Skredet

I stormens øye befinner de to i arkivtjenesten seg. I tiden som kommer, skal de jobbe både 16 og 18 timer i døgnet for å dekke opp informasjonsbehovet til innbyggere, statsforvalter, ansatte og folkevalgte i kommunen, media og nødetater. De skal loggføre avgjørelser tatt i krisen, og de skal forholde seg til et sak- og arkivsystem som flommer over av innsynsbegjæringer. Dokumentasjonen i arkivene vil bli avgjørende for alt fra redningsarbeidet til de juridiske prosessene som vil følge.

Da grunnen forsvant

Ask, Gjerdrum, 30. desember: Klokken 03:56 glir en låve ned i en strøm av leire og sørpe. Sekunder etter er en garasje, en kraftledning og en trafostasjon tatt av skredet. Strømmen går. Skredet deler seg, en forgrening river med seg 40–50 rundballer og nærmer seg boligområdet Nystulia. Klokken 03:58 rives vannforsyning og kloakkledning av. Klokken 03:59 får politiet første oppringning fra vitner. De har kommet i bil og måttet bråstoppe på kanten av skredet – veien var borte. Vantro så de et hus seile forbi.

1,35 millioner kubikkmeter masse raste ut i Norges største kvikkleireskred i moderne tid. 14 bygninger med 31 boenheter ble slukt. Senere måtte et tilsvarende antall bygninger rives.

Verden var midt i en pandemi. Plan- og bygningssjef Berit Adriansen hadde hatt hjemmekontor over lengre tid da mobilen ringer klokken fem om morgenen 30. desember. Det er kommunedirektør Frits Arne Eriksen som ber henne komme til Ask. En halvtime etter er hun på jobb.

Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) har også kommet på plass. De ser at tre store skredsoner er rammet. 1600 mennesker blir evakuert.

Så blir også herredshuset evakuert. I kjelleren ligger byggesaksarkivet og andre arkiver. De digitale arkivene går bare tilbake til 2006.

Arkivleder Kathrine Holm er på jobb rundt klokken ni. Da er alle etater evakuert over til kulturhuset.

– Det var et kaos som møtte meg. Fryktelig mange mennesker fra alle etater var samlet på kulturhuset allerede da, forteller Holm.

Kriseledelsen er samlet i en diger ring i storsalen for å kunne ha samtaler på kryss og tvers, løpende koordinering var viktig. Det første døgnet jobber de stort sett fra mobiltelefon, for internett kommer og går.

De livreddende arkivene

I skredgropen lå hus og bygninger som hadde kollapset og flyttet seg flere hundre meter. Redningsteam fra Trondheim og sørover var i sving for å gjøre søk. Forsvaret og Heimevernet var koblet inn. Det ble flydd inn støtte fra Sverige, Urban Search and Rescue, som skulle lete etter overlevende i bygninger som var delvis begravd i gjørme. De trengte byggetegninger som kunne gi svar: Hvor er soverommet? Hvor er gangen? Hvor er det sannsynlig at vi kan finne mennesker? Hvordan er strukturen på veggene, hvor kan vi bryte oss inn?

– Vi var uforberedt på at plan- og byggesaksarkivet var så avgjørende i en akutt fase. Det var en sterk aha-opplevelse, sier Adriansen. – Det er bare kommunens arkiv som sitter med disse tegningene. De finnes ingen andre steder.

Det hastet å få tak i plantegningene, det sto om liv. En egen aksjon ble satt i gang for å hente ut arkivene.

– Tre stykker fra min avdeling gikk inn i herredshuset. Vi fikk fem minutter på oss per operasjon. Heimevernet sto vakt i døra og i gangene. Vi røsket med oss kasse på kasse med historisk bygg- og planarkiv til de blåste i fløyten, signalet på at vi måtte ut. Så var det tilbake for å hente mer. Heldigvis visste vi hvor arkivene lå, og hva vi skulle hente, forteller Adriansen.

