– Den største overraskelsen var hvor raskt vi har klart å gå fra å jobbe isolert i egen kommune til å jobbe godt på tvers.

Fra 1. januar 2026 ble arkivtjenestene i ni kommuner i Buskerud og Telemark samlet i Kongsbergregionen dokumentsenter (KDOK). 

Senteret er det sjette interkommunale tjenestesamarbeidet i regionen. Ifølge Koppangen er allerede to kommuner på vei inn. 

Lenker til vertskommuneavtale og tjenestekatalog ligger nederst i saken. 

Fra idé til drift på åtte år

Tanken om et felles dokumentsenter ble sådd i 2017. Åtte år senere åpnet døren. Dette skjedde underveis:

Ni kommuner, tolv ansatte

Kommunene Kongsberg, Notodden, Hjartdal, Tinn, Flesberg, Rollag, Sigdal, Krødsherad og Nore og Uvdal deltar i samarbeidet. Til sammen bor det om lag 68 500 innbyggere i kommunene. Sigdal er vertskommune og arbeidsgiver for alle ansatte i senteret.

KDOK startet opp med 8,9 årsverk fordelt på 11 ansatte og daglig leder. Rundt halvparten jobber 100 prosent for dokumentsenteret, mens resten har delt stilling mellom KDOK og sin tidligere kommune.

Kommunedirektør i Sigdal, Jostein Harm, beskriver etableringen som et godt eksempel på hvordan kommunene i fellesskap kan bygge robuste fagmiljøer, ifølge pressemeldingen fra Kongsbergregionen.

Fra postmottak til digitalisering

Tjenestekatalogen angir hva KDOK skal levere. I det daglige innebærer det postmottak, skanning, journalføring og kvalitetssikring av postlister og metadata. Senteret håndterer også deponering av arkiver til bevaringsinstitusjon og bistår kommunene ved tilsyn fra Nasjonalarkivet.

I tillegg har KDOK en utviklings- og rådgivningsrolle: opplæring av kommuneansatte i arkivsystem, arkivfaglige vurderinger ved anskaffelser av nye fagsystemer, og pådriveransvar for digitalisering og automatisering av post- og arkivprosesser. Senteret forvalter også systemadministrasjonen i Elements, inkludert tilgangsstyring, integrasjoner og dokumentmaler for alle ni kommuner.

Ansvarsdeling og myndighet

Samarbeidet er organisert etter kommuneloven § 20-2 om administrativt vertskommunesamarbeid. Valget av modell var ifølge Koppangen pragmatisk. – Vertskommunesamarbeid er den etablerte formen for regionale samarbeid i Kongsbergregionen, og andre selskapsformer ble ikke utredet i detalj. Hun peker på at modellen gir god forankring hos både administrativ og politisk ledelse i alle deltakerkommunene, og at vertskommunen har en kort rapporteringslinje direkte til kommunedirektøren i Sigdal.

Men modellen har også sine begrensninger, erkjenner Koppangen. – Modellen innebærer noen begrensninger når det gjelder fleksibilitet til å gjøre justeringer underveis, sier hun. Endringer som går utover løpende drift må behandles i Kommunedirektørutvalget der alle regionenes kommunedirektører er med. 

KDOK er ikke en egen juridisk enhet, men en del av Sigdal kommunes administrasjon, og fungerer som en administrativ støttetjeneste for deltakerkommunene. 

Det betyr at dokumentsenteret ikke kan treffe enkeltvedtak, definert i forvaltningsloven § 2 som avgjørelser som gjelder «rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer». Den myndigheten beholder den enkelte kommune selv.

Et viktig poeng i avtalen er at hver kommune forblir behandlingsansvarlig for egne personopplysninger og selv håndterer innsynskrav etter offentleglova. KDOK kan gi råd, men ansvaret og kostnadene ligger hos den enkelte kommune. Kostnadene for dokumentsenteret fordeles med 40 prosent som fast andel likt mellom kommunene og 60 prosent etter innbyggertall.

Overrasket av tempoet

Koppangen beskriver overgangen fra isolert kommunearbeid til felles fagmiljø som raskere enn forventet.

– Den største overraskelsen var hvor raskt vi har klart å gå fra å jobbe isolert i egen kommune til å jobbe godt på tvers. Det har vært veldig inspirerende å se hvordan alle har jobbet sammen, særlig siden det innebærer å slippe andre inn i et domene man har regjert alene, sier hun.

Mer krevende har vært de ulike tekniske og organisatoriske forutsetningene i kommunene. Kartleggingen forberedte dem på at det fantes forskjeller, men ikke på hvilke barrierer disse ville skape i praksis.

Selve oppstarten bød på uforutsette tekniske utfordringer med tilganger, e-postadresser og HR-systemer. To ting gikk likevel etter planen: Elements virket hele veien, og alle fikk lønn den 12. januar.

Ved oppstart betjente de ansatte i hovedsak sin tidligere hjemkommune, men målet er gradvis å jobbe mer på tvers etter hvert som felles rutiner er på plass. Hver kommune eier og forvalter fortsatt sine egne arkiver – i praksis ni separate arkivbaser.

Flere muskler i møte med leverandørene

En gevinst Koppangen allerede merker, er økt tyngde overfor systemleverandører.

– Endringer i systemer skal gjelde likt for alle kommunene, så det er enklere og mer effektivt å gjøre en samlet bestilling enn ni separate. Ved inngåelse av nye avtaler er det i større grad «Kongsbergregionen» som er part, ikke hver enkelt kommune, sier hun.

Ny arkivlov, nytt fagmiljø

KDOK startet opp samme dag som ny arkivlov trådte i kraft. Koppangen sier de har hatt loven i bakhodet gjennom hele etableringen, men at fokus under oppstarten har vært på hva som kan fortsette som før.

Et konkret eksempel på fordelen ved å stå samlet er prosjektet for å utarbeide dokumentasjonsplan, som nå starter i samarbeid med IKA Kongsberg. Koppangen forventer stordriftsfordeler ved å kartlegge og gjennomføre endringer i fellesskap, framfor at ni kommuner skulle finne egne ressurser til det samme arbeidet. Hun sier hun også ser fram til å erfare hvordan de nye tilsynsreglene fra Nasjonalarkivet vil fungere i praksis.

Vokser allerede

Modellen er utformet slik at nye kommuner kan tas inn, men det krever vedtak hos kommunedirektørene og i kommunestyrene. To kommuner er allerede på vei inn, og det har vært viktig å koble dem på arbeidet med rutiner og standardisering tidlig.

Neste planlagte milepæl er et skarpt periodeskille i arkivene, tentativt i 2027. Det viktigste rådet til andre regioner som vurderer noe tilsvarende, er ifølge Koppangen enkelt:

– Bruk nok tid på forventningsavklaringer. Det er lett å undervurdere hvor ulike kommunene faktisk er, og hvor omfattende koordineringen kan bli. Dette arbeidet kan med fordel starte allerede i planleggingsfasen, oppfordrer hun.

LES MER: Her finner du Vertskommuneavtalen og Tjenestekatalogen