Endring for bedre informasjon

Du er klar: Den nyeste versjon av sakarkivløsningen skal skrus på, den nye rutinen for klagesaksbehandling skal tas i bruk, eller retningslinjen for bruk av kunstig intelligens skal innføres. Nyheten er ute på intranett, prosjektet eller oppgaven er ferdig og levert, så kommer hverdagen. Det ble ikke høyere dokumentfangst, ikke enklere gjenfinning, og folk jobber visst ikke mer effektivt enn før.

Endring er en prosess som må ledes

Å innføre noe eller skape forbedring er en endring. Noen vil ha lyst til å være med på forandringen, andre er uinteresserte eller motvillige. Derfor er endringsledelse noe man må tenke på også innen informasjonsforvaltning. Ofte snakker man da om tre faser. For å lykkes med varig endring må en gjennom alle tre, men ofte stopper prosjektet etter en ferdigstillelse eller lansering. Vi har lyst til å slå et slag for den siste – forsterkning av endringen.

Forberedelse til endring – å skape bevissthet

Du må kunne kommunisere tydelig hvorfor denne endringen er nødvendig, og hva som er målet. Vi må behandle klagesaker mer enhetlig og innen frister, vi lager derfor en ny rutine. Med bevissthet på plass må du skape ønske om endring, gjerne ved å demonstrere fordelene ved denne endringen og hvordan den påvirker brukeren eller kollegaen positivt. Det kan være bedre overholdelse av frister, bedre statistikk eller raskere oversikt

Gjennomføring av endring

Med bevissthet og ønske om endring på plass er endringsprosessen godt forberedt, nå må kunnskap og ferdigheter på plass for å gjøre endringen. Dette er gjerne gjennom opplæring eller annen kompetanseheving. Men kunnskap er ikke nødvendigvis tilstrekkelig for å gjennomføre endringen, evne til å endre arbeidsmåten kan kreve ulike former for tilrettelegging. Derfor kan gjennomføring innebære å publisere en rutine, dele nanolæring, legge til standard tekster, men også ha ekstra ressurser og kontrollrutiner i en overgangsfase.

Her stopper ofte prosjektet eller aktiviteten, endringen er jo gjennomført.

Suksess kommer med forsterkning av endring

For å opprettholde en endring over tid må den forsterkes. Med oppfølging, evaluering og feiring forsterker du endringen. Vi slår et slag for å ikke glemme å forsterke en endring. Uten forsterkning kan endringen nesten være bortkastet. Endringsledelse gir organisasjoner støtte i å planlegge og administrere endringer på en systematisk måte. Det hjelper organisasjoner å sette søkelys på de menneskelige aspektene av endringen, som ofte er avgjørende for suksess.

Nettverk av informasjonspiloter