Jobber vi på den beste måten?

At vi kan ende opp som en digitalt dement nasjon, har blitt pekt på som en av de største utfordringene innen offentlig sektor i Norge. Forskning viser imidlertid at sunne vaner, et lyst sinn og det å lære nye ting kan motvirke demens. Vi har tatt disse prinsippene til oss og jobber målrettet med sikring av kommunalt skapt, digitalt arkivmateriale.

Da vi leste Arkivverket sin risikovurdering av arkivholdet i norske kommuner for 2019, ble vi inspirert. Arkivverket anså kommunene i Hordaland for å ha den nest største risikoen for tap av dokumentasjon skapt i elektroniske systemer.[1] Dette ledet oss til spørsmålet om vi jobbet på den beste måten.

Hordaland pekte seg ikke særlig dårlig ut i antall bevarte datauttrekk fordelt etter fylke, kommune og folketall. Grunnlaget Arkivverket hadde for å trekke sin slutning, lå i den årlige undersøkelsen av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner, der kommunene selv hadde rangert seg lavt. Dette oppfattet vi som en tydelig bestilling fra kommunene i Hordaland.

Digitalt depot

Allerede fra 2004 hadde vi vært depotinstitusjon for databasedumper og uttrekk av bevaringsverdige kommunale data for våre eierkommuner. Dette hadde resultert i at vi ved inngangen til 2021 hadde mottatt rundt 120 systemer. Størstedelen var datadumper, helt ubehandlet etter mottak – bortsett fra viruskontroll. Resten var Noark 5-uttrekk. Vi hadde samtidig en kartlegging fra noen år tidligere som viste rundt 200 eldre og avsluttede systemer som kunne inneholde bevaringsverdig dokumentasjon som ikke var deponert fra eierkommunene. Vi manglet imidlertid systematikk og en konsekvent strategi for deponeringsarbeidet.

Kommuneundersøkelsen illustrerer hvordan arbeidet med uttrekk har vært over tid. I 2014 viste den at 76 % av kommunene i Hordaland aldri hadde tatt uttrekk av fagsystem. I 2018 var det blitt litt bedre, men fortsatt hadde 54 % aldri bevart noe som helst. Fortsatt hadde altså rett over halvparten aldri tatt uttrekk. Deretter gikk det heldigvis nedover. Fra 42 % i 2019 til 32 % i 2020. I 2021 var tallet nede i 25 %.[2]

Sikring, bevaring og langtidslagring

Som interkommunal depotinstitusjon er vårt hovedformål å legge forholdene til rette for eierkommunene sin rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivloven sine intensjoner og forskrifter. I dette inngår å sikre at elektronisk skapte arkiver ikke går tapt. Lovverket er ikke tvetydig. Arkivloven, arkivforskriften og riksarkivarens forskrift har alle bestemmelser som forteller oss når og hvordan elektronisk arkivmateriale skal håndteres.

Tvilen for oss stod imidlertid om hvordan vi skulle gripe tak i etterslepet og på den beste måten sikre kommunalt skapt arkivmateriale, for så å bevare og langtidslagre det.

Kur for digital demens?

Vi brukte ett år på å sende programvare og produktnøkler til kommunene og å overtale IKT-ansvarlige om å produsere siard-uttrekk for oss. Ambisjonen var å etterleve DIAS-standarden. Noen klarte dette, men flesteparten ikke. Vi synes det hele var tidkrevende.

Vi brukte også mye tid på å hente inn systeminformasjon, dokumentasjon, sjekksummer og UUID-er. Mens vi var opptatt med dette, var andre i kommuner vi ikke hadde kommet til enda, opptatt med å migrere data fra eldre systemer inn i nye løsninger og å sanere avsluttede databaser.

