo at store deler av landet er underdekket. Hva med folkerike områder som Oslo eller Akershus – de har til sammenligning publisert få arkiver på Digitalarkivet.

Landrog påpeker at tallene viser at Digitalarkivet ikke har klart å bli den felles plattformen som var forventet. At brukerne må oppsøke mange forskjellige nettsteder og instanser for å finne informasjonen de leter etter, mener han i siste instans kan svekke innbyggernes rettigheter.

Arkivstatistikken for 2023 bekrefter at det er stykke frem før publikum kan finne alle historiske kilder i ett søk. Av de 150 bevaringsinstitusjonene som ble spurt, var det 41 som gjorde arkivene sine tilgjengelige på Digitalarkivet.

Arkivverket bekrefter at det har vært en dreining i fokus mot løsningen for langtidsbevaring de siste årene.

– Publiseringsløsningen er ikke glemt, men vi klarer ikke å gjøre alt på en gang, sier Øyvind Akerhaugen, områdedirektør Innovasjon. – Vi har jobbet med å utvikle en ny solid grunnmur, en infrastruktur og et konsept som er egnet for langtidsbevaring. Utviklingen gir også grunnlag for mye mer avansert visning, med bruk av KI og automatisering, for å nevne noe. Men nå er vi klar til å se på publiseringsløsningen igjen og hadde et oppstartsmøte i september, forteller Akerhaugen.

Løsningen for langtidsbevaring

Per 30. juni 2024 er elleve virksomheter, som representerer i alt 156 kommuner, knyttet til Digitalarkivets løsning for langtidsbevaring. Av disse elleve er det seks virksomheter – Arkivverket inkludert – som har lastet opp uttrekk i bevaringsløsningen. I hvert fall en av virksomhetene – Arkiv Troms med 21 eierkommuner – har ikke ønske om å bruke langtidsbevaringen, men er tilknyttet løsningen fordi de deltar i en pilot.

Utenom Arkivverket er det IKA Hordaland som har lastet opp flest uttrekk.

Flere arkivinstitusjoner er nølende, eller direkte avvisende, til å bruke Digitalarkivet til langtidsbevaring.

– Vi kunne selvsagt brukt Digitalarkivet som en slags redundansløsning, men vi må uansett ha noe lokalt. Den digitale bevaringsmodulen i Digitalarkivet er ikke tilstrekkelig for måten vi løser lovpålagte oppgaver som å avlevere og gi innsyn, sier byarkivar i Bergen Jan Tore Helle.

I dag bruker byarkivet i Bergen en egenutviklet, unik løsning for datauttrekk, innsyn og forvaltning av arkivpakkene.

Arkiv Troms, som eies av 21 kommuner i Troms, bruker og vil fortsatt bruke Kommunearkivenes Digitale Ressurssenter (KDRS) som langtidsbevaring og sikringsdepot.

Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå er grunnleggende uenig i prinsippet om at en nasjonal fellesløsning er til det beste for arkivene. – Mangfold er bra på alle arenaer, også når det gjelder arkiv. At forskjellige institusjoner bruker forskjellige løsninger, gjør ingenting. Det gir et rikere erfaringsgrunnlag å utveksle.

Bjørnå lister opp seks store fordeler ved å bruke KDRS: De tilbyr sikringsdepot, et godt faglig miljø, gode utviklingsprosjekter (som KOMMINN, se egen sak), god veiledning, innsynsløsningen Søk og Vis og til slutt KDRS File Sender, krypterte tuneller for oversending av store filer med sensitiv informasjon.

– Slik vi ser det, kan Digitalarkivet kun tilby sikringsdepot. Ved en overgang ville vi fremdeles ha bruk for KDRS, men kanskje et KDRS som har fått færre bein å stå på, sier Bjørnå. Hun understreker at det er i Arkiv Troms’ interesse å bevare en løsning de har investert mye tid og penger i å utvikle over flere år.

For Bjørnå er det egentlig ganske enkelt: Skulle Arkiv Troms fremme et forslag til sine eiere om å bytte løsning, må den være billigere og bedre. Slik er det på langt nær nå.

