Dette bør du vite om arkivforskriften

– I den nye arkivforskriften vil det legges detaljerte føringer for hvordan kravene i arkivloven skal etterleves i hverdagen. Det er her du finner de konkrete forventningene til daglig drift og rutiner. Derfor er det ekstra viktig å komme med høringsinnspill nå, sier Kjetil Landrog, generalsekretær i Arkivforbundet, som selvsagt vil inngi sitt høringssvar innen fristen.

Arkivforbundet inviterte til webinar om den nye loven, og spesielt forskriften, i oktober. Her presenterte Kjetil Korslien og juridisk direktør Harald Sommerstad i Arkivverket forskriften og gikk gjennom de viktigste endringene. Begge understreket hvor viktig det er at institusjoner og enkeltpersoner som ser utfordringer ved forslaget til forskrift sender inn høringssvar. Mesteparten av denne artikkelen baserer seg på dette webinaret. Du kan se hele webinaret her.

Den nye arkivforskriften er langt mer omfattende enn tidligere, med sine 12 kapitler og 54 paragrafer. Det skyldes at den nye arkivloven er ment som en overordnet lovgivning, mens detaljene kommer i forskrift. Dessuten vil deler av riksarkivarens forskrift, om tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv, legges inn i den nye forskriften. En ny bevaringsforskrift er lagt ut på høring med frist 28. november.

1. Viktig å tenke på for kommunene

Kjetil Landrog trekker frem disse punktene som spesielt viktige for kommunene:

• Forskriften skjerper kommunens plikt til å arkivere og håndtere dokumentasjon fra private leverandører. 
• Dokumentasjonsplanen (tidligere arkivplan) blir et kritisk styringsverktøy for kommunene
• Funksjonsbasert regelverk krever at kommunene sikrer tilgjengelighet, etterprøvbarhet og bevaring
• Nasjonalarkivet kan ilegge sanksjoner, det betyr at kommunene må ha klare rutiner og systemtilpasninger
• Oppgavene er mer komplekse enn tidligere, og det vil være behov for økt kompetanse. Dette er også oppgaver et IKA kan bistå med.

2. Viktig å tenke på for KAI-ene

Det er ikke nytt, men Arkivloven §14 (2) presiserer at bevaringsinstitusjoner som løser oppgaver knyttet til langtidsbevaring på vegne av en kommune eller fylkeskommune (KAI) skal følge arkivloven. Det fremgår også at kommune og fylkeskommunene beholder råderetten over arkivene.

§ 9 som omhandler samarbeid om å løse oppgaver, er også spesielt relevant for IKA-ene.

Hele kapittel 9, Tilgjengeliggjering av arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring, setter føringer for pliktene en KAI har når arkiv er overført til dem. Her omtales også muligheten for å ta betalt for tjenester.

3. Innebygget arkivering og slutt på krav om Noark

På et helt overordnet nivå mener Kjetil Korslien, områdedirektør Samfunnsdokumentasjon i Arkivverket, at forslaget til forskrift kan kokes ned til tre problemstillinger:

• Riktig informasjon skal tas vare på 
• Informasjon skal bevares
• Informasjon skal tilgjengeliggjøres for rettigheter, dokumentasjon og demokratikontroll

– De store endringene for arkivene ligger spesielt under punktet om bevaring av informasjon, sa Korslien under webinaret. –  Her får arkivinstitusjonene mye større frihet i hvordan informasjonen skal bevares, det stilles også noen krav, sa han.

En av hensiktene med regelverket er å legge til rette for innebygget arkivering.

– Innebygget arkivering er i prinsippet er en del av det nye regelverket. Det kan jeg si fordi informasjonen skal beholdes der den skapes, arkivinstitusjonene trenger ikke lenger et dedikert arkivsystem. Arkivene er fri til selv å beskrive hvordan informasjonen tas vare på, de behøver ikke flytte informasjon fra et system til et annet, sa Korslien. En av de store fordelene, påpekte han, er at det vil bli mindre tap av data og billigere arkivering.

Med disse ordene henledet han oppmerksomheten til §§ 6, 7 og 8 (se faktarammer) i forslaget til forskrift, og oppfordrer alle til å sette seg inn i teksten her og komme med høringsuttalelser. I disse paragrafene settes kravene til informasjonssystemer, til beskrivelsen av dem og til vedlikehold av digitale arkiv.

Som en naturlig følge av at arkivinstitusjonene blir frie til å beskrive egne informasjonssystem, opphører kravet om Noark-standard. Hvilken som helst standard kan brukes, eller kanskje ingen standard i det hele tatt, betingelsen er at kravene i §§ 6, 7 og 8 må følges. Ønsket er at denne frigjøringen skal lede til rask innovasjon.

