Skytjenester i kommunene – en felle for demokratiet?

• Svekket kontroll med offentlig dokumentasjon
• Uklare juridiske forhold 
• Manglende etterprøvbarhet

Hvis kommunene ikke tenker seg om, kan viktige deler av forvaltningens hukommelse forsvinne.

Lovlig, men ikke nødvendigvis trygt

Et av de største spørsmålene ved bruk av skytjenester i kommunal sektor er lovligheten – og tolkningen av lovverket. Arkivloven, personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) stiller blant annet krav til hvordan offentlige organer skal lagre, beskytte og bevare informasjon. Når sensitive data flyttes til skybaserte systemer, særlig utenfor kommunens direkte kontroll, oppstår det risiko for brudd på både plikter og prinsipper.

Utfordringene gjelder ikke bare skytjenester med lagring i utlandet. Også systemer som driftes innenfor Norge kan gi problemer dersom kommunen ikke har kontroll med tilgang, bevaring eller mulighet for uttrekk. 

Det avgjørende er ikke hvor dataene ligger – men om kommunen har styring og kan ivareta sine lovpålagte oppgaver.

Arkivloven pålegger kommunen å sikre bevaring og tilgjengelighet til dokumentasjon over tid. Dette kravet gjelder uansett teknologi. Likevel viser erfaring at mange fagsystemer i skyen mangler funksjonalitet for godkjente uttrekk. Når kommunen ikke lenger fysisk kontrollerer arkivene sine, og heller ikke får ut informasjonen i bevaringsverdig format, står vi overfor et reelt lovbrudd – og et demokratisk problem.

Uttrekk: Et oversett problem

Et av de mest undervurderte, men grunnleggende, kravene til systemene kommunen bruker, er evnen til å levere uttrekk som er tilpasset langtidslagring. Det holder ikke med eksportfunksjoner eller rapportutskrifter. Systemene må kunne produsere strukturerte uttrekk i et format som sikrer autentisitet, kontekst og lesbarhet over tid – slik arkivplikten krever. Likevel er det mange kommuner som har inngått avtaler uten å ha undersøkt dette, eller som først i ettertid oppdager at leverandøren ikke kan tilby arkivuttrekk i tråd med gjeldende krav.

Kravet til etterprøvbarhet og dokumentasjon gjelder ikke bare nå, men i tiår framover. Hva skjer når vi om 30 eller 50 år forsøker å finne ut hvordan kommunen tok en beslutning, og dokumentasjonen viser seg å være låst inne i et skybasert system som ikke lenger støttes, eller aldri tilbød langtidslagring?

Flere kommuner har de siste årene stått i krevende vurderinger knyttet til bruk av skytjenester. Noen har valgt å ta i bruk skybaserte løsninger, men med tydelig skille mellom systemer som håndterer sensitiv informasjon og de som ikke gjør det. Det stilles krav til sikker lagring, databehandleravtaler og kontroll med tilgang, og mange gjennomfører regelmessige risikovurderinger knyttet til både systembruk og leverandøravhengighet.

Andre kommuner har valgt en mer forsiktig tilnærming. Etter å ha vurdert overgangen til skyløsninger, har enkelte besluttet å bli på egne servere – dels av hensyn til kostnader og kompleksitet, men også fordi man har ønsket å beholde lokal kontroll over arkiv og dokumentflyt.

Disse ulike erfaringene illustrerer hvordan kommunesektoren fortsatt befinner seg i et teknologisk og rettslig landskap der mange svar er uklare. Valgene kommunene tar har potensielt store konsekvenser – ikke bare for informasjonssikkerhet og økonomi, men også for dokumentasjon, offentlighet og demokratisk kontroll.

Et ensidig leverandørforhold

Skyløsninger lover frihet, men skaper ofte avhengighet. Når en kommune har lagt hele sitt sak-/arkivsystem eller et fagsystem over i skyen, er det vanskelig å bytte leverandør. Dataene er lagret i proprietære formater, eksportmuligheter er begrenset, og selve infrastrukturen er tett integrert med én aktør.