 – Arkivverket har aldri henvendt seg til oss med spørsmål om hvilke behov vi har. Viktige prinsipielle avklaringer mangler. Skal Digitalarkivet på sikt erstatte KDRS? Skal det være et supplement? Vil det påløpe kostnader i fremtiden? Vi er ikke i posisjon til å ta et informert valg om bytte av løsning. Slik arkivverket har beskrevet løsningen, ser det ut til at Digitalarkivet skal erstatte noen av våre kjerneoppgaver som depot.

– Handler dette også om arbeidsplasser i regionen?

– Det Arkivverket og Nasjonalbiblioteket gjør, kaller vi oppgavestøvsuging. Det er slik vi oppfatter det, sier Bjørnå og legger lakonisk til: – Hvis Digitalarkivet er svaret, hva er da spørsmålet?

Vi skal ikke løse alt

Arkivverket understreker at de ikke ønsker å monopolisere arkivfeltet, men heller tilby en sentral plattform til dem som ønsker å bruke den. Det er en ambisjon at det bygges et økosystem rundt Digitalarkivet med tjenester for tilgjengeliggjøring utenfor Arkivverkets regi.

– Digitalarkivet har aldri vært ment å være den eneste løsningen en arkivinstitusjon behøver. Det er ment å være en plattform man kan bygge løsninger oppå. Digitalarkivet er en komponent i for eksempel en innsynsløsning, men håndterer ikke hele prosessen, sier Øyvind Akerhaugen.

– Det er naturlig å tenke at tjenesteleverandører som KDRS utvikler tjenester for kommunal sektor. Selv om Digitalarkivet brukes til langtidsbevaring, vil en kommune trenge bistand for å kunne levere eller deponere sine arkiver, påpeker riksarkivar Inga Bolstad.

Digitalarkivet og KDRS har de siste årene jobbet sammen om utviklingsprosjektet KOMMINN, kommunalt innsyn og Digitalarkivet.

Arkivverket har en agil tilnærming til utviklingsarbeidet, uten en tradisjonell plan. – Vi starter med de grunnleggende behovene, og da blir løsningen ganske enkel i starten. Men over tid utvikles den og blir bedre, sier Akerhaugen.

Fagleder Knut Kjosås i IKA Hordaland er veldig positiv til alt det Digitalarkivet kan bli. – Det er et fantastisk verktøy, og det er gratis. Og selv om det er litt uferdig, er jeg likevel glad i det, sier han og bruker en metafor for å illustrere:

– Å ta i bruk Digitalarkivet er som å flytte inn i en ny leilighet. Det er nytt og fint, men så oppdager du at det ikke er innlagt vann. Du kan hente vann i brønnen, men du kan ikke ta deg en dusj, sier han.

Øyvind Akerhaugen i Arkivverket blir glad når han hører den sammenligningen. – Det er jo akkurat slik det skal være! Det er slik vi tenker. Spørsmålet tilbake blir jo: Ville du heller sovet under åpen himmel? Eller vil du ha en enkel leilighet som en start, og så kan vi jobbe for å få lagt inn vann?

Milepælene

Helt frem til slutten av 2023 har utviklingen av Digitalarkivet dreiet seg om å bygge et sikkert fundament for en digital infrastruktur.

– Hvis vi tenker på hvor vi var og hvor vi er, så ser vi tilbake på et stort løft for arkivsektoren. Det er aldri lett å se når man står i det, sier Øyvind Akerhaugen.

– Hva er de viktigste milepælene de siste årene?

– Den første milepælen var å skaffe penger, sier riksarkivar Inga Bolstad. – At Stortinget la 140 millioner kroner på bordet i satsingsmidler, er noe arkivsektoren kan være veldig stolt over. Med tiden kommer vi til å få mye mer ut av den tildelingen. Man burde juble over hele Norge!

– Den andre milepælen var å få bygget en infrastruktur, en grunnmur. Den er jo usynlig for brukerne, men et helt nødvendig fundament. Dette har tatt tid, ikke minst fordi det er krevende å få tak i folk med riktig kompetanse.