Samtidig vet både Arkivverket og Kultur- og likestillingsdepartementet (KUD) at ikke alle arkivinstitusjoner ønsker eller har kapasitet til å bygge sine egne informasjonssystemer. Derfor ble den svært forenklede versjonen Noark 5.6 publisert i september. Ved å bruke versjon 5.6 vil alle krav være oppfylt og den er også kompatibel dagens system.

4. Hva betyr det at regelverket er funksjonsbasert?

Juridisk direktør i Arkivverket, Harald Sommerstad, trakk sammenhengen mellom innebygget arkivering – at arkiveringen skjer der dokumentet skapes enten det er i fagsystem eller i prosess – og at det nye regelverket legger opp til å være såkalt funksjonsbasert.

Han forklarte prinsippet bak funksjonsbasert regelverk slik:

– Vi gir dere ikke en oppskrift på pannekake. Vi sier vi vil ha en pannekake, men dere er frie til å velge hvordan dere vil lage den. Og selvsagt, kommer dere med en vaffel så har dere bommet på oppgaven, sa Sommerstad.

Som positive konsekvenser av funksjonsbasert tilnærming pekte han på større valgfrihet, mer fleksibilitet og bedre tilpasning til utvikling i teknologi og samfunn.

Mer krevende konsekvenser mente han i stor grad falt på Nasjonalarkivet. Det vil bli større behov for veiledning og det blir vanskeligere å vurdere etterlevelse når de skal føre tilsyn. Arkivprinsippene (autentisitet, integritet, tilgjengelighet - arkivloven §5, forskrift § 2) vil være sentrale når Nasjonalarkivet skal vurdere etterlevelse.

– Nasjonalarkivets oppgave blir å lage veiledninger og anbefale beste praksis til hvordan oppgavene kan løses, sa Korslien og tilføyde at veiledningene ikke vil bli klare til 1. januar 2026. Derfor vil heller ikke tilsynene i den første tiden gå direkte på oppfyllelsen av krav.

5. Hva er et arkiv?

En vesentlig forskjell mellom det gamle regelverket og det nye forslaget til arkivforskrift, er hvordan arkiv defineres. Dagens forskrift fokuserer på hva som ikke er arkiv, og sier at alt annet skal arkiveres. 

I § 2 i den nye arkivforskriften er dette snudd på, slik at den gir føringer for hvilke kriterier som må oppfylles for å forvalte dokumentasjonen som arkiv.

Formålet er å gå bort fra detaljstyring til prinsippstyring. I hovedsak kan vi si at det skal være nok informasjon til å forstå og etterprøve en sak, men ikke mer enn nødvendig. Selve vurderingen som arkivinstitusjonen gjør skal være åpen og tilgjengelig, og vil være en del av dokumentasjonsplanen. (Ny forskrift § 16 b)

6. Lovens virkeområde (arkivloven §3 og §7)

Sommerstad understreket at med den nye arkivloven § 3, er lovens virkeområde utvidet til å gjelde også for private virksomheter hvis de faller inn under følgende to kategorier: De treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. 

Skoler er et eksempel. Det offentlige har bestemmende innflytelse over virksomheten, dersom det er fastsatt i forskrift. Det gjelder ikke næringsvirksomhet. Eksempler på dette er Vinmonopolet og Norges Bank. De virksomhetene det gjelder vil komme frem av forskrift, men denne forskriften er ikke klar enda.

Arkivlovens §7 ble etter høringsrundene i komiteen i vår utvidet til å gjelde private når de utfører oppgaver på vegne av det offentlige, for eksempel en barnevernsinstitusjon. –Det er ikke noe forarbeid til bestemmelsen, så tolkning og anvendelse vil trolig bli klarere etter hvert, sa Sommerstad.

Det er det offentlige organet som setter ut tjenestene til en privat aktør som har ansvaret for at arkivloven blir overholdt, ikke den private institusjonen. I praksis betyr det at det må inngås bindende avtaler.

7. Samarbeid – hvem har ansvaret?

Forslaget til forskrift § 9 presiserer at når flere organ samarbeider om å løse oppgaver i et fellesskap, skal dokumentasjonen forvaltes samlet. Det skal gjøres en konkret avtale om hvilket organ som har ansvaret for at arkivlov og -forskrift er fulgt.