Det var ingen selvfølge. – Du måtte ha jobbet i Gjerdrum noen år for å vite hvor alt var. Arkivene var ikke ordnet og listeført slik de burde. Det var en økonomisk prioritering kommunen gjorde. Av erfaring vet jeg at kommuner ofte setter arkiv langt ned på lista over ting det er viktig å bruke penger på, sier daværende arkivleder Holm.

Ikke bare dokumenter ble dratt ut av herredshuset. Plotteren, en svær, tung maskin som kan skrive ut tekniske tegninger i A0-format, viste seg å være et viktig verktøy for redningsteamene. Med den printet de ut grunnundersøkelser, plan- og byggtegninger i kjempeformat for å skisse inn hvor de kunne bevege seg i skredområdet, og hvor de skulle ta seg inn i de sammenrasede bygningene.

– Det hadde aldri falt oss inn at vi måtte dra ut en svær maskin fra et bygg som er evakuert, sier Adriansen.

Et umettelig informasjonsbehov

Når katastrofen inntreffer, uansett hvilken form den har, snus menneskers liv på hodet. Behovet etter informasjon er enormt. Mens kriseledelsen jobber på spreng fra storsalen på kulturhuset, kommer det en strøm av spørsmål fra innbyggere, journalister og myndigheter.

– Trykket kom fra alle kanter samtidig, forteller Holm. Vi måtte prioritere hvem som trengte informasjon først – nødetater, pårørende, innbyggere, medier, statsforvalter. Det var massivt! erindrer Holm.

Midt i mediestormen sto ordfører Anders Østensen – ganske så alene i starten. Riktignok fantes det en beredskapsplan hvor HR-avdelingen trer støttende inn i tilfelle en krise. I praksis var HR-avdelingen opptatt med å sikre de juridiske rammene for alle som ble hyret inn for å hjelpe fra nabokommuner, fylkeskommunen og andre. Eksterne kommunikasjonsrådgivere måtte hentes inn.

– Kommunikasjon er så uhyre viktig. Det er så mange som vil og behøver å bli informert. Vi snakker jo også om en nasjonal katastrofe, over hele landet sitter det folk og følger utviklingen nøye. Den som skal være kommunens ansikt utad, som skal forklare hva som har skjedd, og hva vi skal foreta oss fremover, er avhengig av god bistand, poengterer Østensen.

– Dette var et av hullene i beredskapsplanen. Vi hadde ikke sett for oss det enorme informasjonsbehovet. Men det bør være en av de aller første knappene du trykker på: å få en ressurs til å håndtere henvendelser og koordinere informasjonsflyten, sier Adriansen.

Faktaene medier og alle andre var ute etter – hva, hvorfor, hvordan – de svarene fantes i arkivene.

Slukt av CIM

Daværende arkivleder Holm var administrator for CIM-systemet i kommunen. Crisis Information Management (CIM) er et digitalt støtteverktøy som blir brukt av kommunene og statsforvalteren ved kriser. Verktøyet hadde vært i bruk gjennom hele pandemien.

– Da skredet rammet, var statsforvalterens første impuls å be om utførlig rapportering på alt som skjedde. De hadde stort behov for informasjon for å finne ut hvordan de kunne bistå eller veilede, men vi var i knestående allerede, forteller Adriansen. – Slik jeg husker det, ble arkivtjenesten i den akutte fasen slukt av CIM-loggføringen og kommunikasjon opp mot statsforvalteren.

Det endte med at kommunedirektøren tok grep. Han forlangte at noen fra statsforvalteren kom til stedet selv.

– Statsforvalteren skulle hatt en representant som satt med oss i kriseledelsen og rapporterte tilbake til sine egne helt fra start. De som skulle støtte oss, ble en belastning, forteller Adriansen.

Holm sier seg enig i det.

