Tydeliggjør ansvaret for private

Arkivverket har sendt forslag til ny bevaringsforskrift på høring. 

Forskriften skal erstatte kapittel 7 i Riksarkivarens forskrift og tilpasses den nye loven om dokumentasjon og arkiv som trer i kraft 1. januar 2026. 

Forslaget viderefører i hovedsak dagens regler, men klargjør virkeområdet, særlig for private virksomheter som utøver offentlig myndighet.

Del av nytt arkivregelverk

Høringsnotatet ble publisert 7. oktober 2025 som del av arbeidet med å tilpasse regelverket til ny arkivlov. 

Loven gir Nasjonalarkivet hjemmel til å fastsette forskrift om hva som skal bevares for ettertiden, jf. arkivlova § 12 andre ledd. Arkivverket omtaler forslaget som en videreføring av innholdet i RAF kapittel 7, men med ny språkføring, nynorsk som hovedmålform og en mer oversiktlig struktur. 

Målet er å gjøre forskriften enklere å lese og bruke i praksis.

«Bevaringsforskrifta er avgjerande for at vi skal sikre samfunnets dokumentasjon for framtida. Med ny struktur og forbetra språk blir det enklare å bruke forskrifta i praksis», sier riksarkivar Inga Bolstad i pressemeldingen som fulgte høringen.

Forslaget kommer i forlengelsen av høringen om ny arkivforskrift, som har høringsfrist 1. november. 

Bevaringsforskriften har frist 28. november 2025.

Hovedinnholdet står fast

Det meste av strukturen og prinsippene i RAF kapittel 7 videreføres. 

Forskriften inneholder som før bestemmelser om minimumsbevaring for kommunal sektor og viderefører regelen om at dokumentasjon fra 1950 eller tidligere skal bevares, jf. § 4 (statlige organ) og § 20 (kommunale organ). 

Analoge originaler med særskilt historisk verdi skal fortsatt bevares i originalt format, jf. §§ 5 og 21, og journalar og register skal tas vare på som dokumentasjon av saksbehandling, jf. §§ 6 og 22. 

Arkivverket understreker at dette er en teknisk og språklig oppdatering, ikke en full revisjon.

En mer omfattende gjennomgang av innholdet vil komme senere.

Klargjøring av virkeområde

Den tydeligste endringen i forslaget gjelder virkeområdet, som er fastsatt i § 1. 

Der går det frem at forskriften gjelder ikke bare for statlige, fylkeskommunale og kommunale organ, men også for private rettssubjekt som utøver offentlig myndighet, for eksempel ved å fatte enkeltvedtak eller fastsette forskrifter:

«Reglane … gjeld òg for dokumentasjon frå private rettssubjekt i saker der dei gjer tilsvarande enkeltvedtak eller utferdar tilsvarande forskrift, jf. arkivlova § 3 første ledd bokstav b.» (§ 1 fjerde ledd)

Dette er en presisering som ikke var uttrykkelig regulert i RAF kapittel 7.

Høringsnotatet forklarer at dersom dokumentasjon skal bevares når den skapes i et offentlig organ, skal den bevares på samme vilkår når den skapes av private rettssubjekt i slike saker. 

For kommunesektoren betyr dette at krav til bevaring må være del av kontrakter og avtaler der private utfører oppgaver på vegne av kommunen, og at kommunen fortsatt er ansvarlig for å sikre langtidsbevaring.

Endringer som gjelder felles system

Forslaget inneber også endringer som gjelder dokumentasjon som blir til i felles system, jf. § 1 tredje ledd. 

Bestemmelsen presiserer at reglene om hva som skal tas vare på for ettertiden også gjelder for dokumentasjon som oppstår i slike løsninger. 

Arkivverket påpeker at dette er en språklig presisering av et prinsipp som allerede følger av arkivloven: bevaringsplikten knyttes til innholdet og funksjonen, ikke til hvor dokumentasjonen fysisk er lagret.

Oppbevaringstid for det som ikke skal bevares

Høringsnotatet viser til at plikten til å fastsette oppbevaringstid for dokumentasjon som ikke skal tas vare på for ettertiden videreføres i den nye arkivforskriften, ikke i bevaringsforskriften. 

Dette er en språklig forenkling av tidligere RAF § 7-3.

I den tidligere forskriften var det angitt enkelte konkrete oppbevaringstider. For eksempel skulle pasient- og journalopplysninger i kommunal helse- og omsorgstjeneste oppbevares i minst 20 år etter pasientens død, eller 120 år etter fødsel dersom dødsår var ukjent ukjent (§ 7-29 b).

Slike detaljer er nå tatt ut av den nye bevaringsforskriften. 

Arkivverket anbefaler foreløpig å legge gjeldende tider til grunn og viser til at fagmyndigheter kan fastsette felles regler fremover.

Overgangsregelverk

Arkivverket opplyser at forslaget først og fremst er en overgang til nytt regelverk: «Dette er først og fremst ei teknisk og språkleg oppdatering. Ein fullstendig revisjon av innhaldet vil kome seinare.» (høringsnotatet, kap. 1)

Arkivverket ønsker innspill til både praktiske konsekvenser og tydelighet i virkeområdet. 

Forslaget er tilgjengelig på Arkivverkets nettsider. 

Høringsfristen er 28. november 2025.