Små komma, skjerping av ansvar og politisk dragkamp

OPPDATERT 12. JUNI: Lovforslaget ble behandlet for andre gang 6. juni, og vedtatt uten debatt. Kortversjonen av vedtaket lyder: " Stortinget har vedtatt Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova). Loven viderefører for det meste gjeldende rett, men lovbestemmelsene er utformet for å passe bedre til moderne arbeidsmåter i den offentlige forvaltningen.". 

OPPDATERT 6. juni 2025: Flertallsforslaget ble vedtatt i Stortinget 2. juni. Du kan se debatten om saken her. Lovforslaget skal nå opp til annengangsbehandling i Stortinget, dato er ikke satt ennå. Her kan du følge saksbehandlingen.

Regjeringen la et nytt lovforslag  - Stortingsproposisjon 52 L (2024–2025) - frem i statsråd 28. februar i år. Saken ble deretter behandlet av familie- og kulturkomiteen. Etter både skriftlig og muntlig høringsrunde ga komiteen sin innstilling 13. mai, og det er denne som nå skal behandles av Stortinget første gang. Som vanlig skal Stortinget behandle lovforslaget to ganger før det kan vedtas.

I innstillingen er det gjort to endringer sammenlignet med regjeringens forslag. Dette er i: 

• §2 Definisjoner 
• §7 Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegne av organet

Skjerping av ansvar ved bruk av private aktører

Den mest omfattende endringen gjelder § 7. Paragrafen handler om dokumentasjon når private utfører oppgaver på vegne av et (offentlig) organ. I proposisjonen var det lagt opp til at organet «så langt det er mogleg» skulle forvalte dokumentasjonen som arkiv. Etter innspill fra blant andre Arkivforbundet og Sivilombudet er denne formuleringen nå skjerpet.

Slik lød §7 i proposisjonens §7, som nå forkastes:

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på deira vegner, har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga. Organet skal, så langt det er mogleg, forvalte denne dokumentasjonen som arkiv.

I den reviderte § 7 slås det fast at organet må sørge for at pliktene blir fulgt opp gjennom hele oppgaveløsningen. Dokumentasjonen skal overtas når den private aktøren ikke lenger trenger eller har rett til den. Det åpnes også for at departementet kan gi forskrift om unntak.

Slik lyder ny §7:

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.

Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.

Arkivforbundet understreket i høringen at forslaget i proposisjonen ville hindre private aktører, som en privat barnehage, i å arkivere rettighetsdokumentasjon. Årsaken er at de mangler rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger. «Det vil være uheldig om det er ulikt rettsvern for barn som mottar lovpålagte oppgaver fra private aktører, jamfør de rettighetene for barn som mottar oppgaver fra kommunen selv», sa Kjetil Landrog, generalsekretær i Arkivforbundet under høringen.

Du kan se opptak av den muntlige høringen her.

Vent, ikke skyt

Et lite komma kan gjøre stor forskjell, som i eksempelet vi lærte på skolen: «Vent, ikke skyt» betyr noe helt annet enn «Vent ikke, skyt».

Under høringen ble det reist spørsmål om det nye lovforslaget snevret inn arkivplikten, når det sto:

§2, Definisjonar

e. dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon, som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda

Komiteen foreslår å flytte kommaet etter «informasjon» for å gjøre det tydelig at arkivplikten utvides, ikke innskrenkes. Intensjonen skal ikke være til å misforstå: All relevant informasjon lagret i organets systemer skal omfattes av arkivplikten.

Det nye forslaget blir da:

e. dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda

Venstre: Vil avvise hele lovforslaget

Flertallet i familie- og kulturkomiteen foreslår ingen andre endringer enn de to nevnt over. Men mindretallet har anledning til å fremme forslag som skal voteres over i Stortinget. Det mest radikale mindretallsforslaget kommer fra Venstre. Partiet ønsker å sende hele forslaget i retur til regjeringen. Naomi Ichihara Røkkum (V) mener loven er uten ambisjoner og viser til at regjeringen bekrefter dette når den beskriver proposisjonen som en videreføring av den gamle arkivloven.

Venstre er kritisk til at forslaget fra Arkivlovutvalget (NOU 2019:9) i liten grad er fulgt opp, og etterlyser særlig kravet om innebygd arkivering som erstatning for postjournal.

«Komiteens medlem fra Venstre er av den formening at dersom dette forslaget hadde blitt fulgt opp, og man hadde bevilget nødvendige midler til å utvikle tekniske løsninger, kunne man ha eliminert tidstyver, forbedret kvaliteten på offentlig saksbehandling og med det det styrket borgernes rett til informasjon.»

INIO og Norsk Journalistlag tok begge opp behovet for krav til innebygget arkivering i høringen. 

Det ville vært svært overraskende om Venstres forslag om å trekke tilbake hele lovforslaget fikk flertall i Stortinget. Derfor støtter partiet sammen med Senterpartiet og Fremskrittspartiet et forslag om at regjeringen bes revidere eller supplere oppdragsbrevet til Arkivverket, «slik at sentrale anbefalinger fra Arkivlovutvalget og innspill fra høringsinstansene inngår i det videre forskriftsarbeidet. Arbeidet må ha som mål å sikre en mer helhetlig og moderne regulering av arkivpliktene i offentlig sektor, tilpasset den digitale utviklingen og med et særlig blikk på automatisert saksbehandling.».

Fylkeskommunens ansvar for privatarkiv

Fylkeskommunenes ansvar for privatarkiv har skapt debatt. Temaet har vært oppe i hele lovprosessen. Et mindretall i komiteen – SV, Venstre og Senterpartiet – ønsker at regjeringen kommer tilbake til Stortinget med forslag om å lovfeste dette ansvaret.

Arkivlovutvalget foreslo i 2019 at fylkeskommunene skulle ha koordineringsansvar for privatarkiv, og forslaget fikk støtte fra Arkivverket. Ikke-lovpålagte oppgaver blir sjelden prioritert når økonomien er anstrengt. Flertallet i komiteen ønsker ikke å lovfeste en slik plikt. De viser blant annet til KS' skriftlige høringssvar:

«at det fylkeskommuner får nye oppgaver, så må det også følge med finansiering. Økonomien i kommunal sektor er krevende nå og i årene fremover.»

Frp: Behold navnet

Fremskrittspartiet står alene om sitt forslag om å beholde Arkivverket som navn på etaten, og ikke endre det til Nasjonalarkivet. Arkivverket bør fortsatt hete Arkivverket, mener Frp. Representant Silje Hjemdal uttrykker det slik: «Arkivverket har bedre ting å bruke penger på enn en unødig rebranding.»