– I beredskapsplanen var arkivtjenesten satt av til å loggføre i CIM ved en krise. Ifølge beredskapsplanen skulle vi avlaste hverandre med loggføring og drift av arkiv og innkommende post, ettersom vi var to. Men det som skjedde, hadde så mange konsekvenser at vi ble sittende og loggføre hele tiden. Vi jobbet 16–18 timer i døgnet kun med oppgaver relatert til krisehåndteringen, dro hjem for å sove og kom tilbake på jobb. Det var umulig å både bistå kriseledelsen og samtidig opprettholde mottak og journalføring, forteller Holm.

Arkivtjenesten opprettet et sekundært postmottak, som servicesenteret håndterte. Til dette mottaket ble det rutet enklere innbyggerspørsmål som det var raskt å svare på. Kommunen opprettet også en egen skredtelefon for innbyggerne.

De første tre–fire dagene inn i hendelsen ble ingenting journalført. Men henvendelsene ble sendt til et eget postmottak. – Slik kunne vi gå tilbake og journalføre når vi fikk kapasitet til det, forteller Holm.

I alt kaoset merket hun seg en ting: De som var ute i felt, prioriterte ikke å loggføre sine tiltak og beslutninger.

– Når alle driver brannslukking, står det ikke øverst i pannebrasken at du må dokumentere hvilke prioriteringer og beslutninger du tar. Men vi visste at noen ville be om den informasjon på et senere tidspunkt, forteller Holm.

De to i arkivet tok en avgjørelse om å oppfordre alle som håndterte krisen, til å sette e-postadressen til CIM på kopi, slik at de kunne loggføre aktivitetene for dem.

– Løsningen skapte merarbeid for oss, men gjorde det mer sannsynlig at viktig dokumentasjon ble registrert. De fleste ble veldig flinke til å sette oss på kopi, forteller Holm.

Det skulle ikke gå langt tid før det visste seg hvor verdifullt dette grepet var.

En drastisk beslutning

Daværende plansjef Berit Adriansen og arkivleder Kathrine Holm glemmer ikke synet som møtte dem da de logget på sak- og arkivsystemet igjen. Det var en vegg av innsynsbegjæringer.

Både myndigheter, privatpersoner og media begynte å undersøke mulige årsaker til skredet på egen hånd. Spørsmålene mange stilte seg, var hva som var fattet av vedtak, om det var fattet vedtak på feil eller mangelfullt grunnlag, rett og slett om kommunen kunne stilles ansvarlig for leirskredet på noen måte.

– Kommunen var så hardt rammet på så mange områder, så mange tjenester var satt ut av funksjon. Det var ikke kapasitet til å håndtere alle innsynsbegjæringene som rant inn. Vi hadde ikke sjanse til å håndplukke etterspurt dokumentasjon fra arkivet. Vi måtte konsentrere oss om å klare å drifte kommunen, forteller Østensen.

Da tok plan- og byggesjef Adriansen en drastisk beslutning som kommunen senere skulle bli hedret for.

– Begjæringene om innsyn var for det meste rettet mot plan- og byggeavdelingen. De aktuelle byggesakene kunne ligge så mye som 40 år tilbake i tid. Ingenting i dette arkivmaterialet er i prinsippet unntatt offentlighet, forteller Adriansen. – Jeg tok en beslutning om at det bare var å få det ut, alt sammen, hele arkivhistorien, rubb og stubb. Så kunne mediehus, politimyndigheter og innbyggere gå gjennom alt, forteller hun.

Kathrine Holm gikk i dialog med leverandøren av arkivsystemet for å få dem til å trekke ut gårds- og bruksnummerarkivserien. Det måtte også legges inn «hvis – så»-kommandoer, for eksempel at dersom feltet for unntatt offentlighet var fylt ut, skulle ikke dokumentet med i uttrekket. I databasen ligger også dokumenter med personnummer, slik som konsesjonsbehandlinger. Leverandøren ble bedt om å lage et system for å forhindre at personnummer ble dumpet på nett.

