Bekymring for at ny forskrift skaper et digitalt klasseskille

Arkivforskriften gir en del detaljerte bestemmelser som vil gi føringer både for fremtidens arkivdanning og for selve virksomhetsstyringen i arkivfeltet. Ikke minst derfor er det viktig at flest mulig kommer med innspill. Her kommer en oversikt over noen av punktene i høringssvarene som er gitt, sett fra (fylkes-)kommunene, Arkivverket, Datatilsynet, Sykehuspartner og Helsenett NHN. 

De fullstendige høringssvarene kan leses her.

Farvel til Noark – en mulighet bare for noen?

Den aller største omveltningen i forslaget til forskrift er at Noark-kravet begraves til fordel for en funksjonsbasert tilnærming. Selv om høringsinstansene er positive, er det også flere som advarer mot at den nye fleksibiliteten kan føre til risiko for ulik praksis og økt fare for dokumentasjonstap i jakten på nye løsninger. Ikke minst er det flere som på ulike vis uttrykker frykt for et digitalt klasseskille mellom stat og kommune, med et stadig økende ressurs- og kompetansegap. Trange kommunebudsjetter kan fort sette et stopper for å utvikle solide og innovative system, og ikke minst hindre rekruttering av nødvendig kompetanse.

Det er §§ 6, 7 og 8 som angir krav til informasjonssystemer, beskrivelsene av dem og vedlikehold. Skien kommune skriver:

–Vi er også bekymret for hvilke krav etterlevelse av § 6 stiller til den arkivfaglige kompetansen i offentlige organer, og særlig i mindre organer hvor dokumentasjonsansvaret er plassert på en person alene. Det har vist seg vanskelig å rekruttere relevant, kvalifisert arbeidskraft i en mellomstor norsk by et lite stykke unna hovedstaden, og vi kjenner til at flere av de mindre kommunene i vårt område opplever det samme. Særlig gjelder dette i kommuner med relativt lite fagmiljø.

De (fylkes)kommunene som hadde svart da denne artikkelen ble skrevet, er samstemte i kritikken knyttet til fraværet av standardiserte regler for avlevering og langtidsbevaring av kommunale arkiver. Kapittel 6, 7 og 8, som setter ganske detaljerte krav til avlevering, gjelder bare når statlige organ leverer til Nasjonalarkivet. 

Tromsø kommune foreslår at kravene bør gjelde alle bevaringsinstitusjoner, men med adgang til å gjøre unntak ut ifra bestemte kriterier for å bevare selvråderetten. At enkeltkommuner skal gjøre arkivfaglige vurderinger om hvorvidt de overordnede kravene er tilfredsstilt krever et bredt utvalg av spisskompetanse som de ikke nødvendigvis har. Det igjen kan føre til dårlige vurderinger, tap av dokumentasjon eller manglende autentisitet og integritet.

Skien kommune trekker også frem at manglende standardisering gjør det vanskelig å stille krav til leverandører ved anskaffelse av nye fagsystemer, kan bryte med innebygd arkivering som tankesett og være en stor utfordring for tilgjengeliggjøring og gjenbruk av digitalt materiale for ettertiden. – Vi synes det er merkelig at reglene for deponering i kommunal sektor forsvinner med et pennestrøk og uten diskusjon eller beskrivelse av hvilke vurderinger som er gjort fra departementets side. 

I ytterste konsekvens kan dette medføre tap av rettighetsdokumentasjon, slik at vi ikke lengre kan dokumentere de faktiske hendelser, skriver Skien kommune.

Vestland fylkeskommune tilføyer i sitt høringssvar at adgangen til å ta betaling for tjenester utenfor innsynsretten (§ 44) kan føre til praksis som er i strid med demokratiske prinsipper, og ber om at paragrafen bør presiseres tydeligere.

Flere arkivinstitusjoner reagerer også på § 48 i forskriften som gir Nasjonalarkivet eksklusiv rett til å behandle personopplysninger når ny teknologi skal utvikles og testes. Det understrekes at også (fylkes)kommunale institusjoner driver teknologiutvikling.

Arkivverket påpeker egen dobbeltrolle

Arkivverket, som har utarbeidet forslaget sammen med Kultur- og likestillingsdepartementet, skriver i sitt høringssvar at krav om digital overføring av arkiv bør være et mål også for kommunal sektor, med at arkivlovens § 15 ikke gir hjemmel til å pålegge kommunene eller fylkeskommunene plikt til digital overføring.

Arkivverket (snart Nasjonalarkivet) peker selv på dobbeltrollen som et organ som skal følge reglene for konvertering av avsluttede arkiver til digitalt format, og samtidig være det organet som godkjenner at konverteringen er i samsvar med reglene (forslag til forskrift §§ 18-21). Svaret på denne utfordringen er å etablere interne kontrollrutiner for «å opprettholde tilliten til oss som organ».

Arkivavgrensing viktig av personvernhensyn

Datatilsynet mener at forslaget til ny arkivforskrift innebærer viktige konkretiseringer, og forutsetter at forskriften ses sammen med bevaringsforskriften, som også er ute på høring nå, og riksarkivarens forskrift, vil gi gode føringer på hva som er bevaringsverdig informasjon. Datatilsynets erfaring er at det i praksis er umulig å få slettet opplysninger fra offentlige organ når de først er arkiverte. Derfor løfter de frem avgrensningene i § 2 – hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv – som positiv. «… det viktigste tiltaket fra et personvernståsted vil være at arkivreglene praktiseres riktig før arkiv oppstår», skriver tilsynet.

Ønsker å beholde en forenklet Noark-standard

Norsk Helsenett, divisjon Felles tjenestesenter, og Sykehuspartner har levert høringssvar når denne artikkelen skrives, og de har ganske ulike syn. Der Norsk Helsenett berømmer forslaget til forskrift for å ikke være detaljstyrende, frykter Sykehuspartner at den store valgfriheten kan føre til at dokumentasjonskvaliteten vil lide. 

Sykehuspartner hadde helst sett at en forenklet, men fleksibel, versjon av Noark-standarden burde forbli et nasjonalt krav for hele offentlig sektor.

Norsk Helsenett understreker at et fleksibelt lovverk krever høy kompetanse og må understøttes av strategier og budsjetter for å sikre kvaliteten. Sykehuspartner mener fortsatt standardisering ville gitt forutsigbarhet for arkivskaper, leverandører og arkivdepot.

Norsk Helsenett er videre svært kritiske til videreføringen av journalføringsprinsippet (kapittel 3 i forslaget til forskrift) med fokus på utgående og inngående dokumentasjon. 

«… måten journalføring er definert i lovverket kan hindre nytenkning og effektivitet i offentlig forvaltning», skriver Norsk Helsenett.

Frist 1. november

Ellers har flere av høringsinstansene kommentarer til definisjonene i § 1 i forslaget til forskrift, blant annet hvorfor bare analogt arkiv er definert. Bestemmelsene om felles tjenester (§ 9) blir også flittig kommentert.

Høringsfristen er 1. november og høringen er åpen for alle.