Knapt 60 prosent av analoge arkiver er tilgjengelige

Arkivstatistikken fra Arkivverket viser at 76 prosent av de analoge arkivene som er deponert i kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjon (KAI) er ordnet, mens nær en fjerdedel er lite tilgjengelig for brukerne. Legger vi til kommunenes egenrapporterte tall over papirarkiver som verken er ordnet, listeført og heller ikke deponert til en institusjon, er tallene enda dystrere. Da viser statistikken at knapt seks av ti hyllemeter arkiv er ordnet. 

Arkiver på loft og i kjellere

Hvert år henter Riksarkivaren inn data fra hele arkivsektoren. Et skjema går til arkivbevarende institusjoner, samtidig deltar kommunene og fylkeskommunene i en egen undersøkelse. Kommunene blir blant annet bedt om å svare på hvor mange hyllemeter avsluttede papirarkiver den har som ikke er ordnet og listeført. 

Vanligvis behandles kommunenes og arkivinstitusjonenes tall separat. I denne gjennomgangen har Aksess trukket ut rapporteringen fra de (fylkes)kommunale arkivinstitusjonene og lagt til kommunenes selvrapporterte tall.

De uordnede arkivene kommunene rapporterer om er altså arkiver som fortsatt står ute i kommunene, i kjellere, på loft, i lagerrom eller på kontorer. Det kan være gamle saksarkiv som aldri ble gjennomgått etter systemskifter, eller arkiver fra enheter som ikke lenger eksisterer,  som nedlagte skoler og institusjoner. 

- Når store mengder arkiver blir stående slik, er det et demokratisk problem. Hvis du skal delta i demokratiet, må du ha tilgang til informasjon, understreker Rune Lothe. 

Store forskjeller 

Det rapporteres også om store forskjeller, både hos institusjoner og fylkesvis. Noen steder er nesten alt ordnet, andre steder er det så lite som under ti prosent. 

Noen eksempler viser hvordan bildet endrer seg når tallene fra kommuneundersøkelsen tas med:

• IKA Hordaland rapporterer om en ordningsgrad på 89 prosent. Men med rundt 3000 hyllemeterne uordnede arkiver i eierkommunene, synker ordningsgraden til  72 prosent.  
• IKA Kongsberg har en ordningsgrad på imponerende 100 prosent i eget depot. Men når vi tar med de 8100 hyllemeterne uordnet arkivmateriale som fremdeles står ute i eierkommunene, synker ordningsgraden til 79 prosent. 
• Hos Arkiv Troms er 43 prosent depotmaterialet ordnet. Legger vi til nesten 4000 hyllemeter uordnet arkiv i kommunene betyr det at for innbyggerne i eierkommunene er bare 24 prosent av de offentlige papirarkivene ordnet og tilgjengelige. 

Totalt gir beregningene et bilde av at rundt 60 prosent av papirarkivene i kommunal sektor er ordnet. Uordnet arkivmateriale er i praksis lite tilgjengelig, enten man trenger det for å dokumentere egne rettigheter, søke innsyn i en sak, er forsker eller journalist, eller driver lokalhistorisk arbeid.  

Bekymret for rettsvernet

Lothe er bekymret for rettsvernet til den enkelte borger: 

- Det kan gjelde rettighetsdokumentasjon eller det kan være spørsmål om en eiendom. Hvis dokumentasjonen befinner seg i mapper ingen kan orientere seg i, svekkes rettsvernet, sier han og fortsetter:

- Som arkivarer setter vi ofte sammen historien ut fra bruddstykker. Vi skal sette sammen øyeblikksbilder, hva skjedde i de månedene eller årene denne saken sto på? Tenk deg en barnevernssak som strekker seg over 20 år. Noe av  rettighetsdokumentasjonen er på papir, noe er hos kommunen, noe er levert inn til en KAI, noe er digitalt. Når etterslepet er så stort, når dokumentasjon blir liggende i kjellere og på loft,  er det ikke sikkert vi kan sette sammen det situasjonsbildet som kreves. 

Lothe understreker at vi som samfunn dømmes etter hvordan vi behandler våre minoriteter:

- Hvordan tar vi vare på rettsvernet for de svake gruppene i et samfunn? Det er jo for å sikre etterrettelighet og rettsvern for alle at vi holder disse arkivene. 

 Tar noen ballen?

Lothe peker også på en ubalanse i ressursfordelingen. 

- Det er sagt, litt flåsete selvsagt, at en selvbiografi har større rettsvern enn en barnevernssak. 

Han viser til det han mener er en ubalanse mellom hva Nasjonalbiblioteket får av ressurser og hva for eksempel KAI-ene rår over. - Det er avsatt over 100 millioner kroner i år til digitalisering av kulturarven i Mo i Rana i regi av Nasjonabiblioteket, men vi får ikke sendt vårt materiale dit. Da blir premisset at en sekundærkilde får bedre vern enn en primærkilde.  

Lothe mener spørsmålet må løftes på et nasjonalt nivå:

- Hva har Arkivverket tenkt å gjøre med dette, og hvilken rolle vil kulturministeren ta? Skal vi rydde opp i dette, vil det koste mange hundre millioner, om ikke milliarder. Det finnes mange flinke folk som kan gjøre jobben, men så lenge analoge arkiv først og fremst blir sett på som kulturarv, og ikke som et grunnlag for rettigheter og demokrati, blir utfordringen stående. 

Arkivverket har ikke svart på forespørslene fra Aksess.