Tilsynsmyndighet, system og tillit

Jeg er så heldig at jeg får jobbe med ord og skrive om ting som er viktig. En av de sakene som er av stor betydning i kongeriket, og som ser ut til å gå fullstendig under radaren i de store mediene og i den politiske samtalen, er den prosessen som har fått saksnummer 2022/15291 hos Arkivverket. Vi som har jobbet med redigering av aviser, vet at spennende titler betyr mye. Kanskje er det tittelen som skremmer folk flest fra å lese. Saken heter «Søknad om regodkjenning av Visma Samhandling Arkiv / VSA ihht Noark 5 versjon 5.0». Saken er fra 2022. Det er forunderlig at saken pågår ennå.

Men før vi plager dere lesere med prosessen: Hva er det som står på spill her?

Rettighetsdokumentasjon

Saken handler om bevaring av rettighetsdokumentasjon fra norske kommuner. Vismas fagsystemer og VSA arkivkjerne, deres teknologi, er et hovedverktøy for velferdstjenestene, barnevernstjenestene, barnehagene, kommunal grunnskole og det kommunale flyktningarbeidet, for å nevne noen av de sårbare områdene her. Millioner av innbyggere i vårt lille land er innom disse datasystemene, og ideen (og kravet) er at informasjonen om oss skal tas vare på for ettertiden.

Det går en slags rød tråd fra kommuneloven og forvaltningsloven, som forteller hvordan det offentlige skal ta sine beslutninger og bruke sine penger, via arkivlova, som angir hvordan hukommelsen om dette skal bevares for ettertiden – til innsynsretten, som forteller oss hvordan vi skal få tilgang til dokumentasjonen som er skapt. Sårbare enkeltmennesker som ber om innsyn i sin egen sak, har større rett på innsyn enn meg som journalist. Den personlige innsynsretten blir mye brukt i saker der enkeltmennesker søker oppreisning og erstatning etter feil og maktmisbruk i offentlig sektor.

Nå som den største delen av dokumentene som skapes i kommunene, er digitale, blir funksjonaliteten i datasystemene ekstra viktige. 

Visma er en svært viktig leverandør til norske kommuner, og deres mange fagsystemer og arkivkjerne må simpelthen fungere for at lovkravet til arkivering av rettighetsinformasjon skal fungere. Hvis vi zoomer ut fra denne saken og ser rundt oss i samfunnet, ser vi altfor mange erstatningssaker fra sårbare mennesker som har blitt avvist på grunn av mangler i papirarkivene. Vi vil ikke gjøre de samme feilene med digitalt skapte arkiver. Det handler om mye mer enn penger. Det handler om den verdigheten som følger av å ha oversikt og eierskap til sin egen historie. Det handler også om kommunenes evne til å oppfylle lovkrav, de skal sørge for at «dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid» (arkivlova § 6).

Kommunal Rapport er så langt de eneste som har brydd seg litt. De skrev saken «Arkivverket varsler om alvorlige avvik i arkivsystemet til Visma» i 2023. Da hadde Arkivverket varslet dem om at tester etter godkjenningsmøte nummer 1 avdekket store avvik.

Manglende godkjenning

Visma Samhandling Arkiv har aldri blitt godkjent etter den gjeldende Noark-standarden 5.5.0 fra 2018. Det fagsystemene til Visma skal gjøre, er å saksbehandle og ta vare på bevaringsverdig og journalføringspliktig dokumentasjon. Dette gjøres ved at fagsystemene, eksempelvis Visma Velferd, Visma Familia eller andre, via en integrasjon som ofte heter KS Fiks Arkiv, overfører dokumentasjonen til arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv.

Ordbruken i saksdokumentene til Arkivverket er spesiell. «Ekstremt mangelfull og alvorlig» er ikke begreper de sindige saksbehandlerne vanligvis strør om seg med. Det ble avholdt møter og utvekslet flere brev etter saken i Kommunal Rapport. Nå har jeg bedt om innsyn i fortsettelsen, og jeg ser en sak der Arkivverkets folk og Visma snakker fullstendig forbi hverandre. Arkivverket nekter på tredje året å godkjenne arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv, mens Kommune-Norge fortsetter å kjøpe inn og bruke systemet for å håndtere og ta vare på rettighetsdokumentasjonen til sårbare mennesker. Visma sender brev etter brev tilbake til Arkivverket og sier gang på gang at de er uenige i at det foreligger avvik. Brevene avslører foreløpig ingen beskjeder om at de påståtte avvikene er rettet.