Systemleverandøren for et av de historiske arkivene hadde lagt ned virksomheten. – Løsningen ble å kjøpe en tjeneste fra et konsulentselskap som laget et script for uttrekk, forteller Adriansen.

Seksjon for byggesak, plan og eiendom talte sju personer, langt fra nok ressurser til å samle og publisere hele arkivet. – Det var en enorm jobb! Vi fikk bistand fra andre kommuner slik at arkivet kunne bli publisert i noenlunde strukturert form, forteller Adriansen.

Allerede 7. januar startet Gjerdrum kommune å publisere dokumentasjon på kommunens hjemmeside. I alt 9000 PDF-filer ble publisert i ukene etter raset. Det handlet i hovedsak om byggesakspapirer, geotekniske dokumenter, tilsynsrapporter og reguleringsplaner.

Det måtte bygges en egen søketjeneste på kommunens nettside, og mange anstrengelser ble lagt ned for at personer uten arkivkunnskap skulle finne frem i arkivene.

Gjerdrum kommune fikk to åpenhetspriser for dette arbeidet. Fra Kommunikasjonsforeningen ble de tildelt Åpenhetsprisen 2021 for «å ha fremmet forbilledlig åpenhet i en krisesituasjon». Norsk Presseforbund tildelte kommunen Flavius-prisen samme år. I begrunnelsen står det blant annet: Kommunen skjønte at dokumentasjonen på det de hadde gjort tilhørte hele samfunnet.

Gjerdrumutvalget settes ned

I februar 2021 oppnevnte regjeringen Solberg Gjerdrumutvalget. Mandatet var å finne årsaken til kvikkleireskredet og å vurdere risiko og forebygging av slike skred i hele landet. I september 2021 kom rapporten Årsakene til kvikkleireskredet i Gjerdrum 2020, og i 2022 kom NOU-en På trygg grunn.

At arkivmaterialet allerede var publisert på nett, gjorde jobben mye enklere for både utvalget og arkivtjenesten. Det var gull verdt at arkivtjenesten hadde bedt dem som var ute i felt, om å sette e-postmottaket til CIM på kopi. Likevel ble det mye etterarbeid.

– Vi hadde aldri øvd på en hendelse med så mange variabler og manglet rutiner for å dokumentere alle beslutningene som ble tatt løpende. For eksempel kunne vi se at det var tatt en beslutning, men vi hadde ikke alltid grunnlaget for beslutningen, forteller Holm.

Når det gjaldt telefonsamtaler, SMS-er og andre kommunikasjonskanaler, var mye udekket. I et forsøk på å lage en tidslinje over når beslutninger ble tatt de første dagene, ble mobillogger hentet inn.

Fulltekstpubliseringen på nett fikk en uventet, men nyttig effekt:

– Media stilte svært spissede spørsmål og bidro til å identifisere hvilke dokumenter som var relevante. Mye av forarbeidet rundt hvilke dokumenter som hadde sakens interesse, gjorde rett og slett media. Jeg var godt forberedt da utvalget, og senere politiet, stilte sine spørsmål, forteller Adriansen.

Sjokket: Politianmeldelsen

Den 2. februar 2022 slår politiets pressemelding ned som en bombe: Gjerdrum kommune er siktet for manglende oppfølging av varsler. Ansatte, folkevalgte og innbyggere mottar nyheten med sjokk og vantro.

– At kommunen lojalt hadde dokumentert saksbehandlingen gjennom årene, var alfa og omega. Vi kunne punkt for punkt bevise hvordan vi hadde vurdert skredfare og grunnforhold i henhold til eksisterende lovverk, forteller Adriansen. – Vi kunne dokumentere hva vi hadde gjort, hva vi hadde tenkt, og hvilken ekstern bistand vi hadde hentet inn.

