Å spille seg til kunnskap i arbeidstiden

Som et svar på et behov for opplæring av den nye storkommunens ledere og saksbehandlere i et nytt sak-/arkivsystem, i kombinasjon med pandemiens utfordringer, har nye Drammen kommune utviklet et spillbasert opplæringstilbud i bruk av Public 360.

Prosjektet er gjennomført samarbeid med leverandøren Attensis. Nye Drammen kommune ble etablert 1.1.2020, og i forkant av dette ble det anskaffet et nytt sak-/arkivsystem. De tre kommunene som skulle slås sammen, startet med det nye systemet nøyaktig et år før sammenslåingen, noe som ga oss ett år til å bli godt kjent med nye rutiner og nye arbeidsformer før kommunesammenslåingen.

Populært, men ressurskrevende halvdagskurs

I forkant av innføringen av det nye systemet jobbet byarkivet mye med hvordan vi skulle gjennomføre opplæringen i det nye systemet. Intervjuer med ulike ressurspersoner sa at klasseromsundervisning var det foretrukne alternativet.

Med dette som bakgrunn ble det satt opp halvdagskurs rettet mot ledere og saksbehandlere. Antall deltakere var 10–15 personer, og i en periode ble det kjørt nærmere ti kurs pr. uke. Dette stilte store krav både til tilgang på instruktørressurser og til fysisk egnede lokaler. Likevel, klasseromsundervisningen var et populært tilbud, og i all hovedsak var det svært mange som deltok på hvert kurs.

Pandemien førte til nytenkning

Ved oppstarten av den nye kommunen var grunnlaget på plass for bruk av sak-/arkivsystemet Public 360, men så ble Norge truffet av pandemien. Hvordan skulle opplæringen nå ivaretas? Alle i arkivsektoren vet hvor viktig dokumentfangst er. Uten dokumentfangst blir det lite å bevare for fremtiden, for ikke å snakke om tilrettelegging for åpenhet og innsyn i den kommunale forvaltningen.

Å invitere inn til fysisk klasseromsundervisning var uaktuelt. Fordi det var jobbet så mye med opplæringskonseptet inn mot innføringen av nytt system, kunne imidlertid opplæringen raskt flyttes fra det fysiske klasserommet og over til Teams. Allerede i april 2020 kunne Drammen byarkiv tilby de første opplæringsøktene via Teams. I vår egen organisasjon ble det lagt merke til hvor tilpasningsdyktige arkivtjenesten var.

Etter noen måneder fikk Byarkivet spørsmål om vi var interessert i å kjøre en pilot på spillbasert læring og simuleringstrening for Public 360. I en kommune der verdiene er nær, inkluderende og nytenkende, var det bare å si ja takk. Mye av grunnarbeidet var allerede på plass etter erfaringene vi hadde gjort med klasseromsundervisning og opplæring på Teams. Det var derfor bare å begynne å produsere spillmoduler i leverandøren Attensis’ spillplattform.

Utvikling av pilot

Før oppstarten av piloten var det viktig å få på plass følgende for hver av spillmodulene:

- En realistisk og gjenkjennbar historie for bruk av funksjonalitet (kontekst)

- En stegvis oppskrift for navigering, altså hvilke klikk som måtte gjennomføres for å utføre funksjonen

- Forslag til småspill som kunne settes inn i etterkant av hver modul, slik at spilleren får repetert det hen nettopp har gjennomgått i et mini-spill

Drammen byarkiv stilte med to ressurser på deltid inn i prosjektet i tillegg til at Kompetansesenteret i kommunen stilte med prosjektleder. I perioden april til oktober 2021 jobbet prosjektgruppen med å ta frem og ferdigstille alle spillmodulene.

Pilotprosjektet viste oss hvordan det også er mulig å gjennomføre prosjekter fra A til Å kun via digitale flater. Fra kommunen og leverandøren av spillplattformen startet med de første, innledende samtalene, og frem til pilotbrukerne ble invitert inn, var det, på grunn av pandemien, ingen fysiske møter mellom kunde og leverandør. Heller ikke alle de interne ressursene fikk truffet hverandre i løpet av prosjektperioden.