Under webinaret kom det flere spørsmål om denne bestemmelsen, eller rettere sagt definisjonen av «felles system» som gis i forskriften § 1. Her heter det at felles system er «et informasjonssystem der ulike organ med ulike roller samarbeider om å løyse oppgåver i dei same sakene eller arbeidsprosessane». Det kom innspill fra tilhørerne om at i samarbeidsprosjekter er det ikke nødvendigvis slik at man har ulike roller.

Arkivverket trakk frem at nettopp slike problemstillinger er det svært interessant å påpeke i høringssvarene. 

– Det er utrolig viktig å komme med innspill i høringsrunden dersom man oppdager elementer som er ulogiske eller uklare, sa Korslien.

8. Sletting av enkeltopplysninger (personopplysninger)

Kapittel 10 i forslaget til forskrift handler om personopplysninger i arkiv, og balansegangen mellom plikten til å dokumentere og retten til å bli glemt (artikkel 17 i GDPR). Hvis noen ønsker å slette egne personopplysninger, er det Nasjonalarkivet, og ikke Datatilsynet, som kan fatte vedtak om kassering av enkeltopplysninger. § 45 sier noe om hvilke vurderinger som skal gjøres av Nasjonalarkivet, mens § 46 pålegger det behandlingsansvarlige organet å legge søknaden frem for Nasjonalarkivet. Det innebærer å hente inn nødvendige opplysninger, gjøre undersøkelser og komme med en anbefaling til avslag eller medhold.

Kjetil Korslien i Arkivverket ba spesielt om at arkivinstitusjonene i sine høringssvar ga tilbakemelding på hvordan de mener denne ordningen vil fungere.

9. Konvertering, avlevering og overføring av arkiv

Et siste punkt Korslien gjerne ville ha innspill på gjelder avlevering av arkiv. I § 22 i forslaget til forskrift er det nedfelt at statlige arkiv blir forpliktet til kun å levere digitale arkiv – de må altså konvertere eventuelle analoge arkiv før avlevering. For kommunene blir dette derimot valgfritt.

Hele kapittel 6, 7 og 8 (§§ 22 – 40) gjelder kun statlige arkiv som skal avlevere til Nasjonalarkivet.

Kapittel 5 i forslaget til arkivforskrift gir til dels ganske detaljerte krav når analoge arkiv konverteres (§ 18), krav om registrering av metadata og bestemmelser rundt destruksjon av analoge arkiv etter konvertering (§ 20). I § 21 videreføres regelen om at dokumentasjon fra 1950 og tidligere, samt all dokumentasjon som har «særskild historisk verdi som gjenstand», skal bevares analogt. Forskriften angir hva som skal til for at dokumentasjon har særlig historisk verdi som gjenstand.

10. Dokumentasjonsplan og internkontroll

Kapittel 4 har overskriften «Dokumentasjonsplan og internkontroll». Her er det spesifikke krav til hva dokumentasjonsplanen skal inneholde (§ 16), mens § 17 om internkontroll ikke gjelder for kommuner og fylkeskommuner. Det er fordi kravet til internkontroll er lovfestet i kommuneloven § 25-1.

11. Tilgjengeliggjøring og betaling

Kapittel 9 har overskriften «Tilgjengeliggjering av arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring». Statlige organ avleverer, mens kommuner overfører arkiv til langtidsbevaring.

Det vil nå påligge bevaringsinstitusjonen å publisere søkbare oversikter over arkivene som langtidsbevares. Dette gjelder også når man mottar privatarkiver.

Det presiseres også at det er tillat å sammenstille og lagre personopplysninger for senere bruk når formålet tilsier det. Erfaringsmessig kommer gjerne likelydende forespørsler til bevaringsinstitusjonen, men fra forskjellige hold. Paragrafen er ment å motvirke at arkivaren må gjøre den samme sammenstillingen gang på gang.

§ 44 er interessant, den sier at Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjoner kan ta betaling for tjenester som ligger utenfor innsynsretten. En kan for eksempel tenke på merbruk av arkivene, sette opp API-er, tilpasse datasett eller anonymisering. Betalingen kan dekke faktiske kostnader, medgått arbeidstid og til og med en liten avkastning, forklarte Sommersted.

12. Når organer legges ned eller oppgaver flyttes

I kapittel 11 kommer det et sett helt nye regler som gjelder omorganisering av offentlig sektor, altså sammenslåing av etater, flytting av oppgaver og lignende. Hovedregelen er at det organet som opprinnelig hadde oppgaven, fortsetter å ha ansvaret for dokumentasjonen uavhengig av omorganiseringen. 

Når det gjelder kommune- og fylkessammenslåinger, skal ansvaret for dokumentasjonen komme i forskrift fra kommunaldepartementet.