Dette gir leverandøren makt. Priser kan endres, funksjonalitet kan forsvinne, og kommunen mister evnen til selv å definere hvordan data forvaltes. Når kommunen samtidig ikke får tilfredsstillende uttrekk, står den i praksis uten kontroll over egen forvaltningshistorie.

Økonomi: Billig blir fort dyrt

På papiret er skytjenester ofte billigere enn tradisjonell drift. Investeringen ser lav ut – ingen egne servere, ingen store oppgraderingskostnader. Men den virkelige prislappen viser seg over tid. Økte lisensutgifter, tilleggstjenester, konsulenttimer og kostnader ved arkivuttrekk kan fort gjøre løsningen dyrere enn forventet.

I tillegg krever skytjenester juridisk og teknisk kompetanse: Kommunen må vurdere risiko, følge opp avtaler og sikre samsvar med regelverk. Det er krevende, og ikke alle kommuner har kapasitet eller kompetanse til å møte kravene. Dermed havner de i et avhengighetsforhold til både leverandør og konsulenter – og mister styring.

Hva må kommunene tenke på ved avtaleinngåelse?

Når kommuner vurderer å inngå avtaler om bruk av skytjenester, må de tenke langsiktig og helhetlig. Først og fremst må det være dokumentert at systemet faktisk leverer uttrekk i arkivverdig format, slik at kommunen selv har kontroll over innholdet – også ved leverandørbytte eller systemavvikling. Det må også fremgå hvor dataene lagres og hvem som har tilgang. Databehandleravtalen må regulere eierskap, sletting og tilgang på en måte som ivaretar både personvern og arkivplikt.

Økonomien må vurderes over lang horisont – ikke bare kostnadene for drift og lisenser, men også migrering, uttrekk og tilpasninger. Kommunen må dessuten vurdere hvor avhengig den gjør seg av leverandøren: Kan man skifte system uten å miste tilgang til egne data? Er løsningen basert på åpne standarder og reell konkurranse?

Til slutt: Arkivfaglig kompetanse må inn tidlig i prosessen, enten den finnes i kommunen selv, hos samarbeidspartnere, eller gjennom interkommunale tjenester som Arkiv i Nordland. Det avgjørende er at noen med riktig faglig forståelse vurderer avtalevilkår, uttrekk og bevaring. Ansvarsplikten ligger uansett hos kommunen.

Ny lov skjerper kravet til kontroll

Den nye arkivlova, som trer i kraft 1. januar 2026, tydeliggjør at kommunens arkivansvar gjelder fullt ut – uavhengig av teknologi og leverandør. Også skytjenester må sikre uttrekk, bevaring og tilgang over tid.

Loven gir Riksarkivaren sterkere tilsynsmyndighet og rett til å gi pålegg dersom kravene ikke oppfylles, og forbyr at arkivmateriale føres ut av landet uten samtykke. Kommunene må derfor stille tydelige krav til systemer og avtaler, allerede i anskaffelsesfasen. Teknologisk fleksibilitet fritar ikke for arkivansvar.

Digitalisering uten dokumentasjon = demokratisk risiko

Digitalisering skal styrke offentlig sektor, ikke svekke innsyn og kontroll. Hvis kommunen mister tilgang til sin egen dokumentasjon, mister også innbyggerne retten til å forstå hva som er gjort – og hvorfor. Offentlig dokumentasjon er ikke bare et driftsverktøy. Det er fellesskapets hukommelse, et fundament for rettssikkerhet og en bærebjelke i demokratiet.

Skytjenester kan være både nyttige og lovlige – men bare hvis de innføres med kunnskap, kontroll og åpenhet. Hvis ikke risikerer vi å stå igjen med tomme arkiver, uforståelige beslutninger og en offentlig sektor uten minne.