Informasjon og arkiv i en digital tidsalder

Dokumentasjonen er viktig fordi den angår mange av innbyggerne på en direkte måte. I tillegg kan dokumentasjonen besvare spørsmål for ettertiden, for eksempel om en byggetillatelse eller skolegang, eller den kan si noe om hvordan kommunen har utviklet seg. Dette gjelder også for Bærum kommune, der jeg jobber.

Spor av fortiden

Innbyggerne i en kommune tenker kanskje på arkiv som gamle papirarkiver kommunen har tatt vare på. Dette stemmer et stykke på vei, men ikke helt lenger. Bærum kommune har ca. 7 000 meter med papirarkiv som strekker seg tilbake til 1837. Disse arkivene dokumenterer kommunens tjenester og kan bidra til å spore opp historier om fortiden.

Arkivene kan også ha verdi i rettssaker, ettersom arkivmateriale dokumenterer hva som faktisk har skjedd. Gamle dokumenter kan også være kuriosa med en forlatt fortids skrift og uttrykksformer. I 1968 het det for eksempel ikke Plan og bygg, men Bygnings‐ og reguleringsvesenet, og en kunne ha «intet vesentlig å bemerke».

Men arkiver er ikke lenger bare papirer, verken i Bærum eller andre steder. Siden 1990‐årene har måten arkivene blir dannet på endret seg ganske mye. Vår egen samtid blir mer og mer digital og det samme blir det som etter hvert blir kildene til vår historie.

Digitalt landskap

Kanskje har du som innbygger eller bedrift i en kommune en digital postkasse hvor du kan motta post fra kommunen. Dette er gjerne post som også ligger digitalt lagret i kommunens arkivsystemer. I en digital tidsalder skjer deling og dannelse av informasjon i rekordfart sammenlignet med tidligere tider.

Dette digitale landskapet bidrar også til å skape nye forventninger til informasjonsflyt, danning og bevaring av arkiver. Vi ønsker å utnytte mulighetene det nye digitale landskapet gir, slik at både innbyggere og bedrifter i og utenfor kommunen, kan oppleve en stadig mer sømløs samhandling. Dette legger også grunnlaget for at innbyggere, historielag og andre kan ha nytte og glede av for eksempel Bærum kommunes arkiver i fremtiden.

Mange muligheter

En ny digital tidsalder gir et vell av muligheter for dokumentasjon og arkiver som har vært digitale eller elektroniske fra starten av. Utredningen «Fra kalveskinn til datasjø» fra 2019 foreslo en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. I en datasjø kan man forestille seg et utall kombinasjoner av ulike datasett som gir helt nye muligheter for innsikt og søkemuligheter i fortidens digitale arkiver. Kanskje kan også nye måter å kombinere arkivdata på, gi innbyggere og næringsliv en helt annen oversikt over hva kommunen foretar seg innen ulike samfunnsområder i sanntid.

Pålitelig dokumentasjon

Mulighetene er mange, men samtidig må vi være opptatt av at dataene er til å stole på. I dag har de fleste av oss et begrep om falske nyheter. Vi opplever også at informasjon bestrides. Vi som jobber med arkiv og informasjonsforvaltning på vegne av innbyggerne og samfunnet er opptatt av at dokumentasjon fortsatt er til å stole på, og at det som med tid og stunder skal langtidsbevares, faktisk ender opp som et pålitelig historisk arkiv til slutt.

Nye plattformer, felles løsninger og systemer for fulldigitale arkiver må utvikles på en slik måte at vi fortsatt kan stole på informasjonen i arkivene. Premissene for hva som kan regnes som et pålitelig dokument og de kanaler vi alle kommuniserer gjennom, har vært og er i betydelig endring. Digitale kanaler påvirker innbyggerne og bedriftene daglig. Det er derfor viktig at den digitale flyten av dokumenter og informasjon som går mellom innbyggerne, bedriftene og kommunen er like pålitelig som tidligere. Innholdet i et dokument en innbygger har mottatt må det samme som arkivversjonen kommunen selv har. Det er også viktig at dokumentasjon kan gjenfinnes 30 år senere uten at innholdet har endret seg, når en tidligere skoleelev, lokalhistoriker eller huseier spør.

Informasjons‐ og dokumentasjonssystemene må kort sagt kunne låse eller fryse dokumentene og informasjonen om dem; for eksempel når det ble sendt, avsender, mottaker og hva det gjelder. Det er en arkivars mareritt hvis det ligger en versjon av et dokument i et av arkivsystemene mens innbyggeren sitter med annen hvor innholdet ikke er helt det samme. Hva er da originalen og hva blir fakta?

En strategi for framtiden 

Bærum kommune er Norges femte største kommune målt i innbyggertall. Det er mange som har forventinger til oss, og vi må ha orden i eget hus. Det kommunen gjør med arkivene og informasjonen rundt oss i hverdagen er førende for det kommunen og dens innbyggere sitter igjen med om noen år. Vi har derfor utviklet en strategi for Bærum kommunes dokumentasjonsforvaltning og arkiv som innebærer å arbeide med arkiv og informasjonsforvaltning på en proaktiv måte.

Et av de overordnede målene i kommunens arkivstrategi er å øke datafangsten. Det betyr at vi må være i forkant av anskaffelser av nye fagsystemer og applikasjoner for å sikre at arkivfaglige hensyn ivaretas. Det kan ha konsekvenser for valg av leverandør. Hvis integrasjon er aktuelt, er det viktig å stille krav til arkivfaglig kvalitet. Har metadata for lav kvalitet har det konsekvenser for senere søk og oppslag i et historisk arkiv. Som det står i vår strategi må vi være en kompetent og sterk fagmyndighet som utøver fagansvaret på en tydelig måte i slike sammenhenger.

Dette gjør at vi må prøve å sette retning for måten arkivene dannes på i det daglige, samtidig som vi prøver å ta grep om framtiden og ivareta fortiden. Ingen vet hva framtiden bringer, men vi kan likevel prøve å jobbe målrettet for å styre framtiden på en arkivfaglig god måte, slik at krav om pålitelighet og ekthet blir ivaretatt til det beste for innbyggere, næringsliv og samfunn.

Bærum kommune

Ansatte i kommunen: 8 025 årsverk, 12 852 medarbeidere.

Arkivet har forvaltningsansvar for sakarkivløsning Acos Websak og overordnet for arkiv i fagsystemer, ca. 7 000 hyllemeter med historisk papirarkiv.

Avdelingen heter avdeling IT Dokumentasjon, har 23 medarbeidere og holder til i kommunegården i Sandvika. 

Kommegården i Sandvika