Byarkivaren gir seg etter lang kamp

– Per i dag har Tromsø kommune knapt nok folk i dagligarkivet til å føre og kontrollere innkommende post. Det er ingen ressurser til å veilede ansatte i enhetene i hvordan de skal ivareta datafangst. Saksavslutning og periodisering blir ikke utført fordi det ikke er folk nok, sier Lunga.

Hun har sagt det før. Hun har varslet internt, hun har sendt avviksmeldinger og i 2022 gikk ut offentlig ut med kritikken- til media, Arkivverket, Datatilsynet, Statsforvalteren, kontrollutvalget i Tromsø kommune og revisjonsselskapet KomRev Nord.

Snart tre år senere skjer det bevegelser i kommunen. Men for Lunga er det for sent.

I mars tiltrer hun sin nye stilling som arkivfaglig rådgiver i Troms politidistrikt, etter 17 år i Tromsø kommune.

Den siste dråpen? I sommer bestemte kommunen seg for å kutte en hel IKT-arkivarstilling til en halv – til tross for forsikringer om at kommuneledelsen innser alvoret i situasjonen.

– Arkivarer er ikke utdannet på Hogwarts. Skal vi få ting i orden, må vi ha ressurser, sier Lunga.

I dag har byarkivet tre stillinger, hvor den halve IKT-arkivarstillingen er vakant. I tillegg finnes et dagligarkiv og selvsagt alle arkivskaperne ute i kommunen. Sammenlignet med kommuner av tilsvarende størrelse har Tromsø under halvparten av normal arkivbemanning.

Sjokkbeskjed: Lukking vil ta 18 år

I 2016 avdekket et tilsyn fra Arkivverket 10 alvorlige avvik. Tre år senere ble tilsynet avsluttet uten at et eneste avvik var lukket.

Da Arkivverket gjennomførte nytt tilsyn i 2021, ble det heist røde flagg over nær sagt hele linja: Mangler ved arkivplan, elektronisk arkivering, journalføring og langtidsbevaring. Helt sentralt sto manglende dokumentasjon av ansvarsforhold og kvalitetssikring av journalføring.

Kommunen fikk åtte pålegg med frister fra tre til tolv måneder for å lukke dem (se egen faktasak nedenfor). Nå, i februar 2025, er ett av avvikene er lukket, to til er i ferd med å bli lukket.

I kommunestyremøtet 12. februar, tre og et halvt år på overtid, legges en orienteringssak på bordet: Status og fremdriftsplan for lukking av avvik etter Arkivverkets tilsyn.

Det er ikke småtteri som kommer frem i rapporten ført i pennen av Ph. D. Hans Christian Kvernenes, rådgiver i Enhet for arkiv:

Det vil kreve 3,6 (løpende arkivering) + 57,6 (restanser) årsverk og 9,8 millioner kroner å rydde opp. Arbeidet vil ta 18 år.

Kommunen har 7 722 hyllemeter papirarkiver, hvorav 85 prosent er uordnet. 2096 hyllemeter er spredd på omtrent 125 lokasjoner av høyst varierende kvalitet. Ved en tredjedel av de kartlagte skolene er det høy risiko for tap av dokumentasjon.

Det er ikke kapasitet til å drive aktivt ordningsarbeid per i dag. Ordning, listeføring og eventuell muggsanering av papirarkivene anslått å ta 84 956 timer, tilsvarende 50,1 årsverk. Kostnader til tjenester, forbruksmateriell og utstyr vil komme på 9 574 708 kroner. I rapporten foreslås det å lage en plan som går frem til 2042, med tre ordningsarbeidere på full tid, samt en prosjektleder.

Etterslepet i de digitale systemene vokser for hver dag som går.

– Arkivet vårt har 70 000 uavsluttede saker siden 2019, opplyser Kvernenes.

Å håndtere den løpende arkivproduksjonen krever opprettelse av 3,6 faste stillinger ved Enhet for arkiv, ifølge Kvernenes. Da kan etterslepet tas igjen høsten 2027.