– Siktelsen omfattet ikke bare de store linjene, utdyper Holm, – men også bekymringsmeldinger fra innbyggere. Vi kunne dokumentere oppfølgingen av hver eneste melding.

Kommunen overrakte 6000 dokumenter til politiet for å svare ut siktelsen. Det endte med at statsadvokaten henla saken som «intet straffbart forhold», en fullstendig renvasking.

– At saken ble henlagt som «intet straffbart forhold» og ikke som «bevisets stilling», skyldes en god arkivtjeneste, roser Adriansen.

Hadde ikke kommunen kunnet bevise forsvarlige vurderinger, kunne det blitt fullstendig ødeleggende. Av et eventuelt strafferettslig ansvar ville det ubønnhørlig fulgt med et erstatningsansvar. I ytterste konsekvens kunne det også medført et personlig straffeansvar. Kostnadene etter kvikkleireskredet er estimert til 1,5 milliarder kroner.

– I en akutt krise løper alle rundt og slukker branner. Men så kommer en fase da man begynner å peke på ansvar. For å ta ned de langsiktige konsekvensene av en hendelse, komme seg ut av den og gradvis reparere forholdet til innbyggerne og samfunnet, må du bevise at du har ting på stell. Hvis ikke bærer du med deg den hendelsen mye, mye lenger i form av etterspill som rettsprosesser og annet, sier Adriansen.

Livet er ikke en dans på ROS-er

Den gamle greker Aristoteles sa: «Det er sannsynlig at noe usannsynlig vil skje.» Arkivplaner, beredskapsplaner og ROS-analyser skal beskrive ulike kriser og hvordan offentlige etater og virksomheter bør håndtere dem. Men virkeligheten er ikke som en perm med hver sin krise sirlig ordnet oppslag for oppslag med skilleark mellom. I virkeligheten skjer alt på en gang.

Gjerdrum er med sine 7000 innbyggere Romerikes minste kommune, og en betydelig landbrukskommune. I skredet gikk elleve menneskeliv tapt, 1600 innbyggere var uten hjem midt i en pandemi. Kommunen var uten strøm, vann og kloakk. Sykehjemmet og helsetjenestene måtte evakuere under strenge smittevernregler. Barnehagen lå nær skredkanten og ble senere revet. På få uker måtte det skaffes en ny barnehage. Tre gårder lå i evakuert sone, og 600 dyr – kveg og griser – var uten varme, vann og mat. Tre av fire veier inn til bygda var ødelagt eller stengt.

– Kommunen var rett og slett i knestående når det gjaldt de mest viktige tjenestene vi skal levere på, sier Østensen.

– Vi hadde en plan for skred som gikk på å evakuere og sikre områder. Den ROS-analysen traff ikke, sier Adriansen. – Det var ikke tatt høyde for alt som skjer samtidig. Og det står ingenting om hvordan en krise treffer tjenestene i kommunen.

– Og du klarer heller ikke å se at arkivtjenesten blir spist opp, tygget på og spytta ut igjen i en krise, legger hun til.

– Ingen hadde sett for seg at 1,35 millioner kubikkmeter masse skulle være i bevegelse, supplerer Holm.

Men trolig ville ingen arbeidsgruppe tatt et slikt scenario på alvor.

– Det ville blitt avvist som helt usannsynlig. Ingen hadde giddet å lage en analyse på det, sier Adriansen. – Det ville blitt avfeid som absurd krisemaksimering.

I dag jobber verken Anders Østensen, Berit Adriansen eller Kathrine Holm i Gjerdrum kommune.

Kilder:

• Gjerdrumutvalget (2021): Årsakene til kvikkleireskredet i Gjerdrum 2020

Les mer: 

• NOU 2022:3: På trygg grunn. Bedre håndtering av kvikkleirerisiko
• Kommunikasjonsforeningen: Åpenhetsprisen 2021 til Gjerdrum kommune