Sivilombudet: UD brøt journalføringsplikten for meldinger mellom Barth Eide og EUs utenrikssjef Kallas

Utenriksdepartementet har verken journalført eller arkivert tekstmeldinger mellom utenriksminister Espen Barth Eide og EUs høyrepresentant for utenriks- og sikkerhetspolitikk og visepresident i Europakommisjonen Kaja Kallas i tråd med norsk lovgivning. Det fastslår Sivilombudet i en uttalelse publisert 23. februar 2026. Ombudet ber departementet rette journalføringen, vurdere innsynskravet på nytt og oppdatere rutinene for meldingsarkivering.

Uttalelsen er lenket nederst.

Journalist ba om en liste, men fikk avslag på innholdet

En journalist ba i juli 2025 om innsyn i «a list or log» av alle tekstmeldinger mellom Barth Eide og Kallas siden desember 2024, inkludert meldinger på WhatsApp, Signal og SMS. 

UD avslo med henvisning til offentleglova § 20 første ledd bokstav b, som gjelder utenrikspolitiske hensyn, og § 12 bokstav c. 

Sivilombudet mener departementet tok feil utgangspunkt: Kravet gjaldt en sammenstilling etter offentleglova § 9, altså en oversikt over meldingene, ikke innholdet i dem.

Meldingene lå kun på ministerens telefon

Da Sivilombudet innhentet sakens dokumenter, opplyste UD at «[d]isse meldingene befinner seg på utenriksministerens telefon, og vi har ikke noe system for å registrere disse.» Arkiveringen ble først gjennomført etter at Sivilombudet åpnet undersøkelse og meldingene ble da lagt i UDs graderte arkiv.

Rutinene holder ikke

Sivilombudet slår fast at departementets rutiner for meldingsarkivering ikke sikrer løpende journalføring. Rutinene instruerer ansatte om å lagre hele samtaler samlet, mens regelverket krever at hver enkelt melding registreres som et eget dokument med fullstendig metadata og korrekt journalinformasjon. UD sendte ombudet et skjermbilde som dokumentasjon på journalføringen. Ombudet konkluderer med at skjermbildet ikke oppfyller kravene i arkivlovverket. 

Må vurdere innsyn på nytt

Departementet må nå vurdere om en sammenstilling kan lages med enkle fremgangsmåter, slik offentleglova § 9 krever. Ombudet understreker at dersom vilkårene er oppfylt, skal sammenstillingen lages før det vurderes om opplysningene kan unntas offentlighet. At de underliggende meldingene er gradert, er ikke i seg selv grunn til å avslå innsyn i en oversikt over dem. Ombudet minner om at beskyttelsesinstruksen ikke hjemler unntak fra innsyn etter offentleglova.

Frister satt

Ombudet ba UD om å vurdere innsynskravet på nytt innen 23. februar og levere oppdaterte rutiner innen 9. mars 2026. Det er ikke kjent om departementet har overholdt fristene. 

Les uttalelsen: Arkivering, journalføring og behandling av krav om innsyn i en sammenstilling (Sivilombudet, 2025/6149)