Bedre tjenester for innsyn

Siden 2019 har IKA Hordaland tatt imot nærmere 5000 hyllemeter med papirarkiv fra eierkommunene våre. Parallelt har vi sett et økt antall henvendelser om innsyn i arkivene som står oppbevart hos oss. Mens vi i 2019 mottok 503 henvendelser om innsyn, hadde vi i 2022 hele 760 saker. Vi har hele veien etterstrebet å opprettholde samme nivå på saksbehandlingen, men til tross for innsatsen til våre dyktige saksbehandlere førte den store pågangen til at saksbehandlingstiden skøyt i været.

Behov for å tenke nytt 

Det økte antallet innsynsforespørsler har ikke vært vår eneste utfordring. Som følge av endrede arbeidsoppgaver blant de ansatte har vi i perioder hatt redusert kapasitet til å jobbe med saksbehandling. I tillegg har saksbehandlerne våre jobbet ulikt, og vi ser at vi har brukt unødvendig mye tid på å finne fram og veilede i materiale som ligger fritt tilgjengelig på Digitalarkivet.

Vi så oss derfor nødt til å tenke nytt på måten vi jobber med saksbehandling på. For å redusere saksbehandlingstiden og sikre bedre tjenester for publikum og kommunene våre har vi siden nyttår gjort flere grep.

Blant annet har flere av våre ansatte fått opplæring som saksbehandlere, og vi har opprettet en mer formalisert saksbehandlergruppe. Gruppen har jevnlige møter hvor vi diskuter problemstillinger og behov som kan bidra til å effektivisere saksbehandlingen. For å tilrettelegge for nye saksbehandlere, og for å sørge for at saksbehandlergruppen leverer like tjenester, tok vi fatt på arbeidet med å oppdatere og synliggjøre rutinene våre for innsyn og saksbehandling. Vi har også utarbeidet nye rutiner der vi så at det var mangler. 

Deponika – verktøy for saksbehandlerne

Vi har også gjennomført et større kartleggingsprosjekt av magasinene våre for å få en bedre oversikt over arkivbestanden vår. Kort tid etter at kartleggingsprosjektet var ferdig, ble vårt eget «Deponika» lansert. I hylleskjemaet, som ligger tilgjengelig på nett, kan saksbehandlerne raskt søke seg fram til den nøyaktige hylleplassering av et arkiv og en arkivboks.

Deponika er et digitalt verktøy vi har utviklet for å samle mest mulig informasjon om arkivene på ett og samme sted. Her kan saksbehandlerne våre raskt søke seg fram til den fysiske plasseringen til et arkiv. Vi har i tillegg lagt inn koblinger til andre ressurser i saksbehandlingen, som Digitalarkivet, Arkivportalen og KS SvarUt.

Skjemaløsning for innsyn 

Et annet område hvor vi så at vi hadde potensial for forbedring, var bestillingsløsninger for innsyn fra publikum. Mens kommunene våre hovedsakelig sender forespørsler elektronisk via SvarUt, har andre brukere av arkivene tatt kontakt på telefon eller på e-post. 

IKA Hordaland oppbevarer arkivmateriale etter 52 historiske og eksisterende kommuner i tidligere Hordaland fylke – fra perioden 1837 og fram til i dag. Rask framfinning i arkivene krever derfor presise og detaljerte henvendelser. For å gjøre det enklere for både oss selv og publikum har vi laget en egen skjemaløsning for bestilling av innsyn på hjemmesidene våre. Skjemaet inneholder både obligatoriske og valgfrie spørsmål som bidrar til at vi mottar mer konkretiserte henvendelser.

Digitalisering og tilgjengeliggjøring 

De siste årene har vi hatt en stor satsing på digitalisering og tilgjengeliggjøring av kommunale kilder. Digitaliseringsarbeidet legger til rette for at brukere av arkivene selv kan utforske kildemateriale, uten å måtte forholde seg til reisevei eller åpningstider.

Tilgangen til et større omfang av kilder på nett har økt etterspørselen etter gode brukerveiledere for å finne fram i arkivene. Særlig for nye brukere av arkiv kan det være utfordrende å vite hvor man skal starte.

For at brukerne skal kunne jobbe mest mulig selvstendig med kildearbeidet, har vi begynt å publisere veiledende tekster på hjemmesidene våre. Et av områdene vi har fokusert på, er arkivkilder som har verdi for slektsgranskere.

Ved innsynsforespørsler om slekt sender vi nå ut standardiserte svar som inneholder tips og råd til hvilke opplysninger som er å finne på nett, og hvordan brukerne selv kan orientere seg og finne fram i digitalisert materiale.

Resultat

De siste månedene har vi lagt ned mye godt arbeid for å forbedre tjenestene våre knyttet til saksbehandling og innsyn. Vi ser allerede nå resultater av innsatsen vi har gjort.

Siden skjemaløsningen for bestilling av innsyn ble lansert i midten av februar, har 60 % av henvendelsene fra private kommet via skjemaløsningen. Den gjennomsnittlige svartiden på innsynssaker var i mars redusert til 2,8 dager. Til sammenlikning brukte vi i november i fjor 4,5 dager på å svare ut en sak.

En bedre oversikt over arkivbestanden, fokus på opplæring og kommunikasjon innad i saksbehandlergruppen, mer konkretiserte henvendelser om innsyn og tilgjengeliggjøring og veiledning i digitaliserte kilder har bidratt til at vi i dag kan levere svar av høy kvalitet på kort tid.