Den nordiske modellen

Om boken

TIps The Nordic Model of Digital Archiving er redigert av Greg Bak og Marianne Rostgaard

Forlag: Routledge

Utgitt: 2023

328 sider

Norske bidragsytere: 

• Herbjørn Andresen
• Martin Ellingsrud
• Lars-Erik Hansen 
• Anneli Sundqvist

Boken inngår i bokserien Studies in Archives. For tiden består serien av 10 engelskspråklige bøker som dekker bredt innenfor arkiv, dokumentasjonsforvaltning, sosial rettferdighet og lignende temaer.

Omtalen er en veiledning inn i bokens innhold, men Bould vil i tillegg trekke inn norske forhold der han har kunnskaper som er direkte sammenlignbare med forhold av interesse eller betydning omtalt i boken. Han tar utgangspunkt i egen kunnskap og interessefelt og går derfor mer inn på forhold som gjelder bevaring av digitalt skapte arkiver. Omtalen går i begrenset grad inn på kapitlene som gjelder samlingsforvaltning og utdanning. Nedenfor følger Martin Boulds omtale. 

--

The Nordic Model of Digital Archiving er ikke en tradisjonell lærebok i arkiv, langtidsbevaring eller dokumentasjonsforvaltning, men mer en bok for dem som har jobbet med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i ulike roller eller har akademisk interesse for feltet. Boken kan også være interessant for andre som arbeider med utredning og forskning på felt relatert til høyere utdanning, kunnskap om profesjoner og andre forskningsmiljøer. Boken kan fungere som en inngang til å forstå arkivfeltet i bred forstand.

Faglig nyttig, ikke lett tilgjengelig

Fremstillingen er ikke spesielt lett tilgjengelig eller lettlest. Dette skyldes mye at temaene som dekkes, er vanskelige. For ikke-engelske lesere er en rekke kapitler språklig tunge. Boken har dessuten referanser til faglitteratur som ikke uten videre er enkelt tilgjengelig. For det riktige publikumet er boken både faglig nyttig, interessant og spennende.

Som svært mange engelskspråklige fagbøker som drøfter og problematiserer forhold rundt arkiv- og dokumentasjonsforvaltning på teoretisk nivå, har fremstillingen mer karakter av å være en artikkelsamling enn en bok. At boken har til sammen 21 ulike forfattere, preger fremstillingen.

Boken dekker forhold i alle de nordiske landene, men vektleggingen er basert på studier av danske forhold. Slik sett vil leserne som ønsker en detaljert og bred direkte sammenligning mellom forhold i de ulike nordiske land, med visse unntak bli litt skuffet. Omtalen av danske forhold har likevel overføringsverdi for oss som arbeider med bevaring av digitalt skapte arkiver i Norge. Helt siden 1970-tallet har Norge fulgt de danske resonnementene og den danske tenkningen på dette området. Det har også vært perioder med svært tett samarbeid mellom de nordiske land.

I boken nevnes ikke det praktiske og tekniske felles metodearbeidet som resulterte i en utredning utgitt i Nordisk råds regi i 1996: To Preserve and Provide Access to Electronic Records TemaNord 1996:549. Dette var et samarbeidsprosjekt rundt metoder for bevaring av uttrekk (eksporter fra databaser) i relasjonell form som metoder for å bevare elektronisk arkivmateriale. Rapporten ble ferdigstilt før regler ble etablert i Norge fra 1999 med innføringen av arkivloven. Da arkivloven kom på plass, fikk man regler som åpnet for bevaring og mottak av systemer som arkiverte elektroniske saksdokumenter (digitale papirrepresentasjoner) fra den tradisjonelle papirbaserte enkeltsaksbehandlingen.

Utgangspunktet for boken er det danske forskningsnettverket Digitization and the Future of Archives (2018–2022). De to redaktørene av boken er kanadisk og dansk og har vært opptatt av at bidragene skulle evne å se de nordiske erfaringene med et blikk utenfra.

Samlet sett har fremstillingen lykkes i å se både styrker og svakheter ved den nordiske modellen på en god måte. Den nordiske modellen representerer her et samlet sett med til dels likeartet arkivtradisjon; registraturtradisjonen, velutviklede demokratiske tradisjoner og en sterk sentralisert forvaltning.