Bidra til å sikre dokumentfangst

Tilbake til dokumentfangst. De fleste som jobber med arkiv, kjenner på utfordringer knyttet til å få tak i dokumentene som skal arkiveres. Mange vil nok hevde at terskelen er litt for høy når det kommer til å ta i bruk de tradisjonelle sak-/arkivsystemene. Slik situasjonen er i dag, må saksbehandlerne selv i all hovedsak ta aktivt stilling til hva som skal arkiveres eller ikke.

Hvis systemene oppleves som vanskelige å bruke og det er usikkerhet rundt hvilke knapper som skal trykkes på, gir systemene saksbehandlerne lav mestringsfølelse. Dette kan påvirke dokumentfangsten fordi brukerne finner alternative løsninger. I Drammen kommune mener vi at spillbasert læring kan bøte på dette ved å gi saksbehandlerne en større grad av trygghet i bruken av systemet.

Da piloten ble lansert, inviterte prosjektgruppen til en digital kickoff som skulle ufarliggjøre spillbegrepet. Det var tydelig at enkelte ansatte nok tenkte at spilling eller gaming var langt unna hva de identifiserte seg med og følte at de mestret, og derfor ble det understreket at hensikten med spillet var at deltakerne skulle oppleve en større grad av trygghet når de brukte systemet, ikke at de skulle bli racere i Public 360.

Pilotspillere og rapport

Pilotgruppen som fikk teste ut Public 360-spillet, hadde deltakere fra alle sektorer i kommunen. Det var alt fra ansatte fra Anskaffelser til Kommuneadvokaten og Vann og avløp. Fra prosjektets side var det et bevisst valg å sette sammen en pilotgruppe på tvers av de ulike kommunale sektorene. Totalt fikk ca. 200 ansatte tilbud om å delta. Etter å ha spilt gjennom alle spillmoduler skulle spilleren ha lært det samme som på et tradisjonelt grunnkurs i sak-/arkivsystemet.

Drammen kommune benytter Workplace som intranett, og her ble det laget en egen gruppe for spillbasert læring og simuleringstrening. I denne gruppen ble det jevnlig lagt ut statistikk på hvor mange som hadde spilt, informasjon om kompetanseheving, påminnelser osv. I tillegg kunne pilotbrukerne ta kontakt om de hadde spørsmål.

Etter drøye fire måneder med pilotering hadde prosjektgruppen fått samlet inn nok data til å skrive en evalueringsrapport. Pilotprosjektets viktigste funn:

«Hvor ofte jobber du i Public 360?»

· 71 % av respondentene svarer 0–2 ganger i uken

· 18 % av respondentene svarer 2–3 ganger i uken

· Resten bruker det oftere.

«Jeg er positiv til spillbasert læring som ny metode for å lære om Public 360»

· 100 % av respondentene svarer ja

«Hvilke erfaringer har du med spillbasert opplæring?»

· 85 % har ingen erfaring

· 15 % har noe eller bred erfaring

I tillegg viser de innsamlede dataene at omtrent 90 % av respondentene foretrekker denne måten å trene på.

Spillplattformen legger til rette for at opplæringsansvarlige får konkrete tilbakemeldinger på hvilke spillmoduler som går raskt å komme igjennom, og hvilke som krever mer av spillerne. Dette kan være nyttig i det videre arbeidet med opplæringsmateriellet.

Det er også en styrke at det er mulig å måle kompetanseheving ved å se på poengscore ved første gjennomspilling opp mot poengscore ved beste gjennomspilling. For pilotdeltakerne på Public 360-spillet ble det målt en kompetanseheving på over 40 %.

Engasjerende og spisset opplæringsform

Oppsummert ser vi flere fordeler ved bruk av spillbasert læring og simuleringstrening. Spesielt spillernes autonomi og frihet til selv å velge når og hvor og hvor mye de skal gjennomføre, er viktig å trekke frem. Et annet moment er engasjementet denne formen for opplæring skaper.

Spillplattformen legger til rette for at kommunens opplæringsressurser kan spisse sin innsats mot områder der det er hensiktsmessig med en annen form for opplæring. For eksempel er det mulig å tilby workshops med temaer som gjennomspillingsstatistikken viser er utfordrende. Det blir med andre ord enklere å sette inn ressursene på det som gir mest verdi for sluttbrukerne – og dermed også for Drammen kommune.