– Den tredje milepælen, som er der vi står i dag, er å utvikle tjenester eller funksjonalitet som er synlig. Vi har bygget grunnmuren, det som er under havoverflaten, om du vil. Nå er det viktig å sjekke hva behovene er. Det har vi ulike arenaer for, sier riksarkivaren.

Styringsrådet og brukerrådet er fremhevet fra Arkivverkets side som viktige arenaer for samhandling og for å gi brukerne en stemme i arbeidet med Digitalarkivet.

Men mye tyder på at disse rådene ikke har fungert optimalt. Både Jan Tore Helle, som sitter i styringsrådet, Knut Kjosås og Kjetil Landrog (begge brukerrådet) beskriver rådene som svært tekniske, og som arena for tilbakemeldinger fungerer de dårlig. De reagerer også på at flere av medlemmene i rådene ikke bruker Digitalarkivet.

Byarkivar i Bergen Jan Tore Helle sier det slik:

– Jeg vet ikke hvorfor jeg sitter der, egentlig. Jeg opplever ikke at min medvirkning har noe å si for utviklingsmiljøet i Arkivverket. Hensikten med rådet var, slik jeg oppfattet det, en samhandling om fellesløsninger. Men når jeg opplever at innspillene vi kommer med ikke har noen reell verdi, så har vi resignert litt. Styringsrådet er blitt et forum hvor vi får informasjon, stykkevis og delt.

Øyvind Akerhaugen i Arkivverket lytter nøye til tilbakemeldingene. – Digitalarkivet startet med åpent å spørre brukerne hva de ønsket og hadde behov for. Svarene som kom inn, var stort sett forespørsler om forbedringer av eksisterende funksjoner. Vi hadde veldig lyst til å vise hvor mye mer vi kan gjøre, vise hvilke muligheter som finnes. Da begynte vi å lansere nye løsninger som kunne være relevante for brukerne. Det kan jo oppleves som teknisk, og kanskje har det tippet litt over. Dette er en kontinuerlig justering og læring for oss også, sier han.

Han får følgende råd med seg på veien av Kjetil Landrog:

– Jeg ville brukt noen av de gjenværende satsingsmidlene til å ta direkte kontakt med alle kommunearkivinstitusjoner og spurt hvorfor / hvorfor ikke de bruker Digitalarkivet. Og ikke minst gi bedre insentiver til å bruke løsningene.

Han legger til avslutningsvis at Arkivforbundet er positivt til å styrke fellesløsningene, men at det også må innebære at Arkivverket har god kontakt med resten av arkivsektoren som ikke har fått tilsvarende økonomisk løft.

Veien videre

Av de 140 millioner kronene i satsingsmidler står 30 millioner igjen. Det sikrer fremdriften ut 2025, men fra 2026 må en langsiktig finansieringsløsning på plass.

I budsjettsøknaden for 2025 skriver Arkivverket: Dersom Arkivverket ikke får tilført midler til fellesløsningen, kan vi ikke tilby forsvarlig forvaltning av løsningen. En konsekvens kan være at Arkivverket vil måtte stenge ned funksjonalitet som ikke blir oppdatert, blant annet fordi gamle systemer raskt blir sårbare for eksterne sikkerhetstrusler. Dette er risikabelt for Arkivverket, men også for de mange kommuner som bruker løsningen.

– Alle fellesløsninger må ha en grunnfinansiering som sikrer forvaltning, drift og videre utvikling. Vi jobber iherdig med å få denne grunnfinansieringen på plass. Derfor skulle jeg ønsker at alle kunne bidra til å få frem nytten og behovet av Digitalarkivet og behovet for mer finansiering, sier Inga Bolstad.

Byarkivaren i Bergen stemmer i: Hvis vi ikke har nasjonale fellesløsninger, må hver kommune bygge sin løsning. Da er vi ikke kommet så mye lenger enn den gamle lesesalarkitekturen.

– Vi er på en reise, en reise fra en analog til en digital tid. Det er både læring og avlæring, gleder og sorger. Digitalarkivet er det viktigste vi gjør. Det er spennende, og det er givende, og vi tror på at dette er bra for nasjonens hukommelse. Og ideen er jo så bra, avslutter riksarkivaren.