Lederbytte i Stiftelsen Asta

Stiftelsen Asta

Stiftelsen Asta ble opprettet 18. september 1995 av Arkivforbundet og Riksarkivaren. Stiftelsens formål er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter.

Stiftelsen utvikler og forvalter programvaren Asta og Arkivportalen.no.

Se pressemelding fra 05.12.24

I pressemeldingen på Stiftelsen Astas nettside takkes Morten Evensen for dedikert innsats for Stiftelsen gjennom 10 år, og legger til at: «Morten har spilt en viktig rolle i å lede stiftelsen gjennom omstilling, og for å bidra til at programvare og tjenester fortsatt er relevante for arkivsektorens behov.»

Aksess har spurt Iselin Paulsen, som er styreleder i Stiftelsen Asta, om lederbyttet. Hun vil ikke kommentere bakgrunnen for at Evensen slutter, men sier at styret sørger for at Stiftelsen Asta til enhver tid har en daglig leder. Ny midlertidig leder er Gisle Sveva, som har mangeårig bakgrunn fra konsulentbransjen og ledende stillinger innen IT, styrearbeid og forretningsutvikling. 

Veien videre

– Prosessen med å finne en ny, permanent daglig leder som kan løfte stiftelsen videre er i gang, og både kompetanse og erfaring fra ledelse, arkiv, teknologi og økonomi er sentrale kvalifikasjoner.

Iselin Pausen understreker at utvikling og drift av Arkivportalen og ASTA-programvaren fortsetter med uforminsket styrke fremover.

– Forbedringer på Arkivportalen fortsetter etter dialog med brukerne, og det er mange kunder i Arkivsektoren som nå oppgraderes til nyeste ASTA 7-versjon. Den daglige driften av tjenesteutvikling og prosjektleveranser fortsetter uten påvirkning av denne endringen. 

På spørsmål om hva som er ambisjonen for Arkivportalen og ASTA fremover, svarer Paulsen at Stiftelsen Asta skal tilby fremtidsrettede arkivtjenester og programvare som er godt tilpasset arkivsektorens behov.

– Kvaliteten på programvare og tjenester er alltid viktig for Stiftelsen Asta, og etter dialog med brukere av blant annet Arkivportalen, er det identifisert forbedringsområder som implementeres suksessivt fremover. For programvaren ASTA 5 og 7, pågår kontinuerlige forbedringer, og det er flere kunder som nå oppgraderer til nyeste versjon, med de funksjonsforbedringer som det medfører. 

Stiftelsen spiller en viktig rolle i arkivsektoren, og styret vil, i samarbeid med daglig ledelse, fortsette å legge stor vekt på samarbeid med sektoren, slik at sektorens behov blir godt ivaretatt. 

Samarbeid med sektoren

– Styret vektlegger god dialog med arkivsektoren, både for å kunne levere fremtidsrettede og optimaliserte tjenester og rådgivning til sektorens brukere, men også for å ivareta stiftelsens formål om å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlig og privat arkiv. Styret ser frem til å kunne presentere ny, permanent daglig leder for sektoren etter en grundig prosess. 

Bergen byarkiv er mangeårig bruker av katalogsystemet Asta og Arkivportalen.no. Til Aksess sier Jan Tore Helle, som er byarkivar i Bergen kommune og nestleder i Arkivforbundet som oppnevner to styremedlemmer i stiftelsen Asta:

– Flere av våre nåværende og tidligere ansatte har samarbeidet tett og godt med stiftelsen, både under Evensen og hans forgjengere. Vårt fokus har vært stabil drift samt utvikling i tråd med våre behov som kunder og brukere. Så er det selvsagt slik at vi ikke alltid når fram med alle behov -noe er forståelig og selvsagt kan stiftelsen også bli bedre på kundedialog. Dette gjelder gjennomgående uavhengig av daglig ledelse. Men vi planlegger nå for fortsatt bruk av løsningen. Katalogsystem er et sentralt verktøy i vår forvaltning og vi er avhengig av god styring av prosesser her. Vi forvalter også kulturhistoriske verdier som utgjør 45.000 hyllemeter v.h.a. løsningen. Dette må fungere.

Ønsker fremover

På spørsmålet om ønske for utviklingen av ASTA og Arkivportalen fremover, svarer Helle:

– Jeg har ansvar for en relativt stor arkivvirksomhet og vi er avhengig av god og automatisert styring av arbeidsprosesser i forvaltning av arkiv fra mottak til tilgjengelighet. Vi er også avhengig av gode funksjoner for styring og forvaltning av arkivlager og logistikk. Løsninger som forenkler framfinning og som kan fortelle oss nøyaktig hvor det er ledig magasinkapasitet. Løsningen skal hjelpe oss til å være effektive.

Byarkivar i Oslo, Ranveig Låg Gausdal sier at stiftelsen opprinnelig ble etablert for å arbeide nærmest ideelt med standardisering i arkivsektoren, gjennom utvikling av felles programvare.

– Det har blitt mer og mer tydelig at stiftelsen driver kommersiell forretningsdrift. ASTA selger programvare og konsulent- og andre betalingstjenester, først og fremst til arkivsektoren. Det tenker jeg er greit. Men da må både stiftelsen og vi som kunder justere rollene deretter. Stiftelsen må arbeide med profesjonell, systematisk og forutsigbar kundedialog på dertil egnede arenaer, og vi som brukere må stille krav som kunder, slik vi gjør i andre sammenhenger. Og Arkivverket bør eie standarder for arkiv-Norge, sier Gausdal.

Wenche Lund Risdal, leder av IKA Kongsberg, støtter dette.

Helle utdyper følgende om fremtidig utvikling:

– Som kunde og bruker ønsker jeg å få til god dialog om videreutvikling av løsningen slik at den støtter sektoren og selvsagt min virksomhet sine behov. Og så forstår jeg at det er en helhet å ivareta her, og særlig når løsningen nå er skybasert. Videre vil det nok være en utfordring for stiftelsen å skille de behovene kundene har, fra de behovene stiftelsen har for å understøtte egen forretning i konsulentoppdraget. Det blir stiftelsen sin utfordring. På et mer overordnet strategisk nivå håper jeg stiftelsen og stifterne (Arkivforbundet og Arkivverket) kan gå i dialog om å tydeliggjøre roller og oppgaver for standarder og fagutvikling i sektoren. Her utfordrer jeg særlig Arkivverket til å være sitt ansvar bevisst.