Tiden holdt på å ta oss igjen, og vi så vi måtte legge om driften dersom vi ønsket å komme i mål med å innhente etterslepet vi hadde opparbeidet oss. Det ledet oss til å etablere en ny strategi for deponeringsarbeidet som innebar at vi aktivt gikk hver enkelt kommune i møte og avtalte treff der vi, arkivansvarlig og IKT sammen kartla og bevaringsvurderte eldre og avsluttede systemer i fellesskap. Deretter bestilte vi sikkerhetskopier av alle aktuelle systemer og dokumenterte disse sammen med kommunen. Kommunen «slapp» med andre ord ansvaret de ellers har med å ta uttrekket, og vi overtok oppgaven med å produsere uttrekket. Vi la sikring til grunn for å avvike fra nasjonale standarder som bedre skal ivareta prosesser for integritetssikring.[3]

Vi har så langt hatt suksess med denne nye strategien. 20 av totalt 37 kommuner er kvitt etterslepet av avsluttede elektroniske arkiver. Fra vi startet å prioritere arbeidet med elektronisk skapte arkiver, har vi hentet inn 108 uttrekk. Nå arbeider vi i full fart for å sørge for at etterslepet skal være borte i alle våre eierkommuner innen året er omme.

Uttrekksløypens tre steg

Så lenge en er innstilt på jobben som skal gjøres, er løypen lett å iverksette. Det første steget er kartlegging. Spørsmålene er enkle. Hva har dere? Hvordan er det brukt? Hvor ligger det? Og er registrering avsluttet? I kartleggingsarbeidet deltar arkivansvarlig og IKT, og dokumentasjonen vi gjør, implementeres i kommunens arkivplan. Også for aktive systemer som blir lagt i fremtidig deponeringsplan. Slik sikrer vi at IKT er påkoblet, og tar eierskap i planen allerede fra starten. Vi erfarer at vi må være oppmerksomme på at alle sektorer av kommunen blir dekket – også over tid. Slik kan vi være sikre på at vi fanger opp alle systemer. Det er spesielt viktig at vi får oversikt over skyløsninger og hvilke systemer som må vurderes som tapt.

Neste steg er bevaringsvurdering. Bruken av systemet må sees opp mot gjeldene bevarings- og kassasjonsplan for å avgjøre om uttrekk er riktig, eller om det skal klassifiseres som om det ikke inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.

Deretter kommer deponering og overføring til depot. Vi foretrekker kryptert sending via opplasting over internett, men vi erfarer imidlertid at dette ikke nødvendigvis følges opp. Overføring lar vente på seg. Unødvendig tid går med til purring, venting og nedlasting. På grunn av dette reiser vi i større grad enn tidligere ut til kommunen og henter systemene selv. Det er sjelden vi får nei fra IKT når vi står i døren. Databasedumper produseres mens vi gjør befaring i arkivlokalene.

Langtidslagring og tilgjengeliggjøring

Til slutt er det vår oppgave å forberede systemet til langtidslagring. Det er her vi tar steget fra sikring til bevaring og langtidslagring. Dette er et komplisert og kompetansekrevende arbeid. Mange aktører jobber med dette, og tilgang til data og dokumentasjon som dokumenterer rettigheter vi har, er noe som opptar mange. Vårt poeng er at hvis vi ikke først sikrer den elektroniske arkivbestanden, har vi ingenting å bevare – eller langtidslagre. Oppbevaring av eldre og avsluttet elektronisk arkivmateriale på en server i kommunen er ikke en forsvarlig og forskriftsmessig løsning for langtidsbevaring. Derfor tar vi grep.

Arkivdepotene kan ikke være en flaskehals for deponering av arkivuttrekk, fordi kommunen ikke i tilstrekkelig grad har dokumentert antall arkivdeler, datasystem og versjon, og antall poster og/eller dokumenter. Her må vi tilbake til hovedformålet om å legge forholdene til rette for eierkommunene sin rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivloven sine intensjoner og forskrifter. Data skal sikres, og det må vi gjøre nå.