Nordiske fellestrekk

De nordiske fellestrekkene, som også reflekteres i bokens øvrige kapitler, er (her fritt oversatt fra side 7):

• Tett relasjon mellom dokumentasjonsforvaltning (records management) og (depot)arkivering (archiving)
• Sterke regulatoriske rammeverk (lovgivning) har bidratt til å sikre ansvarlighet og transparens innenfor det digitale dokumentasjonsforvaltningsfeltet i Norden
• Standardisert dokumentasjonsforvaltningspraksis (ulike former for journaltradisjoner), som overlevde overgangen til det digitale
• Standardisering av ulike typer, gjennom migrering av digitalt skapt dokumentasjon til standardiserte langtidsbevaringsformater

De samme trekkene har også skapt utfordringer, og boken spør direkte og indirekte om de tingene som gjorde at man lykkes i de nordiske land, også er områder som skaper problemer for bevaring på blant annet privatarkivområdet. Den spør også om den gjeldende tilnærmingen skaper problemer for bevaring av offentlige arkiv.

Det er også mulig å stille spørsmål, som flere av kapitlene gjør, om man har for liten grad av fleksibilitet i reglene for mottak av digitale arkiver, slik at informasjonstap ved overføring til arkivdepotinstitusjonene av dokumentasjonens produksjonsmiljøer hos arkivskaperene blir for store. Med informasjonstap menes tap av egenskaper ved overføring av arkivene fra produksjonsomgivelser til depotomgivelser eller ved overføring til etterkommersystemer. Eksempler kan være når dokumentasjon som blir skapt i et Excel regneark, konverteres til pdf og derigjennom mister gjenbruksmuligheter. Eller at man ved bevaring av digitale arbeidstegninger som hos virksomheten har vært representert som tredimensjonale modeller, ved overføring til arkivdepot har blitt konvertert til todimensjonale tegninger.

Detaljert fremstilling

Gjennom en rekke kapitler som dekker ulike forhold rundt arbeidet med mottak og forvaltning av digitalt skapte arkiver, ønsker boken å belyse hva som har vært vellykket med den felles nordiske tilnærmingen, og hva som ikke har lykkes. Mange kapitler har med stort detaljeringsnivå gått inn i historikk, metoder, fremgangsmåter og løsninger rundt mottak og forvaltning av digitalt skapt dokumentasjon i reguleringer og hos de respektive lands nasjonalarkiver (med sterk vekt på Danmark). Kontrastene, men delvis også utfordringene med den sentraliserte nordiske modellen har blitt illustrert gjennom kapitler som omtaler og dekker arbeidet med bevaring av arkiver fra private virksomheter.

En svakhet ved den detaljerte fremstillingen av danske forhold er at flere av kapitlene omtaler samme saksforhold fra ulike innfallsvinkler – uten at noe direkte nytt kommer frem. Dette kan svekke fremdriften i lesningen. Samtidig er det positivt at kapitlene derfor også kan leses som separate artikler.

Inspirasjon til forbedringer?

For dem som ønsker å se på og drøfte justeringer av den danske tilnærmingen som inspirasjon til forbedringer av norsk praksis, vil kapittel 10 (That's Us with the Originals – Authenticity and interactivity in Danish digital archiving) være vel så interessant som introduksjonskapittelet. Det overordnede perspektivet er at grunnen til at den nordiske tilnærmingen har vært vellykket, også er grunnen til at man ikke i samme grad har lykkes i å bevare arkiver fra ikke-offentlige virksomheter. Den sterke sentraliseringen av arkivinstitusjonene (jeg mener det kan stilles spørsmål ved om den er så sterk som boken fremstiller det) og den sterke reguleringen av fremgangsmåter og metoder for å bevare digitalt skapte arkiver har også gjort det vanskelig å bevare og sikre arkiver fra private arkivskapere og virksomheter.

