Hva skal bevares etter næringslivet?

Norsk bergindustriarkiv

Norsk bergindustri ble etablert fra 2019 som en nasjonal tjeneste. Formålet er å sikre sentrale arkiver etter bergindustrien for fremtiden. Arbeidet ledes fra Vestfoldarkivet, i nært samarbeid med Arkivverket og regionale bevaringsinstitusjoner.

Les mer om satsningen på nettsiden bergindustriarkivet.no. 

Privat sektor er omfattende og bedrifts- og organisasjonsarkiver ofte omfangsrike og komplekse. Det vil være arbeidskrevende, kostbart og lite hensiktsmessig å bevare arkivene fra samtlige aktører så vel som hele arkivet fra en stor virksomhet. Likevel er denne delen av norsk samfunnsliv viktig å dokumentere. Løsningene vi presenterer her, er basert på arbeidet med næringslivsarkiver, først innenfor olje- og gassnæringen, deretter videreutviklet i Norsk bergindustriarkiv.

Vår metode innebærer først en kartlegging av arkivet, deretter en bevaringsvurdering basert på prinsippene som ble etablert av Bevaringsutvalget av 2002. Kartleggingen og bevaringsvurderingen sikrer at vi kun tar inn materiale som er bevaringsverdig. Dermed unngår vi masse ekstraarbeid i ettertid. Resultatet brukes også til å lage et differensiert kostnadsoverslag som danner beslutningsgrunnlag for hva som skal bevares. 

Kartlegging for oversikt 

Store bedrifts- og organisasjonsarkiver kan virke overveldende. En detaljert kartlegging er nødvendig for å få en skikkelig oversikt over arkivmaterialet. Det er også en forutsetning for å kunne gi en skikkelig bevaringsvurdering. 

Figur 1 viser vårt skjema for kartlegging og bevaringsvurdering. Denne kartleggingen er fra Omya Hustadmarmor. Bedriften startet i 1948 og ble ledende i Nord-Europa på knuste marmorgranulater, bl.a. brukt i bygnings- og papirindustrien. Arkivet utgjør til sammen ca. 200 hyllemeter papirarkiv og 13 IT-systemer. Papirarkivene befant seg på ulike steder på et stort industrianlegg.

Her viser vi et utdrag av arkivstykker som er registrert fortløpende i ulike rom på ulike steder i bedriften. Hvert rom har ulik farge.

Vi registrerer følgende opplysninger: 

Kolonne A - Arkiv: Her registreres arkivskaper. Det kan være flere enn én, fordi vi ofte støter på arkiver fra ulike arkivskapere; selskap som er kjøpt opp, datterselskap osv. 

Kolonne B og C – Serienavn og serie(kode): Her registreres serienavn og seriekode i henhold til allment arkivskjema. Dette gjøres imidlertid først etter at alle arkivstykker er registrert. I neste omgang brukes kolonne C for å gruppere og sortere arkivenhetene i serier. Kolonne B angir seriens navn. 

Kolonne D: Her registrerer vi eksakt det som står utenpå hver arkivenhet, det vil si arkivboks, ringperm, eske osv. Dette er nødvendig informasjon ved gjenfinning og nedpakking. 

Kolonne E: Her tilføyer vi ytterligere informasjon der det er påkrevd for å forstå innholdet. 

Kolonne F og G angir ytterår. 

Kolonne H anslår antall hyllemeter som enheten utgjør. Det gjør det mulig å fastslå arkivets omfang, og, når vi har verdivurdert, hvor mye som er bevaringsverdig. 

Kolonne I – BK-verdi angir bevaringsverdien på en skala 1–5 (se nedenfor). 

Kolonne J og K: Her påføres den fysiske adresse som hver arkivenhet har. Det første vi gjør når vi kartlegger et arkivrom, er å merke hylle, skap, skuffe osv. med en unik fysisk adresse ved å påføre klebeetiketter. Det er denne adressen som påføres i kolonne J og K. Dette gjør det senere enkelt å gjenfinne de arkivenhetene vi ønsker å bevare. 

