Norges eldste IKA fyller 50 år

IKA Rogaland, Norges eldste interkommunale arkiv, fyller 50 år i 2026. Aksess møter jubilanten, representert ved daglig leder Maria Juul og administrasjonskonsulent Monica Hodnefjell Tungland, i det moderne og stilfulle Arkivenes Hus på Ullandhaug i Stavanger. Her ligger arkivet midt i et akademisk smørøye, med Universitetet i Stavanger noen steinkast unna, og Innovasjonsparken og det splitter nye universitetssykehuset som nærmeste naboer.

I dag er interkommunale arkiv den dominerende organiseringsformen for kommunal og fylkeskommunal langtidsbevaring av arkiv i Norge, med 23 IKA/IKS landet rundt. Da IKA Rogaland ble etablert, var modellen ny og langt fra selvfølgelig. Det skulle ta ti år før det neste IKA-et ble etablert.

Vendepunkt for arkiv-Norge

– Det var ikke enstemmig støtte for opprettelsen av IKA Rogaland. Noen kommuner sa nei, men 13 kommuner ble med i samarbeidet. Det ble et vendepunkt for både arkivsektoren og kommune-Norge, forteller Maria Juul.

På 70-tallet ble arkiv ofte sett på som en kostnad og et etterarbeid, ikke en del av den administrative infrastrukturen. Initiativet til samarbeidet kom da statsarkivar Hans Eivind Næss oppdaget at verdifulle dokumenter var i ferd med å gå tapt, særlig i forbindelse med kommunesammenslåinger.

– Dokumentasjon lå igjen i gamle og nedlagte kommunehus, ofte glemt og utsatt for skade, forteller Juul.

Ideen fikk Næss etter et ordningsprosjekt i Stavanger kommune.

– Han fikk høre at pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) i Rogaland hadde begynt å samarbeide interkommunalt. Da gikk det et lys opp for ham: Arkiv kunne organiseres på samme måte! Han skrev brev til alle kommunene i Rogaland og reiste rundt for å presentere ideen. Og i 1976 kunne IKA Rogaland åpne dørene, forteller administrasjonskonsulent Monica Hodnefjell Tungland. 

Milepæler i arkivarbeidet

Begrunnelsen for et interkommunalt arkiv var først og fremst praktisk. For små kommuner var det utfordrende, både økonomisk og faglig, å sikre langtidsbevaring.

I dag har IKA Rogaland 25 eiere. I kjelleren på Arkivenes hus oppbevares arkivmateriale fra 1800-tallet og frem til i dag, i alt omkring 14.000 hyllemeter.

– Å bevare dokumentene er én ting. Skal de ha verdi, må de også være tilgjengelige, påpeker Juul.

Et viktig vendepunkt kom i 1987, da de første komplette arkivkatalogene sto ferdige i forbindelse med 150-årsjubileet for formannskapslovene.

– Det markerte en milepæl for lokalhistorisk dokumentasjon, sier Juul.

Da Norge fikk en egen lov om arkiv i 1999 hadde den fokus på bevaring og oppbevaring. For IKA Rogaland betydde det at de endelig fikk sitt eget depotlokale i Stavanger sentrum. Fra 2002 kunne de ta imot papirarkiver for langtidsbevaring fra kommunene. Frem til da hadde enten ansatte ved IKA Rogaland reist ut i kommuene og ordnet arkivene der de sto, eller de ble brakt til Stavanger for ordning og katalogisering, og deretter returnert til kommunene for bevaring.

En tredje milepæl er året 2017, da praktbygget Arkivenes Hus på Ullandhaug endelig sto klar til innflytting. Da hadde planene om et slikt hus versert i avisspaltene allerede fra 1979.

Det samme oppdraget – nye arbeidsformer

Selv om formålet er det samme, har digitalisering endret arkivarbeidet grunnleggende på disse 50 årene.

– Prinsippene er de samme, men arbeidsoppgavene har endret seg. Tidligere ordnet og listeførte vi papir. I dag handler det om å avslutte systemer, uttrekk og digitale løsinger, sier Hodnefjell Tungland.

I dag kan ett interkommunalt arkiv måtte forholde seg til et stort antall ulike systemer og standarder, avhengig av kommunenes valg. Og innenfor en kommune er det også en rekke ulike sak-/arkiv- og fagsystemer. Alt skal tas vare på – og ikke minst: Det skal være gjenfinnbart når systemet er avsluttet. IKA Rogaland er tilknyttet Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS), og bruker i hovedsak KDRS Søk og Vis for å bygge søkefunksjonalitet.

– Når systemer byttes ut, må gamle systemer avleveres. Kommunene trenger fortsatt tilgang, og enten må systemene holdes i live lokalt, eller IKA må etablere innsynsløsninger, sier Juul. Hun kan nesten ikke få understreket nok hvor viktig det er at kommunene avslutter sine systemer. – Gamle arkiver som bare ligger på en server utgjør en betydelig sikkerhetsrisiko, foruten risikoen for at hele arkivet går tapt.

Ny arkivlov – på godt og vondt

Hva så med den nye arkivloven, synes jubilanten at den svarer på de digitale utfordringene?

– Ny arkivlov er funksjonsbasert og stiller få eksplisitte krav. Det blir en utfordring for oss når kommunene står fritt til å velge ulike løsninger, bare de oppfyller kravene til dokumentasjon. Forventes det at vi skal kunne ta imot 23 ulike standarder? spør Juul.