«Trygg skolevei»

Hvis denne teksten leses av noen som ikke har dyp kjennskap til dokumentasjonsforvaltning, så kan vi bruke et språklig bilde på det som skjer. Se for deg at det ikke er dokumenter som skal sendes av sted, men skolebarn. Se for deg fagsystemet som en skole, og at oppgaven til integrasjonen er å hente alle barna på et trinn for eksempel ved Trosterud skole i Oslo og få dem trygt frem til Tøyenbadet; altså arkivet. La oss si at integrasjonen er T-banen. Den skal frakte alle trygt frem. Alle barna har mulighet til å gå på banen. Men et par av ungene blir igjen ved skolen, og når banen kommer frem til Tøyen, blir et par av ungene igjen i vogna. De fleste går av. Noen går inn på svømmehallen, og noen står igjen ute på gata. Formålet med transporten er ikke oppfylt selv om man kan dokumentere at banen kjørte hele veien fra Trosterud til Tøyen. Jobben var å få alle ungene trygt på plass, slik at alle barna kommer trygt frem til svømmehallen der de skal være.

Denne saken handler heldigvis ikke om unger som forsvinner. Men den handler om dokumentasjon om sårbare mennesker som ikke havner trygt der den skal.

Fortsatt avvik

I brevvekslingen som har pågått i snart tre år, avbrutt av enkelte møter, beskrives en lang rekke funn ved systemet som Arkivverket har kalt avvik. Til dels grove avvik. Noe har blitt besvart underveis, og noe gjenstår.

Et av problemene er ulike datoer i arkivkjernen og dokumenters ekte dato i fagsystemene. Et annet eksempel, Flyktning, er et funn som viser at det var betydelig avvik mellom antall notater og journalposter som fantes i fagsystemet, og det antallet som ble med over i arkivkjernen VSA Flyktning. Arkivfaglig kaller man det uhjemlet kassasjon når det bevaringsverdige ikke overføres fra fagsystem til arkiv.

«Registreringer i løpende og offentlig journal for alle uttrekkene er ekstremt mangelfull og er et alvorlig avvik. VSA Velferd mangler 90 prosent, VSA Flyktning mangler 92 prosent, VSA Voksenopplæring mangler 89 prosent. Dette er avvik som må rettes, og vi ber om en forklaring på hvorfor det er slik», skrev Arkivverket i det ene brevet til Visma.

Det såkalte «avvik D» i et brev fra juni i fjor interesserer meg litt ekstra, som er opptatt av muligheten for innsyn. Arkivverket har funnet at systemet opererer med feil lovhjemler for skjerming, og at de hjemlene som faktisk ble brukt i saksbehandlingen, ikke overføres korrekt til arkivkjernen. I arkivkjernen lagrer man en kopi av offentlig journal der man sladder slike ting som avsender/mottaker, også når korrespondansemotparten er en annen offentlig instans.

Datauttrekk fra Visma Samhandling Arkiv viser eksempel gjengitt i brevet på at skjermingshjemmelen er «Paragraf», ikke en konkret paragraf med henvisning til lov eller forskrift, at skjermingen gjelder hele dokumentet, og at skjermingstiden er satt til «999», noe jeg antar er 999 år i arkivkjernen.

Vi har verken lovhjemmel eller tradisjon for en slik tidsangivelse på skjerming av dokumenter i Norge. I praksis vil dette kunne føre til manglende utlevering av dokumenter noen har krav på innsyn i dersom bruker av systemet ikke har god nok innsikt i lover og regler, eller hoderisting og manglende tillit til systemet dersom brukeren kan loven.

Visma og Arkivverket er fortsatt i prosess, og kanskje fører saken omsider frem til at Visma Samhandling Arkiv får godkjenningen de trenger. Uavhengig av utfallet er denne saken viktig. Den belyser hvor sårbart det kan være hvis vi stoler for mye på tredjepartsleverandører.

Arkivverket som fagmyndighet

Samfunnet trenger Arkivverket som fagmyndighet. Det må innebærer tilstrekkelig bemanning med kompetente folk som kan forstå it-systemene grundig, som kan kontrollere, og som kan føre tilsyn.

Også de stedlige tilsynene Arkivverket jobber med, er viktige. Når kun ett fylke, fjorten kommuner og to – 2 – statlige virksomheter får planlagt tilsyn i løpet av 2025, er det grunn til å være kritisk. Sjansen for at feil blir oppdaget innen rimelig tid, blir liten.

Jeg har opplevd mange grove feil i mitt arbeid som journalist, og lest om mye rart og alvorlig i de tilsynsrapportene som blir publisert. Det burde ikke være et urimelig mål at alle helseforetak og alle kommuner får tilsyn hvert femte år. Skal vi komme dit, må Arkivverket få større muskler. De som har mest å tjene på dette, er de innbyggerne som på et tidspunkt i livet har behov for rettighetsdokumentasjonen sin.