Kolonne L angir emballasjen til den enkelte arkivenhet. Det er nyttig å vite både for gjenfinning, bevaringsvurdering (løse og tilfeldige dokumenter vurderes mindre bevaringsverdige) og for å konstatere om det er tale om en original, for eksempel innbundet protokoll. 

Kolonne M gir rom for å registrere ulike opplysninger om arkivenheten. Dersom flere arkivenheter hører logisk sammen og står på samme sted, registrerer vi ikke hver av dem, men omtaler hele forekomsten under ett og angir hvor mange bokser eller ringpermer det er snakk om. Det sparer oss for en del arbeid. 

Arkivstykkene er registrert fortløpende etter hvert som vi gjennomgår arkivmaterialet rom for rom, hylle for hylle. Hvert rom har ulik farge. Som vist i figur 1 er arkivenheter som logisk hører sammen, for eksempel styremøtereferater, plassert i ulike rom og i ulike hyller under bortsetting. 

Strukturering av materialet

Når vi er ferdig med hele kartleggingen, begynner vi å få en oversikt over helheten. Da er det mulig å strukturere materialet. Vi lager noen hovedserier med underserier. Disse legges inn i kolonnene Serienavn og Seriekode. Etter hvert som vi sorterer kartleggingen på seriekode og foretar justeringer av serieinndelingen, framkommer det til slutt en struktur.

Figur 2 viser strukturen for Omya-arkivet. Vi tar utgangspunkt i allment arkivskjema. Men vi bruker skjemaet med forsiktighet og tvinger aldri allment arkivskjema på arkivmaterialet dersom det ikke passer. 

I figur 3 har vi sortert kartleggingen på kolonne D (Serie) og kolonne I-J (fra–til år). Etter en slik sortering framstår arkivet i en velordnet, logisk struktur. Vi har ikke flyttet på noen av enhetene – bare strukturert materialet i vårt Excel-skjema. Men nå er vi i stand til å se arkivet som en helhet, ordnet i logiske enheter, og kan foreta en bevaringsvurdering.

Denne tilnærmingen gjør det mulig for oss å se sammenhenger, opprinnelige serier og hva som i større grad er tilfeldige og løsrevne rester. Det er viktige momenter i bevaringsvurderingen. Representanter fra bedriften tar en siste gjennomgang sammen med oss (oftest på et Teams-møte) for å kvalitetssikre den struktur vi har foreslått, og plasseringen av enheter innenfor de ulike seriene. 

Altså, vi påfører seriekoder, sorterer, korrigerer og oppretter underserier, sorterer flere ganger – til vi er fornøyd. Da kan vi foreta en bevaringsvurdering. 

Bevaringsvurdering og kriterier 

Vår bevaringsvurdering bygger som nevnt på Bevaringsutvalget av 2002. Utvalget skisserer flere sett med bevaringskriterier, hvert sett knyttet opp til ulike bevaringsformål. Kriteriene for hvert bevaringsformål må balanseres mot hverandre. Samme arkivserie kan score høyt på ett kriteriesett og lavt på et annet. Men en samlet vurdering av en type arkivmateriale basert på disse verdikriteriene vil kunne gi en klar bevaringsindikasjon.

En arkivserie som scorer høyt på mange kriterier, peker seg ut som bevaringsverdig. Her vil vi kort oppsummere bevaringskriteriene som sorterer under bevaringsformålene F1 (funksjonsbasert; dokumentere arkivskaperens funksjoner) og F2 (innholdsbasert; sikre informasjon om samfunnet): 

F1-kriterier (funksjon):

• Administrativt nivå: Arkiver som skapes på et høyt administrativt nivå er mer bevaringsverdig. Styreprotokoller er for eksempel mer bevaringsverdige enn brevjournaler. 

• Aktivitetstype: Besluttende aktiviteter er viktigere å dokumentere enn ekspederende/rutinebaserte eller orienterende aktiviteter. Som eksempel er kontrakter viktigere enn regnskap. 

• Ekstraordinære aktiviteter er viktige å dokumentere. 

• Pionervirksomhet: Arkiv knyttet til forskning og utvikling i virksomheten bevares. 

• Primærfunksjoner er viktigere enn intern- eller støttefunksjoner. Produksjons- og salgsdokumentasjon er for eksempel viktigere enn hms-dokumentasjon. 

