Høringsfrist på ny arkivforskrift 1. november

Høringsbrevet er sendt bredt ut, blant annet til alle departement, statsforvaltere, kommuner og fylkeskommuner, en rekke departement og direktorat, statlige aksjeselskap og helseforetak, høgskoler, universiteter, de interkommunale arkivene, museer og interesseorganisasjoner og fagforeninger. Høringen er åpen for alle, også privatpersoner.

Ny arkivlov ble vedtatt 20. juni like før Stortingets sommerferie, og trer i kraft 1. januar 2026. I motsetning til forslaget arkivlovutvalget la frem, NOU 2019: 9 Fra kalveskinn til datasjø, inneholder den nye arkivloven overordnede prinsipp og føringer, ikke detaljerte krav. Arkivforskriften blir derfor svært viktig for forvaltningen av loven. Det er departementets mål at forskriften skal tre i kraft sammen med den nye arkivloven. Det betyr at departementet vil ha halvannen måned på seg til å gå gjennom høringsinnspillene, utarbeide endelig forskrift og få den godkjent i statsråd.

Noen forskrifter utsettes

Departementet skriver selv at forslaget til ny forskrift i stor grad viderefører dagens regler, men også noen nye regler, blant annet et krav om at statlige organ skal avlevere sine arkiv digitalt. De digitale arkivene skal avleveres i applikasjoner og filformat som Nasjonalarkivet (tidligere Arkivverket) bestemmer. At private virksomheter som gjør offentlige oppgaver er omfattet av arkivloven med forskrifter, er også nytt.

Den nye arkivloven gir hjemmel til å gi flere forskrifter enn det forslaget som legges frem nå. Spørsmålet om «selvstendige rettssubjekt som det offentlige har en dominerende innvirkning på» skal omfattes av arkivloven, utsettes. Eksempler på slike rettssubjekt er aksjeselskap, stiftelser, statsforetak og interkommunale selskap.

Det samme gjelder hvilke betingelser som skal gjelde ved lagring av digitale arkiv utenfor Norge.

Krav til søkbar oversikt

Dagens regler om journalføring blir videreført. Dette er et at de temaene som har skapt mye debatt. I den nye forskriften presiseres det at hensikten med journalføringen er å legge til rette for offentlig innsyn.

Begrepet arkivplan utgår, og erstattes av dokumentasjonsplan. Arkivverket bytter navn til Nasjonalarkivet. Nytt er det også at bevaringsinstitusjoner plikter å publisere, på internett, søkbare oversikter over arkiv som er avlevert eller overført til langtidsbevaring. Oversiktene skal gi informasjon om hvilken dokumentasjon arkivene inneholder, hvem som har skapt arkivene, hvilken tidsperiode arkivene omfatter og hvordan brukerne kan få tilgang til arkivene. De samme institusjoner kan nå ta betalt for tjenester utenfor innsynsretten.

Dette er bare noen av endringene og presiseringene som foreslås. Alt i alt har forslaget til ny arkivforskrift 54 paragrafer fordelt på 12 kapitler.

Når forskriften er på plass, vil den legge rammene for dokumentasjonsforvaltningen i Norge i tiårene fremover. Den kommende høringsrunden vil derfor være avgjørende for hvordan den nye arkivloven settes ut i livet. Aksess vil følge prosessen tett i tiden fremover.