Sommerjobb i arkivet 

I slutten av juni etterlyste Tage Pettersen, Høyre-politiker og medlem i Familie- og kulturkomiteen på Stortinget, "sommerjobber" i Østfold i ukene 31 og 32. Resultatet ble 30 invitasjoner. En av dem - som han også takket ja til - kom fra Elisabeth Hansen, daglig leder i Arkiv Øst. 

Praktikant med erfaring 

"Praktikanten" som skulle tilbringe en halv dag i arkivet i Østfold, stilte ikke med helt blanke (arkiv)ark da han troppet opp. Tage Pettersen har nemlig jobbet mye med arkivfaglige spørsmål  gjennom sine politiske verv - deriblant har han som første nestleder i Familie- og kulturkomiteen behandlet lovforslaget til den nye arkivloven som trer i kraft 1. januar 2026. 

Dette henger for øvrig sammen med noe av motivasjonen bak Arkiv Østs invitasjon: 

- Det var viktig for oss å kunne vise ham hvordan noen prosesser fungerer i praksis, og bevisstgjøre ham på noen forhold hvor lov og praksis ikke alltid stemmer overens, forteller Elisabeth Hansen, som ønsket praktikanten velkommen og viste ham rundt i arkivet. 

Praktisk innblikk   

Det er begrenset hva man rekker på en halv dag, men målet var å gi Pettersen et praktisk innblikk i noen prosesser, slik at han kunne få en bedre forståelse av hvordan en kommunal arkivinstitusjon fungerer og hvilke problemstillinger man jobber med. 

Tre praktiske arbeidsoppgaver var valgt ut:

• Digitalisering av byggesaksarkiv  
• Betjening av barnevernssaker 
• Muggsanering   

Digital arkivforvaltning 

Avdelingsleder for avdeling for informasjonsteknologi Ole Aldric fortalte om sin oppgave er innen digital arkivforvaltning. Her gikk diskusjonen blant annet inn på hvorvidt det er trygt å lagre i skyen eller ikke, og hvorfor Arkiv Øst har valgt å lagre digital dokumentasjon på fysiske magnetbånd.

På digaliseringsavdelingen fikk Pettersen en praktisk innføring i hvordan Arkiv Øst ordner, arkivbegrenser, skanner og tilgjengeliggjør byggesaksarkiv digitalt for sine eierkommuner.

- Det er en kjempefordel å kunne søke i eiendomsarkivene. Særlig når det gjelder eldre saker har en del papirer fått feil gårds- og bruksnummer, og da er det nyttig å kunne søke på eiendommens navn som står i dokumentet, og som ikke står i systemet. Dermed blir det lettere – eller i det hele tatt mulig – å finne rett dokumentasjon, sier Caroline Bakke som er avdelingsleder for digitalisering.

Pettersen har selv, fra sin tid som ordfører i Moss kommune (2011-17), erfart at det ikke akkurat var intuitivt å skulle finne frem i kommunale protokoller. Hvem kommer til å bla dem før de er digitale, hadde han tenkt da han så på protokollene fra Moss formannskap. 

Arkiv Øst løftet også opp problemstillingen digitalisering for kassasjon, som er et spørsmål mange store eierkommuner er opptatt av - for å spare plass. Men først må man vite hva som skal til for å skape tillit til en digital kopi. Foreløpig har Arkiv Øst derfor ikke fått lov til å kassere, men daglig leder Elisabeth Hansen har store forventninger til den nye arkivlovens nye forskrift.

Innsyn og barnevern 

Praktikant Pettersen fikk også være med Trine Gressum inn i magasinet for å hente frem dokumentasjon for å besvare en innsynsforespørsel. 

Da han deltok i "Oppreisningsordningen for barnevern" for noen år siden, ble det tydelig for ham hvor viktig et velfungerenede arkiv er. Når dokumentasjonen på hva som var blitt gjort og ikke gjort manglet, ble barna taperne og mange fikk ikke den oppreisningen de skulle hatt.

Udemokratisk mugg 

I bolken om muggsanering, snakket preserveringsrådgiver Antonia Reime Aabø om mugg og skadedyr som et demokratisk problem. Gjennom Riksarkivarens nåværende forskrift kan arkivdepotene kreve at muggskader utbedres før de tar imot muggskadet arkivmateriale. Dette er en utfordring fordi kommunene ofte har et problem med mugg, og det er få eller ingen tilbydere for å rengjøre materialet, og løsningen da ofte at forvaltningen oppbevarer arkivene i egne lokaler, og materialet brytes ned over tid. Arkivene blir da ikke tilgjengelig og kulturhistorisk materiale og rettighetsdokumentasjon står i fare for å gå tapt. 

Tage fikk selv teste at muggsanering av arkivmateriale er en tidkrevende prosess når hver side, brett og sammenbinding skal støvsuges og tørkes. Ting må også skje i rolig tempo, for å sikre at muggen blir fjernet riktig.    

Arkiv Øst har valgt å satse på kompetanseheving og å finne løsninger for å ivareta materialet, fremfor å ikke ta imot materialet.  

- Mugg kan være enkelt å unngå hvis man vet hva man skal gjøre. Vi bruker mye tid på å veilede våre eierkommuner. Uten kompetanse er det vanskelig å vurdere om arkivmaterialet er muggskadd eller ikke – mugg er ikke alltid synlig og det avgir ikke alltid lukt, sier Antonia Reime Aabø.

Nytt blikk på arkiv? 

Etter endt arbeidsdag ble Pettersen spurt om besøket hadde gitt ham et nytt blikk på arkiv. Svaret var nei. 

- Jeg har aldri vært i tvil om arkivenes betydning - og jeg er er opptatt av å løfte betydningen av arkiv for andre. 

Gjennom sine politiske verv har Tage også erfaringer fra eiendomsarkiv, og har han et annet eksempel på hvor hvor viktig arkiv kan være: 

- I Moss og i flere andre kommuner jobber vi med å rydde opp i strandsonen. I flere tilfeller finnes ikke dokumentasjon og det er en utfordring for rettssikkerheten til eiere og kommunen. Det er viktig at arkivene er oppdatert, tilgjengelig og søkbare. Slik kan vi ettergå hva som er gjort rett og hva som er gjort galt.