Man har lykkes med å bevare digitalt skapt dokumentasjon fra registersystemer i forvaltningen i de nordiske landene som er omtalt (Norge, Sverige, Danmark), gjennom en svært tidlig like- eller sidestilling mellom digitale arkiver (i Danmark fra 1973 og Norge vel fra 1975- 76) og papirbasert materiale. Da man samtidig aksepterte at digitalt skapte arkiver skulle sidestilles med analoge eller papirarkiver, satte man tidlig opp strenge regler og krav for hvordan og i hvilken form disse arkivene skulle være. I både Danmark og Norge fastslo man følgende prinsipper, i Norge litt senere enn i Danmark:

• Kun data blir bevart. Systemer/programvaren blir ikke bevart.
• Bevaringsvurdering bør finne sted på et tidlig tidspunkt i livssyklusen til systemene. I Norge nok mer et ideal enn en realitet.
• Overføring av arkivversjoner skulle utgjøre en eller flere sekvensielle datafiler lagret på magnetbånd i et systemuavhengig format sammen med relevant dokumentasjon.

For ordens skyld; dette er prinsipper (med unntak av bestemmelsene om «magnetbånd») som fortsatt gjelder i de nordiske landene.

Kritikk av den nordiske modellen

I kapittel 6 sammenligner Greg Baks den danske og den kanadiske modellen. I Canada etablerte man helt andre prinsipper enn i Norden. Her skulle man

1. sikre at maskinlesbare data med langvarig verdi blir bevart
2. sikre bevaring av maskinlesbare data med verdi
3. utvikle referanse (katalogtjenester) for å sikre etterspørsel

Den nordiske tilnærmingen var tidlig gjenstand for sterk kritikk fra ledende personer. I 1991 kritiserte Ken Thibodeus den danske og nordiske modellen. Sitatet som følger, er hentet fra dette kapittelet, side 106: There is a fatal flaw in the way we have dealt with the archival retention of automated data files. The norm of preserving data in flat file format violates the principle of respect for the original order. This norm dictates that, if the originating organization arranged its data records in any order other than flat file, that order is to be obliterated when the data is transferred to the archives.

Kritikken går på at man ved å bevare registerdata som «flate filer» i form av eksport fra en database bryter med originalenes opprinnelige proveniens (dersom ikke originalene i seg selv er skapt og forvaltet på samme måte). Kritikken her har visse fellestrekk med den tilsvarende kritikken rundt krav om at dokumentfiler må konverteres fra de filformatene som virksomhetene selv benytter i sin forvaltning og bruk av dokumentene, til arkivformater som i mange tilfeller fjerner og svekker informasjonsinnholdet i dokumentene. En drøfting rundt begrepet «original» og hvilke egenskaper som gjør noe til en original. Diskusjonen rundt hva man bevarer, og hva som anses som originalene, er noe som pågår i arkivfaglige miljøer også i Norge.

Den sterke sentraliseringen og søkelyset på standardisering har svekket og skapt betydelige blindsoner angående privatarkiver. Problemet er at andre metoder og fremgangsmåter, for eksempel emulering, som er et mulig svar på Thiboedaus kritikk, er svært ressurskrevende og vanskelig realiserbare og ikke nødvendigvis resulterer i at man bevarer de riktige tingene i arkivsammenheng. (Se også David Bearmans kritikk av emuleringsstrategien her.)

Nasjonalarkivenes standardisering på migrasjon og fokus på såkalte «arkivformater», det vil si lovlige filformater og tegnsett som dokumenter skal konverteres til ved overføring fra produksjonsomgivelse til depot, kan ha ført til at det har blitt et for stort gap mellom arkivene slik de ble skapt, og arkivene slik de blir bevart.

En annen svakhet, som også har vært drøftet i norske arkivmiljøer, kommer tydelig frem i kapittel 10 (That's Us with the Originals – Authenticity and interactivity in Danish digital archiving). Den handler om at standardiseringen i Danmark har gått for langt og bidratt til å svekke bruksegenskapene til arkivene og i for stor grad har svekket autentisiteten. Dette gjelder også i Norge, selv om vi ikke har standardisert like mye. Kapittelet foreslår forbedringstiltak, for eksempel i form av at man tillater flere arkivformater, men også at man bevarer produksjonsformatene. Dette vil styrke autentisiteten og også utvide arkivenes fremtidige brukergrupper.

