Sikring av hybridarkiver

Et hybridarkiv er et arkiv som består av både papirarkiv og elektronisk arkiv. Dette er dokumentasjon skapt i en teknologisk brytningstid som skjøt fart på 1990-tallet. I dag er disse elektroniske arkivene vanskelig tilgjengelige. Dokumentasjonen kan gå tapt.

Tilgangen er viktig både for demokratiet og for det enkelte individ. Nettopp derfor satser IKA Kongsberg på prosjekter som skal gi tilgang, sikre dokumentasjon og gi mulighet for å få komplette arkiv.

Prosjekt 1992

Prosjekt 1992 skal mediekonvertere papirarkiv og samkjøre dem med uttrekk fra elektroniske arkiv ved hjelp av et spesialutviklet innsynssystem. 1992 var året både kommuneloven og arkivloven trådte i kraft.

Dette var en tid med rask teknologisk utvikling. Kontorstøttesystemer hadde i økende grad blitt sentrale arbeidsverktøy for mange og medførte behov for en annen arkivfaglig tilnærming til papirarkiv. Med bakgrunn i ny praksis som oppsto med føring av elektroniske journaler og saksbehandling på papir, i tillegg til diverse «fellesområder», ble manglende standardisering et problem. Det ble en brytningstid for arkiv; en overgangsperiode fra en eldre standard og frem til en ny digital standard. Det var i denne perioden hybridarkivene oppsto. Arkivloven ble vedtatt på bakgrunn av papirbasert arkivdanning og journalføringsprinsipper. Det var først etter 1999 at elektronisk journalføring ble bestemt gjennom arkivforskriften.

Med kommuneloven fikk kommunene større frihet til egen administrativ organisering. Den interne organiseringen, desentralisert arkivtjeneste med iblant uklare ansvarsforhold og ulike lokale løsninger, ga variasjoner i arkivdanningen. Flere små virksomheter skulle klare seg alene, uten større arkivfaglig kompetanse. Arkiveringsansvar ble lagt på saksbehandlere, som medførte at dokumenter ble lagret flere steder. Større geografiske avstander og at saksbehandlerne ofte hadde papirbaserte «skyggearkiver» i sine cellekontorer, kompliserte dette enda mer.

Saker behandlet i kommunene på 1990-tallet kan ha både papirdokumenter og elektroniske dokumenter. Det å samkjøre disse arkivene er hovedmålet for prosjektet. For å kunne sikre hybridarkiv må vi samarbeide på tvers av de tradisjonelle faglige skillene. Derfor er utvikling av systemet IKA Innsyn sentralt for prosjekt 1992.

Egenutviklet system for innsyn i arkivuttrekk

Systemet IKA Innsyn har vært brukt ved IKA Kongsberg siden 2020 og brukes av kommuner og fylkeskommuner for å gi innsyn i avsluttede systemer. IKA Kongsberg mottar elektroniske uttrekk fra saks-/arkivsystemer og fagsystemer. Dette er den dokumentasjonen som en kommune sitter igjen med etter at et system er avsluttet og avlevert. Elektroniske uttrekk er en samlefil med informasjon fra systemet og dets dokumenter. Elektroniske arkiv kan være ufullstendige. Et av de tidligere prefererte uttrekksformatene tar for eksempel ikke med saker som ikke er avsluttet. Disse sakene vil bare finnes i papirarkivene.

Andre elektroniske arkiv er samlinger av filer av ulike formater; dokumenter, lydfiler, video eller foto. Filene er ofte usorterte og har ikke annen informasjon enn det som ligger i filnavnet. Ved mottak er derfor tilleggsinformasjon viktig å dokumentere og må bli lagt til i filene/filsettene. Til dette bruker IKA Kongsberg et egenutviklet system for innsyn i arkivuttrekk som kan lage elektroniske arkiv av elektroniske filer.

Automatisering som mål

Ved å sammenlikne informasjonen i elektroniske uttrekk med det deponerte papirarkivet kan vi finne likheter. Dette kan vi bruke som identifikatorer på forskjellige dokumenter eller informasjon knyttet til en sak.

Skannet papirarkiv kan lagres i et elektronisk arkiv med metadata i IKA Innsyn. Da vil sammenstilling av informasjonen i uttrekk og arkiv være klar for automatisering. Elektroniske sammenlikninger som bildegjenkjenning, typeidentifisering, OCR tekstsammenlikninger osv. vil kunne bidra til å utvide identifiseringen. Etter å ha jobbet med informasjonen og kvalitetssikret identifiseringen kan man bevege seg videre til bruk av Artificial Intelligence (AI). Til dette må man utvikle AI-modeller; store datasett med dokumenter og bekrivelse av ønsket status for et dokument etter en AI-prosessering. Når modellene er på plass, kan man begynne jobben med å trene en AI. En AI implementert i IKA sitt system kan bli et hjelpeverktøy for å få 1992 til å gjøre en del jobber automatisk.

For å få et komplett system trenger vi å se på hva som trengs av informasjon for en saksbehandler som skal gjøre innsyn. Det er viktig at en innsynforespørsel blir korrekt. En saksbehandler trenger å vite hvilke prosesser som er gjennomført automatisk, og hvilke som må gjøres manuelt for å få innsyn i et hybridarkiv.

Dagens status Vi har valgt et deponert saks-/arkivsystem der vi har elektronisk uttrekk med mulighet for innsyn og tilhørende papirarkiv ordnet etter K-koder. Vi arbeider nå videre med å identifisere noen saker der vi kan finne anvendbare identifikatorer for å samkjøre arkivene som forberedelser til et pilotprosjekt.