Intervju med Ellinor Evensen 

– Å jobbe med arkiv har endret seg drastisk siden jeg begynte tilbake i 2009. Da jeg trådte inn i min rolle som sak- og arkivleder i 2009, var kommunen akkurat i ferd med å implementere et heldigitalt arkivsystem. Jeg var heldig nok til å være en del av denne overgangen fra starten, noe som ga meg en unik mulighet til å bidra direkte til digitaliseringen av arkivarbeidet.

Digital transformasjon

Ellinor forteller at det i begynnelsen var mange manuelle oppgaver knyttet til arkivarbeidet.

– For eksempel var en av de vanlige rutinene å ta papirkopi av det utgående papirbrevet og samle kopiene i en perm for “Utgående brev” før det originale papirbrevet ble sendt. Dette var en prosess mange ansatte var vant til. Det tok tid å venne seg av med den og andre manuelle oppgaver som ikke lenger ga mening da vi hadde dokumentene elektronisk. Overgangen til digital arkivering møtte naturlig nok noe skepsis; mange stolte ikke helt på at sak- og arkivprogrammet kunne tilby samme grad av sikkerhet og pålitelighet som de tradisjonelle, manuelle metodene.

Også prosessen med å håndtere dokumenter var fysisk; dokumentene skulle i en konvolutt, det skulle klistres på et frimerke og sendes med posten. Nå skjer alt dette elektronisk. Dette har ikke bare effektivisert prosessen betraktelig, men også redusert bruk av papir og fysiske ressurser, sier Ellinor.

– Min rolle i den digitale transformasjonen har vært aktiv og hands on. Jeg har jobbet tett med de ansatte i min avdeling for å veilede dem gjennom denne overgangen og sakte men sikkert bygge opp en tillit til det digitale systemet. Det har vært en reise fylt med læring og tilpasning for oss alle. Å se hvordan ansatte har gått fra å være skeptiske til å fullt ut omfavne de nye digitale rutinene, har vært utrolig givende.

Ellinor er stolt over å ha bidratt til å forme fremtiden for arkivtjenesten i kommunen.

– Transformasjonen har ikke bare endret måten vi arbeider på, men også hvordan vi tenker rundt arkiv- og dokumentforvaltning. Digitaliseringen har åpnet opp for nye muligheter for tilgjengeliggjøring og bevaring av informasjon som tidligere var utenkelig.

Hotellbakgrunn

Før hun begynte i arkivverdenen i Nordreisa kommune, ledet Ellinor et lokalt hotell. Der hadde hun ansvar for personalarbeid, budsjettering, service, markedsføring, salg av overnattinger, aktiviteter og arrangementer.

– Å lede et stort team i en kontinuerlig operativ virksomhet skjerpet mine ferdigheter fra UiT-studiene i budsjettering, finansregnskap, og markedsføring – essensielt for drift og strategisk planlegging. Denne bakgrunnen, rik på praktisk erfaring og teoretisk kunnskap, ble fundamentet jeg bygget videre på i arkivfeltet.

Overgangen fra en dynamisk salgsrolle til en mer målrettet administrativ rolle med fokus på arkiv og dokumentforvaltning, åpnet en ny verden for henne. Hun forteller at hun gradvis har utviklet en lidenskap for å bevare vår kollektive historie og sikre tilgang til informasjon for fremtidige generasjoner

– I begynnelsen var jeg nysgjerrig på de ulike aspektene ved arkivarbeidet, men med tiden har nysgjerrigheten utviklet seg til en dypere forståelse og en ekte lidenskap for faget. Det fascinerende med å arbeide i et arkiv er hvordan fortid og nåtid kan bindes sammen, og hvordan vårt arbeid sikrer at viktig informasjon blir bevart for fremtiden. Denne erkjennelsen har ikke bare gjort jobben min svært meningsfull, den har også bidratt til at jeg har vokst som profesjonell og som person.

De siste to årene har hun vært frikjøpt av Harstad kommune for å bidra til etableringen av Digi Troms og Finnmark – en givende erfaring og innsikt hun bringer med seg tilbake i sitt daglige arbeid.

Mangfoldig rolle

Hennes primære fokus nå er rettet mot å videreføre og utdype arbeidet med digitalisering i Nordreisa kommune. Med hovedoppgaver som arkivleder, systemansvarlig for flere programmer og systemer, digitalansvarlig og formannskapssekretær innehar hun en sentral og mangfoldig rolle i organisasjonen.

Som arkivleder styrer hun organisasjonens arkivtjenester, sikrer overholdelse av lovgivning og beste praksis for effektiv dokumenthåndtering og bevaring.

Som systemansvarlig velger og vedlikeholder hun kommunens sak-/arkivsystemer og IT-løsninger og arbeider tett med IT-avdelingen for å sikre systemenes relevans og sikkerhet.

Som digitalansvarlig leder hun digitaliseringen av dokumentasjonsprosessene, fremmer bruk av elektroniske arkiver og forbedrer digitale arbeidsflyter for hele organisasjonen.

Som formannskapssekretær organiserer hun møter for kommunestyret, formannskapet og andre utvalg/råd, håndterer alle forberedelser og sikrer at politiske prosesser gjennomføres smidig og i henhold til gjeldende regler inkludert valget hvert annet år.