En foreløpig oversikt viser at kommunen har 22 aktive og 31 avsluttede systemer med bevaringsverdig materiale. Ingen av disse er deponert til sikringsdepot. I oktober 2024 gikk Arkivverket til det noe uvanlige skritt å bruke Arkivlovens §10, 3. ledd for å pålegge kommunen å deponere uttrekk fra kommunens tidligere sak- og arkivsystem (ESA) for perioden 1999 til 2019, «da det er stor risiko for at hele arkivet kan gå tapt». Det er en hjemmel som sjelden er i bruk. I praksis betyr det: Enten tar kommunen uttrekket, eller så gjør Arkivverket ­– og sender regningen til kommunen.

Mangel på forståelse og kunnskap

Skal vi tro gamle ringrever i politikken i Tromsø var slett arkivhåndtering et tema for kontrollutvalget allerede for 25 år siden. Allerede i tilstandsrapporten «Arkivsituasjonen i Tromsø kommune» fra 1993 ble det beskrevet en situasjon med «generelt sett for lav kompetanse når det gjelder forsvarlig arkivbehandling i Tromsø kommune».

Lungas erfaringer er at hele kommunen blir ineffektiv og tungrodd når arkivforvaltningen er slett. Det brukes mye penger på klagebehandlinger og juridiske prosesser som kunne vært unngått om arkivene hadde vært i orden. Vann og avløp bruker hundretusenvis av kroner hver gang de ikke finner dokumentasjon og må sette en gravemaskin i jorda.

- Disse eksemplene handler om kommuneøkonomi, noe helt annet er konsekvensen for innbyggerne, fortsetter Lunga. – Når en skole legges ned, finner vi ofte at arkivene enten er etterlatt eller overført til ny skole i stedet for å bli avlevert til bevaring. Vi har hatt situasjoner der enhetsledere eller skoler ikke har fått veiledning på arkivnøkler på evigheter. Konsulentene i skolen har høy turnover, og når det ikke er veiledning om arkiv, ender de med å lage sitt eget system. Vi har hatt situasjoner hvor en og samme skole har hatt sju forskjellige arkivnøkler på ti år og ingen periodisering.

Og i sykehjemssektoren?

– Jeg har vært på sykehjem hvor hele sakarkivet deres for de siste ti årene er to arkivskuffer.

Johanne Lunga mener en av hovedårsakene til problemene er sviktende arkivbevissthet hos ledelsen.

– Ledere har kastet papirarkiver fordi de trodde de var overflødige. Vi har sett eksempler på at saksbehandlere unnlater å journalføre for å unngå innsyn, forteller hun.

Mari Enoksen Hult, direktør for Stab og organisasjon i Tromsø kommune, erkjenner at arkivforståelsen har sviktet i flere tilfeller:

– Forståelsen av den strategisk viktige funksjonen av arkiv har vært en modningsprosess hos oss, og det er ikke en fullført prosess, sier Hult Enoksen, og legger til: -Jeg opplever at vi har fått gode avklaringer når det gjelder roller og ansvar i forhold til arkiv, men så er det et kontinuerlig arbeid ute i organisasjonen å bygge den forståelsen videre.

Leder for Enhet for arkiv, Bente Kristine Haugan, har flere ganger bedt om at arkivkunnskap må bli en del av lederutdanningen, men så langt er ikke det kommet på plass. – Jeg har vært i kontakt med KS og bedt dem komme på banen. For det er ikke bare i Tromsø det er utfordringer, det er slik over hele landet, sier hun.

Også stabsdirektøren, Enoksen Hult, er enig i at opplæringen må bli bedre. – Fremover blir det viktig for oss å sette lederen i stand til å forstå sitt ansvar. Arkiv er en del av kjernevirksomheten i en kommune, og da er det vårt ansvar å bidra til at medarbeiderne får opplæring, fastslår hun.

Enhet for arkiv har nylig anskaffet en spillbasert simulering, levert av Attensi, for opplæring i Public 360-systemet. Det er stor tro på at denne typen gameification vil effektivisere opplæringen i arkivhåndtering i de ulike avdelingene.

Veien videre for kommunen

Stabsdirektøren erkjenner at arkivfeltet har hatt for lav prioritet.

