Vil undersøke hvordan ny arkivlov faktisk fungerer

Ny arkivlov med forskrifter trådte i kraft 1. januar i år. Nå setter Nasjonalarkivet i gang en ekstern utredning av hvordan regelverket fungerer i praksis, og hvor arkivsektoren står. 

Oppdraget er gitt til Menon Economics, som skal kartlegge erfaringer fra et bredt utvalg aktører i offentlig sektor, står det i en pressemelding. 

Skal etablere et nullpunkt

- Et viktig ledd i utredningen vil bli å kartlegge og definere det vi kaller nullpunktet, altså statusen i sektoren nå ved innføringen av loven, forteller Kjetil Korslien, områdedirektør for samfunnsdokumentasjon i Nasjonalarkivet.

Nullpunktet skal gjøre det mulig å måle utviklingen og effekten av den nye arkivforskriften over tid, og i en senere instans om regelverket gir de forbedringer som er forventet.

Der tidligere regelverk i større grad stilte krav til systemer og standarder, er den nye loven teknologinøytral og funksjonsbasert. Offentlige aktører står friere til å velge løsninger – så lenge de oppfyller kravene til dokumentasjon. Og det er nettopp denne avtalefriheten som det nå skal undersøkes hvordan fungerer i praksis.

– Vi gir dere ikke en oppskrift på pannekake. Vi sier vi vil ha en pannekake, men dere er frie til å velge hvordan dere vil lage den. Og selvsagt, kommer dere med en vaffel så har dere bommet på oppgaven, sa Harald Sommerstad, leder av juridisk avdeling i Nasjonalarkivet, da han besøkte KAI-konferansen i høst.

Kapittel 2 i arkivforskriften setter krav til informasjonssystem, skildringer av informasjonssystem, vedlikehold av digitale arkiv, avtaleinngåelser, sikring av fysisk lagringsmedium og retting av feil. I kapittel 2 er det også flere bestemmelser om arkivavgrensing.

- Dette vet vi åpner for utvikling av nye og bedre arkivløsninger fremover, og vi vet at dette vil ha positive effekter, men hva er realistisk, og hvilke utfordringer må løses på veien, spør Bolstad i pressemeldingen.

Hun forteller at det også kom flere innspill i høringsrunden som først kan vurderes nå som regelverket er i praktisk bruk. 

- Alt dette vil vi vite mer om nå for å styrke oss i jobben vi skal fortsette å gjøre framover med veiledning, tilsyn og eventuelle justeringer av regelverket.

Frykter digitalt klasseskille

I høringsrundene til ny arkivforskrift, var det flere som advarte mot at den nye fleksibiliteten kan føre til ulik praksis og økt fare for dokumentasjonstap i jakten på nye løsninger. Flere var bekymret for et digitalt klasseskille mellom stat og kommune, med et stadig økende ressurs- og kompetansegap. Trange kommunebudsjetter kan fort sette et stopper for å utvikle solide og innovative system, og ikke minst hindre rekruttering av nødvendig kompetanse, var et argument som gikk igjen hos flere.

Menon Economics skal basere utredningen på intervjurunder med aktører som berøres av regelverket. Etter planen skal det gjøres et intervjuer av kommunale arkivskapere, kommunearkiv-institusjoner, interesseorganisasjoner, IT-leverandører, Nasjonalarkivet og flere.

Nasjonalarkivet har satt ned et eget team som skal følge utredningsprosjektet. Målet er at utredningen skal være klar i slutten av august.

Privatarkivfeltet er ikke omfattet av oppdraget med unntak av private rettssubjekter som leverer offentlige tjenester og dermed faller inn under den nye arkivlovens utvidete virkeområde.