Fra arkivfloke til arkivkraft

Vi har alle hørt det: De kommunale arkivinstitusjonene og arkivene står ovenfor en skikkelig floke. «Alt» skal skje samtidig eller skulle helst ha skjedd for lenge siden. Flere elefanter står i rommet, viklet inn i en floke av tråder, mens andre tramper på vent utenfor. Skal vi løse dette må vi både trekke i de rette trådene – i rett rekkefølge – og tilberede og spise elefantene hver for seg.

Slik jeg ser det består «arkivfloken» av tre tråder; fortiden, nåtiden og fremtiden. I enden av hver tråd finnes en stor elefant, som igjen henger sammen med alt. Vi må ta grep. Innen 2035 burde vi både ha ryddet opp i fortiden, forbedret nåtiden og standardisert for fremtiden.

Rydde og digitalisere fortiden

En stor elefant dreier seg om å fikse det vi har arvet fra de før oss. Arkiver skapt mellom 1837–2019. Gjøre opp boet om du vil. Hovedoppgaven består av å få oversikt, samle, rydde, ordne, foreta uttrekk, kassere og gjøre register og kataloger over arkivene søkbare. Utvalgte aktører og arkivserier må prioriteres for digitalisering for å kunne bli dratt med inn i nåtiden og fremtiden. Effekten vi søker er forbedret logistikk, økt rettsikkerhet og effektiv betjening / saksbehandling. Kort sagt å få orden på lagring og leting. Noen vil sikkert hevde at dette gjøres allerede i dag. De siste års tilsyn, samt hva som er tilgjengelig digitalt, forteller at mye av denne elefanten ennå er uspist.

Forbedre og forenkle nåtiden

Denne neste elefanten handler om å forbedre det vi har i dag. Arkivene som skapes i årene 2020–2035. Anskaffelser av fag og saksbehandlingssystem strekker seg ofte over 5-10 år fremover. Mulighetsrommet ligger derfor mer i å forbedre og forenkle det vi allerede har, fremfor å kaste ut barnet med badevannet. Med lowcode, nocode, og kunstig intelligens, kan vi i større grad automatisere oppgaver, som mottak, bevaring, metadatafangst, klassifisering og innsynshåndtering.

Effekten vi søker er å øke andelen arkivering som en prosess eller del av en arbeidsflyt — ikke en jobb som skjer til slutt. Forbedring og forenkling er nødvendige grep mot et mål mot færre obligatoriske krav, og enklere standarder. «Less is more» kan også åpne dører til et marked med flere aktører/ leverandører noe som forhåpentlig bidrar til mer fart i utviklingen.

Standardisering og arkiv som prosess for fremtiden

Hva med arkivene som skal skapes fra 2035? Om 10 år fra nå er arkivering i stor grad standardisert og bygges inn som flyt i systemer og arbeidsprosesser. Arkivering og bevaring skal skje automatisk, basert på innebygde regler. Få men tydelige krav, standard informasjonsutveksling og åpne API-er skal bidra til at informasjon og dokumenter kan flyte trygt på tvers av systemer og sektorer. Effekten vi er ute etter, er arkiv som en kunnskapsbase, arkiv som en aktiv ressurs i den forstand at vi gjenbruker informasjon i større grad når dokumentasjon skapes og arkiver bevares for fremtiden.

Kraft er summen av tre grep

Å fikse fortiden gir oss fundamentet. Det er bare å få det gjort. Å forbedre nåtiden gir oss fart. Gjør arkiv til en del av arbeidsflyten. Standardiser for fremtiden. Sørg for at arkivering skjer sømløst som en del av dokumentasjonsprosessene.

Ved å tilberede og sette de ulike elefantene på menyen, kan vi finne igjen tråden og forvandle arkiv fra en floke vi rydder i etterkant, til en kraftkilde som fremmer demokrati, den enkeltes rettsikkerhet og en felles kulturarv.