Høy temperatur på KAI-konferansen

Siste programpost på konferansens første dag, var en paneldebatt mellom Ina Lise Nyrud (NJ), Kjetil Landrog (Arkivforbundet), riksarkivar Inga Bolstad og Anne Mette Havaas, direktør i teknologiselskapet Sikri. Her steg temperaturen flere hakk.

Vi kan ikke vente lenger

– Dette er en lov for gårsdagen, ikke for morgendagen. Vi hadde høye krav, men endte med arkivlov uten ambisjoner. Hva skjedde med NOU 2019:9 «Fra kalveskinn til datasjø», hvorfor ble den skrotet? spurte Ina Lindahl Nyrud (NJ).

Riksarkivar Inga Bolstad understreket at arkivloven er ment å være overordnet, mens detaljene vil komme i forskriften. – I forslaget til arkivforskrift som er ute på høring, settes en rekke krav til hvordan arkiv skal tas vare på. Det er en stor endring, sa hun og pekte også på Noarks store oppdatering (Noark 5.6) som ble publisert 24. september.

– Vi kan ikke vente i flere år for å få en perfekt lov, mente Kjetil Landrog (Arkivforbundet). Han sa seg godt fornøyd med at den nye lovens §7, som omhandler dokumentasjon når private utfører oppgaver på vegne av et organ, ble forbedret etter høringsrunden. Han skulle gjerne sett at fylkeskommunene fikk et overordnet ansvar for privatarkiver, slik NOU 2019:9 la opp til, men hadde samtidig forventninger til nasjonal strategi for privatarkiver.

På hver vår tue

–Vi får en ny forvaltningslov som stiller krav til automatiserte prosesser, med krav til å beskrive data og metadata. Her må Arkivverket, som fagetat, ta en aktiv rolle, men ingenting er nevnt i verken lov eller forskrift. Den nye datadelingsloven gir begrensninger på tillatte filformat, men vi finner ikke det igjen i arkivforskriften, påpekte Nyrud.

– Loven og forskriften gir mange muligheter til å tenke nytt, repliserte Bolstad. – Vi vil se bedre integrasjoner mellom systemer, og det er ikke noe i veien for at innebygget arkivering kan realiseres. Det er fornuftig at den nye loven er teknologinøytral. Vi kan ikke binde oss til noe som kanskje er utdatert om 2-3 år.

– Det legges opp til at hver og en skal drive sin egen utvikling. Hvorfor har ingen et overordnet ansvar? Hvor mange KI-modeller skal vi lage på hver vår tue? Dette handler om det massive digitale tapet vi har hver eneste dag, det handler om innsynsretten, om sanntidsinnsynet. Dere påpeker at teknologien ikke er moden nok, samtidig understrekes det at den nye loven ikke skal koste noe, poengterte Nyrud.

Anne Mette Havaas, direktør i teknologiselskapet Sikri, mente de forskjellige lovene og forskriftene ville bli sett i sammenheng. – Det finnes mange mulighetsrom, blant annet for fellestjenester. Dessuten vil vi kunne se nye/oppdaterte forskrifter løpende etter hvert som utviklingen skjer, mente hun.

Tilsynet styrkes

Flere trakk frem at den nye arkivloven styrker tilsynet ved å gi Nasjonalarkivet større mulighet til å sanksjonere virksomheter. Det nye Nasjonalarkivet kan pålegge organer å rekonstruere dokumentasjon som har gått tapt som følge av brudd på arkivloven.

Nasjonalarkivet får også adgang til å ilegge organer tvangsmulkt dersom de ikke retter seg etter pålegg. Målet med tvangsmulkt er å tvinge frem etterlevelse av regelverket og lukking av avvik.

–Arkiv er blitt nedprioritert over flere år, også politisk. At det nå kommer større sanksjonsmuligheter er positivt, sa Landrog.

– Politikerne er mer opptatt av arkiv enn de vet selv. Vi kan jo bare tenke på tjenester innen pleie og omsorg, for eksempel. Politikerne klarer ikke å se sammenhengen mellom tjenester og arkiv. Når noen må vente 80 dager på et vedtak fra NAV, handler det om arkivtjenester, sa Havaas.

– Jeg tror «effektivisere» vil bli enda mer politisk «hot». Arkivering koster vilt mye penger, dette er offentlige kostnader. Med det nye lovverket kan vi frigi ressurser, avsluttet Bolstad. 

Smekkfullt om arkivloven

At interessen for den nye arkivloven med forskrift var stor, ble bekreftet av et stuende fullt konferanserom da Harald Sommerstad, leder av juridisk avdeling i Arkivverket, holdt sitt innlegg «Ny arkivlov og forskrift – hva er nytt og hva betyr det i praksis?». Det var så fullt at folk måtte sitte på gulvet.

Av endringer han nevnte var at riksarkivarens forskrift nå flyttes over til arkivforskriften, endringene av formålsparagrafen og prinsippet om teknologinøytralitet.

– Hovedtrekkene i ny arkivlov er at den er prinsippstyrt, har færre detaljer, legger til rette for samhandling og gjenbruk og gir mer ansvar – noe som også fordrer mer veiledning fra Nasjonalarkivet, sa Sommerstad.

Mens den gjeldende arkivforskriften har 12 kapitler og 26 paragrafer, får den nye 12 kapitler og 54 paragrafer.

– Den nye arkivloven er et funksjonsbasert regelverk, og går ikke ned på detaljnivå. Vi i Nasjonalarkivet sier at vi skal ha en pannekake, men vi sier lite om oppskriften, hva pannekaken skal inneholde. Det åpner for å finne nye løsninger, sa Sommerstad.

Krav om Noark-standard fjernes

Ikke alle forskriftene blir sendt ut til høring i denne omgang. Det gjelder blant annet forskrift knyttet til lovens virkeområde over selvstendige rettssubjekt hvor det offentlige har bestemmende innflytelse over. (off. loven §2 c og d, jmf. arkivlova §3, tredje ledd) Er det Norges Bank? Vinmonopolet? Hvilke selskaper det gjelder, vil bli spesifisert nærmere i en forskrift som kommer senere, fortalte Sommerstad. Heller ikke forskriften knyttet til §11 «Vilkår for utførsle og lagring av arkiv utanfor Noreg» kommer i denne omgang.

Krav om Noark-standard fjernes i ny forskrift, og avtalefrihet innføres. Bevaringsinstitusjonene kan ha sin egen standard, men må oppfylle kravene i kapittel 2. Her settes det krav til informasjonssystem, skildringer av informasjonssystem, vedlikehold av digitale arkiv, avtaleinngåelser, sikring av fysisk lagringsmedium og retting av feil. I kapittel 2 er det også flere bestemmelser om arkivavgrensing.

Noark har svart på lovendringene med å offentliggjøre Noark 5.6, en svært forenklet versjon som svarer på kravene i forskriften.

Nytt er det også kravene til metadata som skal registreres om et saksdokument i en journal (forskriften § 15).

Arkivplan omdøpes til dokumentasjonsplan, og i forskriften spesifiseres både hva den skal inneholde og ansvaret for internkontroll.

Arkivforskriften er for tiden ute på høring, med frist 1. november. Alle, både privatpersoner og virksomheter, kan komme med innspill.