Dokumentasjonsforvaltere og dataforvaltere – hvem vil være helter for fremtidens historikere?

Informasjon som hukommelse

Dokumentasjonsforvaltning handler om styring og kontroll av dokumenter og data som virksomheten bruker som bevis for virksomhetens handlinger og informasjon for oppgavegjennomføring og etterlevelse. Målet er å sikre at dokumentasjonen er autentisk, pålitelig, uendret og anvendelig gjennom hele livssyklusen fra fangst til sletting eller overføring til arkivinstitusjon. Dokumentasjonsforvaltere og arkivarer regner seg som voktere av virksomhetens og samfunnets hukommelse. De har unik fagkunnskap om bevaringsvurdering og formidling av informasjon på både kort og lang sikt.

Data som gull

Dataforvaltning, eller data management, er en prosess som sikrer at organisasjonens data håndteres strukturert og med høy kvalitet. Data er virksomhetens gull, og derfor er store mengder data, gjerne kalt Big Data, prioritert. Dataforvaltere har et fokus på å røkte data – at de får inn store mengder med gode data. Å være den beste forvalteren betyr å ha ansvar for å sikre at dataene er trygge, tilgjengelige og av høy kvalitet. Dette innebærer å administrere data gjennom hele livssyklusen, fra opprettelse og lagring til bruk og sletting.

To ulike tilnærminger

Begge fagområdene fokuserer på å forvalte informasjon slik at den har god kvalitet. Men vil fremtidens historikere sette mest pris på en samling kvalitetssikrede dokumenter og data med rikelig med kontekst, informasjon som er prioritert bevart basert på virksomhetens hovedfunksjon, behov og samfunnets krav, eller kilder med enorme mengder data som kan analyseres på mange ulike måter? Dette er et spørsmål om kvalitet eller kvantitet. Dokumentasjon kan vise beslutninger og det unike, mens store mengder data kan vise mengde, endringer og trender. Tross «Fra kalveskinn til datasjø» har ikke arkivarer ennå prioritert datasjøer som fremtidige lagringsmedier eller big data som fremtidens arkivmateriale.

Historien som skal fortelles

Historikere søker å forstå samfunnet gjennom å forstå samfunnsutvikling over tid ved hjelp av arkivmateriale og data. Så langt har historikere brukt ulike kilder for å fortelle ulike historier. Administrative arkiver gir en annen historie enn innsamlede beretninger. Kvitteringer, notatbøker og tegninger kan gi en annen historie enn et ordnet korrespondansearkiv. Vi vil vel stort sett tenke at de ulike historiene supplerer hverandre snarere enn å konkurrere med hverandre.

Morgendagens helter

Dokumentasjons- og dataforvaltning har sine styrker og svakheter i hvordan de kan bistå historikerne. Arkiver gir langtidsperspektiv og bevarer autentiske kilder, men subjektive bevaringsvurderinger kan skape skjevheter. Dataforvaltning tilbyr bred kildeanalyse og innsikt, men fokuserer ofte på nåtiden og kan mangle langtidsbevaring, noe som utfordrer fremtidig tilgang for historikere.

Vi kan kanskje tenke at dokumentasjonsforvaltning og dataforvaltning supplerer hverandre og til sammen vil gi heltestatus.