All langtidsbevaring vil i praksis innebære et informasjonstap av noe slag. Ideelt sett skal dette informasjonstapet være kontrollert og styrt av hvilke egenskaper man forventer er viktige for arkivenes fremtidige brukergrupper. Noen ganger er informasjonstapet begrenset. For eksempel når man i systemenes aktive fase bytter et regnskapssystem med en etterkommer. Andre ganger er informasjonstapet stort og kan falle inn under begrepet uhjemlet kassasjon. Den nordiske modellen har kanskje ikke i tilstrekkelig grad satt søkelys på ivaretagelse av vesentlige egenskaper ved det som har blitt skapt, og har fokusert for sterkt på bevaring av elektroniske arkivers innhold.

Elizabeth Shepherds refleksjoner

Den skarpeste og tydeligste drøftingen av den nordiske modellen kommer i etterordet til Elizabeth Shepherd: The Nordic model, Some reflections on its strengths and omssions. Gjennom henvisning til andre prosjekter og med et ganske kritisk blikk foretar hun en nyttig gjennomgang av den nordiske modellen.

Shepherd er ganske kritisk til tilnærmingen rundt arkiver som data og tar utgangspunkt i en del av de samme personvernrelaterte forhold som Datatilsynet gjør. Vil det at innsamlede personopplysninger går til andre former for sekundær bruk (arkivformål), svekke personvernet og vanskeliggjøre nødvendig innsamling av opplysninger til forvaltningsformål og andre formål? Vil det manglende søkelyset på privatpersoner og virksomheters egen danning av arkiver for bevaring føre til blindsoner når det gjelder for eksempel bevaring av arkiver etter privatpersoner og oppvekstmiljøer?

Shepherd peker på at den sterke sentraliseringen av arkivinstitusjonene har svekket og nesten fjernet søkelyset på den mer tilfeldige og egeninitierte innsatsen som gjøres utenfor offentlig forvaltning, for eksempel av frivillige. Dette korrelerer litt med forståelsen av nordiske land som velutviklede stater som ivaretar de fleste behov og derfor ikke har en sterk frivilligsektor.

LES OGSÅ

Minne, makt och materialitet - dokumentation och dokumentationsförvaltning genom årtusenden

Svært interessant er observasjonen eller vurderingen hennes av hvordan den offentlige forvaltningen har blitt så datadrevet, av viljen man har hatt til å bruke administrative data til fremtidige forskingsformål av offentlig forvaltning, og av bruken av administrative data til fremtidige forskningsformål. Hun ser interessant nok mer risikoelementer ved denne tilnærmingen enn vi er vant til. Indirekte ligger det her en kritikk av arbeidet med innsamling, ut fra personverninteresser og tilliten den registrerte har til at deres personsensitive informasjon ikke blir misbrukt.

Den sterke sentraliseringen har produsert nydelige serier med digitalt skapte arkiver, men utfordringene er at modellen, som følge av de manglende mulighetene man har til å påvirke krav til arkivdanningen eller dokumentasjonsforvaltningen i privat sektor, ikke er like egnet til å bevare arkiver etter private arkivskapere.

Viktig og nyttig – men for bred?

The Nordic Model of Digital Archiving er en svært viktig og nyttig bok, kanskje spesielt for lesergrupper utenfor Norden, som ønsker å forstå hva man i nordiske land har lykkes med og ikke på dette feltet. For norske lesere kan en manglende gjennomgang av rene norske forhold være en svakhet. Selv om nordiske forhold har mange likheter, ville en detaljert gjennomgang av norske forhold være både viktig og nyttig for et norsk publikum – ikke minst som en mulighet til å gjøre noe med de forholdene som ikke fungerer like godt i Norge.

Fordi boken dekker feltet arkivering av digitalt skapte arkiver så bredt, er ikke alle kapitlene like interessante for alle lesere. Dette kan være en styrke, fordi det er noe av interesse for de fleste. Men det kan også ses på som en svakhet at boken retter seg mot «alle», enten de er interessert i drøftingene rundt bevaringsmetoder, teknologisk utvikling, konkrete drøftinger rundt den nordiske tilnærmingen eller bevaring. Denne svakheten har boken dessverre til felles med mye av faglitteraturen på området.

Boken drøfter også forhold som innsamling av digitale bilder og såkalte «participatory collection strategies». Dette er muligens felt som ikke vil treffe like godt som de tekniske diskusjonene. Selv om forsøkene på å dekke alt innenfor dette feltet gjør at boken kan nå ut til et større og mer ulikeartet publikum, kan det også gjøre den mindre egnet som en fremstilling innenfor et avgrenset felt.