Hipp hurra for postjournalen

Usynlig dokumentasjon

Arkivverkets tilsyn avdekker betydelige utfordringer med å ivareta viktige arkiver og dokumentasjon, både i små kommuner, i statlige etater og departementer. Den siste tiden har media vært fylt av diskusjoner rundt aksjekjøp, habilitet og dokumenter som ikke dukker opp i postjournalene. Situasjonen bekymrer oss som er opptatt av åpenhet, demokrati og rettssikkerhet.

Oppsiktsvekkende Mange dokumenter blir aldri journalført. Noen ganger journalføres det for sent, og ikke fortløpende. Det betyr at det er vanskelig å ettergå beslutninger eller avdekke kritikkverdige forhold. Det kan være alt fra tapt skolegang, uklarhet om tomtegrenser eller politiske beslutninger og vurderinger. Det er for eksempel ganske oppsiktsvekkende at det eneste sporet vi har etter diskusjonen rundt covid-nedstengingen av Norge, er et bilde av et whiteboard. Man kan jo lure på hva fremtidens forskere og historikere vil tenke om det.

Bekvemt Massiv økning i informasjonsmengde og tungvinte og tidkrevende arkiveringssystemer har noe skyld. I tillegg er arkiveringsoppgaven flyttet fra arkivet til saksbehandlerne, som har mye annet de skal drive med. Kombiner dette med lav kunnskap og interesse hos toppledelsen, og du sitter igjen med at feltet «arkivering» nedprioriteres. Og noen ganger er det kanskje også mest bekvemt å la være å journalføre og arkivere?

Med innsyn følger ansvar

Vi som driver med arkiv har ventet og ventet på en debatt om dårlige arkivsystemer, manglende dokumentasjon av beslutninger og tynne postjournaler. Riksrevisjonens rapporter behandles i Stortinget, men likevel uteblir systemdebatten. Men kanskje kan vi nå stå overfor et skifte, på grunn av aksjer og saker om manglende eposter og journalføring. Kanskje ser man verdien av arkiveringen. I Norge tar vi innsyn som en selvfølge, men det er faktisk ingen andre land som har åpnet for innsyn i forvaltningen på samme måte som her.

Vi har verdens beste systemer for innsyn, og med det følger også ansvar, både for byråkrater som skal dokumentere hva de driver med og for pressen som skal bruke verktøyet. I mellomtiden håper jeg at pressen fortsetter å grave og spør: Hvorfor er det hull i arkiv og postlister?