– Som IKA forventer vi at vi kan sette en felles minimumsstandard, og være tydelig på veiledning, sier hun.

Juul trekker også frem problematiske sider ved at den nye loven er teknologinøytral. – På en side er det flott og fremtidsrettet, for teknologi går ut på dato. Men samtidig er det utfordrende. Et arkiv kan ha ett format, mens vedleggende, for eksempel byggetegninger i et byggesaksarkiv, er laget i et annet system. Skal alt omgjøres til en pdf? Eller et annet format? Hvilket format behøver kommunene når de skal hente ut data? Selv om det er billig å kjøpe datakraft, må vi også snakke om bærekraft. Ellers ender vi i en situasjon hvor vi tar vare på alt det digitale, for sikkerhets skyld, og overlater ryddejobben til en annen generasjon, sier Juul. Hun er spent på hvordan disse problemstillingene vil drøftes i lys av ny arkivlov.

IKA som kompetansesenter

For mange kommuner handler verdien av et IKA vel så mye om tilgangen på rådgivning og støtte som selve deponeringen.

– Vi har en kompetansehevende funksjon. Vi fungerer som rådgiver, holder kurs, arrangerer konferanser og fasiliterer nettverk, forteller Juul.

IKA Rogaland har etablert uttrekksgrupper der kommuner samarbeider om digitale uttrekk til langtidsbevaring.

– Vi samler både IT- og arkivansatte, og fungerer som rådgivere underveis, sier Juul.

I dagens heldigitale arkivdanning er det viktigere enn noen gang at IT og arkiv snakker sammen når nye systemer skal kjøpes inn, slik at arkivfunksjonene er på plass fra starten av.

– Selv om vi primært har ansvar for langtidsbevaringen, bistår vi også som rådgivere når nye systemer skal kjøpes inn, forteller Hodnefjell Tungland.

– Som rådgivere får dere mange henvendelser. Sett fra et fugleperspektiv, hvor er det skoen trykker?

– Tid, svarer Hodnefjell Tungland kontant. – I de mindre kommunene er det ofte få som jobber med arkiv, og de har gjerne flere hatter på. De har ikke ressurser, verken midler eller personer, til å gjøre alt selv. Da er det veldig fint at vi kan bistå, og i alle tilfeller være en samtalepartner. I flere små kommuner er det bare en person som har arkivansvar, og da har man jo heller ingen å diskutere med.

Topp tre prioriteringer

Samarbeid med universitetet har blitt et viktig grep for langsiktig bærekraft for gjengen på Ullandhaug. Hvert år har en til to studenter praksis i 12 uker ved arkivet. Sammen med Universitetet i Stavanger og Statsarkivet har IKA Rogaland utarbeidet et undervisningsopplegg som har truffet blink.

– Det er blitt så populært at flere studenter har kommet tilbake for å jobbe frivillig for oss, sier Maria Juul.

Så langt har undervisningsprogrammet vært rettet mot papirarkiver, men et opplegg for e-arkivarer er på ønskelisten.

I sitt 50. år skal jubilanten jobbe med tre hovedsatsinger:

1) Optimalisere papirdepotet

– Vi skal komprimere papirmagasinet slik at vi ikke må finne nye arkivlokaler utenfor huset. Vi skal ikke bevare mer enn det vi må. Vi ønsker å øke kvaliteten på arkivdepotet ved kun å oppbevare det som er lovpliktig å ta vare på. Samtidig vet vi at alt ikke er pakket like kompakt, det er mye «luft i boksene», forklarer Juul.

2) Tilby selvbetjent adgang til digitale arkiver

– Alle elektroniske arkiver må gjøres tilgjengelige for eierkommunene, slik at de kan betjene dem selv. Vi skal tilby gode, solide innsynsløsninger, sier Juul.

3) Styrke rollen som kompetansesenter

– Vi skal bygge dybdekompetanse slik at våre eiere kan bruke oss som et kompetansesenter, ikke minst i forhold til den nye arkivloven, sier Juul.

Hovedsatsingene er nedfelt i strategidokumentet som ble vedtatt i 2024 og gjelder i perioden 2025 til 2028.

Selv har Juul satt seg i fore å være en ambassadør for arkivene ute i kommunene. Sammen med arkivledere har hun hatt møter med ordførere og kommunalsjefer, hvor målet er å bidra til at arkiv løftes opp i bevisstheten i kommuneadministrasjonen. Flere møter vil det bli i 2026. 

Selv startet hun i jobben som daglig leder i 2024. Da kom hun fra Sokkeldirektoratet (tidligere Oljedirektoratet), også det noen få steinkast unna Arkivenes Hus. Dansken er opprinnelig geolog og har jobbet med både havvind og karbonfangst.

En investering i fremtiden

– Har dere en oppfordring til beslutningstakerne i dette jubileumsåret?

– Arkiv er dokumentasjonen våre tippoldebarn skal bruke for å ta gode beslutninger. Hvis vi ikke strukturerer materialet nå, både på papir og de elektroniske arkivene, mister det verdi. Da vil ingen klare å finne frem i arkivene om to-tre generasjoner. Vi må derfor gjøre det noenlunde likt over alt. Skal vi bevare fortiden, må vi legge til rette for det nå, sier Juul.

– Arkiv krever investeringer, legger Hodnefjell Tungland til. – Kompetansen finnes, men arbeidet kan ikke gjøres gratis. Å investere i oss er å investere i fremtiden.