F2-kriterier (innhold):

• Tidsspenn: Arkivmaterialets verdi øker parallelt med den tidsperiode det dekker. 

• Omfang: Økt omfang i rom gir arkivet større verdi. En arkivserie som omhandler hele virksomheten og med stort geografisk nedslagsfelt, er mer verdifull enn en som har et mer begrenset nedslagsfelt. 

• Informasjonstetthet: Arkivserier med stor tematisk variasjon scorer høyere enn en med liten variasjon. Et korrespondansearkiv er i så måte viktigere enn et kontraktsarkiv. 

• Lenkbarhet: Arkiver som kan lenkes til andre serier, har høy bevaringsverdi. Dette gjelder for eksempel brevjournal som kan lenkes og er register til korrespondansearkiv. 

Fem nivåer av bevaringsverdi 

For å lette den praktiske gjennomføringen av bevaringsvurderingene, vil det være hensiktsmessig å gradere arkivseriene i ulike nivåer. Vi har definert fem nivåer for bevaring, med en poengskala fra 1 til 5.

Bevaringsnivåer:

• 1 = Klart bevaringsverdig

• 2 = Bevaringsverdig

• 3 = Trolig bevaringsverdig 

• 4 = Utvalgsbevaring 

• 5 = Kasseres, prøver bevares? 

Figur 4 viser hvordan vi knytter kriteriene under F1 og F2 til ulike arkivserier slik at hver serie bevaringsvurderes opp mot de enkelte kriteriene. Vi har satt poeng fra 1 til 5 på hver serie, alt etter hvor høyt serien scorer på de enkelte bevaringskriterier.

Summen av poeng (i grønn kolonne) gir en indikasjon på bevaringsverdi. Poengsummen skal imidlertid ikke brukes mekanisk, men gir et grunnlag for en vurdering som til syvende og sist må være skjønnsmessig. 

I figur 5, kolonne L, ser vi at styreprotokoller scorer høyt fordi de dokumenterer aktiviteter på et høyt administrativt nivå, dokumenterer besluttende aktiviteter (F1), og fordi de representerer et relativt langt tidsspenn, omfatter mesteparten av bedriftens aktiviteter og har høy informasjonstetthet (F2). Det samme gjelder fra ledelsesmøter samt drifts- og vedlikeholdsmøter, ledelsens saksdokumenter likedan. Motsatt ser vi at regnskap scorer lavt på de samme kriteriene. 

Korrespondansearkivet (serie Dd på linje 11) har fått bevaringsverdi 2 og består av åtte hyllemeter. Den er en sammenhengende, opprinnelig og komplett arkivserie, i motsetning til mange løsrevne ringpermer vi fant hvis opprinnelse og sammenheng var vanskelig å konstatere. Derfor ga vi serie Dd høy bevaringsverdi. 

Mulighet for differensiert bevaring 

En av fordelene med denne verdivurderingen er at vi kan tilby bedriften bevaring på ulike nivå. Vi kan også raskt beregne hvor mange hyllemeter hvert bevaringsnivå utgjør.

Vi anbefaler gjerne at man bevarer alt arkivmateriale som er gitt bevaringsnivå 1–3, samt et lite utvalg av nivå 4. Dersom bedriften synes det blir for kostbart, trenger de ikke si nei til alt. De kan velge kun nivå 1 eller 2. Dermed blir det ikke et spørsmål om alt eller ingenting.

Nivå 1-arkivene utgjør ofte en liten andel, er et rimeligere alternativ for bedriften og er for oss mye bedre enn ingenting – som ofte kan bli alternativet. 

Ferdig grovordnet arkiv ved avlevering 

Når vi er kommet til enighet med bedriften om hva som skal avleveres, kan vi pakke arkivene strukturert serie for serie ved å hente disse fra sine ulike arkivrom og hyller. Det kan høres ut som mye farting fra bygg til bygg og rom til rom, men det kan gjøres ganske effektivt.

Når så arkivinstitusjonen mottar avleveringen, er dette allerede grovordnet og i stor grad beskrevet. Dette forenkler ordningsarbeidet dramatisk, gir et bedre resultat og lavere kostnader.