– Kommunen har ikke lyktes med å ha tilstrekkelig fokus og en god nok forankring i toppledelsen på betydningen av arkivområdet. Men vi har jobbet siden 2021 for å bedre situasjonen. Vi er tilfredse med at vi har fått en oversikt over situasjonen, og en handlingsplan er lagt frem for kommunestyret. Så vil det jo bli et politisk spørsmål hvor mye penger man kan sette av til å jobbe med etterslepet, sier Enoksen Hult.

Kommunestyremøtet i februar og de prosessene som er satt i gang i forkant av det, kan vitne om at administrasjon og folkevalgte nå innser alvoret. Det gjør enhetsleder Bente Kristine Haugan til forsiktig optimist. 

– Saken har omsider vekket politisk interesse. Vi har fått et felles forståelsesgrunnlag med toppledelsen. Det viser seg blant annet i at vi fikk midler til Menon-rapporten som kartla og kom med forslag til fremtidsrettet arkivorganisering, sier Haugan.

Hun startet som enhetsleder i 2022, og tok straks kontakt med Arkivverket. Haugan har stått i bresjen for å opprette et rådgiverteam som fokuserer på utvikling, og et konsulentteam som skal sikre drift. – Rådgiverteamet har gjort et dypdykk i arkivene våre, og vi begynner nå å få oversikt, forteller hun.

Kvernenes vil gjerne se penger på bordet før han blir overbevist optimist: – Ser vi på sak-/arkivsystemet alene, kommer vi ikke i mål per i dag. Selv om Tromsø kommune plutselig på magisk vis får Norges beste saksbehandlere, vil etterslepet øke så lenge vi ikke får tilført flere stillinger, sier han. Sett i lys av oppmerksomheten rundt alvoret i situasjonen, tror han nok at arkiv vil bli prioritert i budsjettet. Men: - Det betyr trolig at vi slipper å kutte stillinger. I den økonomiske situasjonen Tromsø kommune er i, betyr ikke prioritering at vi får flere folk, men at vi ikke får færre folk.

En vanskelig beslutning

For Johanne Lunga er dette et godt tidspunkt å gi seg. – Nå når kommunen endelig ser ut til å få ting på gli, er det kanskje best for alle parter at noen andre tar over. Det sies jo at også Churchill var best til å lede i krigen, sier Lunga med en hjertelig latter.

At avgjørelsen har vært tung å ta, legger hun ikke skjul på. – Når jeg nå går, mister Tromsø kommune veldig mange år med arkiverfaring. Med den skrale arkivbemanningen kommunen har i dag, var det en vanskelig beslutning å ta. Man blir jo litt idealist og vil gjerne strekke seg langt for å prøve å få det i orden. Men til slutt må man også ha et liv utenom jobben.

Å gå inn i rollen som varsler har sin pris:

– Det er ikke enkelt å stå i opposisjon til øverste ledelse over lang tid. Det er ikke noe jeg vil anbefale noen å gjøre, men av og til må noen ta den støyten for å få gjennomslag for en god dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning, sier hun.

Vår viktigste ressurs

Enhetsleder Haugan mener kommunen er i bevegelse den rette veien. -Jeg har tro på at vi skal få til dette, men det kommer til å ta tid. Det viktigste for meg som leder er å ta vare på de ansatte. Jeg sier ofte at vi må senke skuldrene. Vi kan ikke jobbe mer enn det vi gjør. Det dannes et etterslep i dag, men vi skal leve og ha det hyggelig på jobb. Det å ta vare på folkene våre, slik at vi beholder dem, er kanskje det aller viktigste i den situasjonen vi er i nå.

En avtale om en ressurs fra NAV letter situasjonen, og Haugan er i dialog for å knytte til seg flere ressurser til blant annet kartleggingen av arkivene. Det er også håp om at kunstig intelligens kan avhjelpe situasjonen.

Tilbake til Johanne Lunga spør jeg:

Hva tror du hadde skjedd om du ikke hadde varslet?

– Da tror jeg vi hadde vært som i Strindbergs Dødsdansen, den evige holdning til alt av tilsyn ville vært: stryk over og gå videre.