Hun forteller at hennes lidenskap ligger i å løse oppgaver digitalt – med et dobbelt fokus: å tilby den beste servicen for våre kunder og å forenkle arbeidsmetodene for kommunens ansatte. Tilnærmingen har bidratt til en mer effektiv forvaltning og har spilt en nøkkelrolle i å forme fremtiden for kommunens arkiv- og dokumenthåndtering.

Gleder og utfordringer

– Det å jobbe med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning er utrolig givende.

Ellinor synes det beste ligger nettopp i mangfoldet av oppgaver, men hun trekker også frem den dyptgående påvirkningen arbeidet har på organisasjonens effektivitet, transparens og etterlevelse av lovverk.

– Å være en nøkkelperson i bevaringen av historie og kunnskap for fremtidige generasjoner gir en unik følelse av formål og tilfredsstillelse.

Hun trekker også frem muligheten til å dykke ned i fortidens dokumenter, som gir en dypere forståelse og perspektiv på nåtiden, som tilfredsstillende.

– Det å organisere, bevare og gjøre informasjon tilgjengelig for offentligheten og interne brukere er både utfordrende og givende. Digitaliseringen av arkivprosesser har åpnet for nye måter å tenke på tilgang og bevaring av informasjon. Å lede og være en del av denne transformasjonen har vært utrolig spennende. Det har gjort det mulig å forbedre tilgjengeligheten av dokumenter og effektivisere arbeidsflyter, noe som direkte bidrar til bedre tjenester for innbyggerne og en mer smidig administrasjon.

Men de stadig økende kravene til digitalisering og informasjonssikkerhet kan også oppleves som utfordrende.

– Å holde tritt med den teknologiske utviklingen og samtidig sikre at alle prosesser og systemer er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler, kan være komplekst og tidkrevende, sier Ellinor.

Til tider kan også motstand mot endring av arbeidsmetoder kreve tålmodighet og god kommunikasjon av deg som leder for å overbevise og lære opp ansatte i nye systemer og prosedyrer.

– Det er utfordrende å håndtere den store mengden informasjon som kontinuerlig genereres og skal arkiveres. Å sikre effektiv sortering, klassifisering og tilgjengeliggjøring av dokumenter krever nøye planlegging og oppfølging. Dette kan noen ganger føles overveldende, spesielt i perioder med høy arbeidsbelastning eller når man står overfor spesielt komplekse arkiveringssaker.

Å sikre at arkivmateriale som har historisk eller juridisk verdi, bevares på en måte som er både sikker og tilgjengelig over lang tid, kan også være utfordrende. Langtidsbevaring av digital informasjon stiller høye krav til systemene som brukes, med tanke på både teknologi og organisering. For sektoren er det å balansere behovet for åpne og tilgjengelige arkiver med nødvendigheten av å beskytte sensitiv informasjon og personopplysninger en vedvarende utfordring.

– Å finne løsninger på disse utfordringene er en del av jobben som bidrar til faglig vekst og utvikling. Selv om det kan være vanskelige dager, er det en stor motivasjon å vite at arbeidet ditt spiller en kritisk rolle i å bevare fortidens kunnskap for fremtidige generasjoner.

For Ellinor er det positivt at jobben gir en unik mulighet til å jobbe tverrfaglig og samarbeide med ulike avdelinger og sektorer. Et slikt samarbeid er essensielt for å sikre at informasjon håndteres korrekt, bevares forsvarlig og er tilgjengelig når det trengs. Det å kunne bidra til å forme politikk og prosedyrer som sikrer god informasjonsforvaltning, er både utfordrende og givende.

– Til syvende og sist er det beste med å jobbe med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning følelsen av å bidra til noe større enn meg selv; å vite at arbeidet mitt hjelper til med å bevare viktig informasjon for fremtiden, samtidig som det støtter dagens operasjoner og beslutningstaking. Det gir en dyp følelse av formål og motivasjon i mitt daglige arbeid.

På ønskelista

Hvis Ellinor skulle ha ønsket seg noe for å gjøre arbeidssituasjonen bedre, hadde det vært økt tilgang til og investering i nyere teknologier og automatiserte løsninger for arkiv- og dokumenthåndtering. Dette inkluderer avanserte systemer for elektronisk dokumenthåndtering som kan effektivisere prosesser som arkivering, gjenfinning og deling av dokumenter, samt styrke sikkerheten rundt sensitiv informasjon.

En annen forbedring ville ha vært ytterligere ressurser til spesialisert opplæring for arkivpersonalet.

– Selv om vi allerede nyter godt av et godt samarbeid og støtte fra ledelsen, ville dedikerte opplæringsprogrammer i ny arkivteknologi og beste praksiser innen informasjonsforvaltning ytterligere heve kompetansenivået blant medarbeiderne.

En mer omfattende intern kommunikasjonsstrategi for å fremme bevissthet og forståelse for arkivets betydning på tvers av kommunens ulike avdelinger og sektorer, kunne også ha styrket den kollektive innsatsen for god dokumentforvaltning.

– En utvidelse av digitale arkiveringsløsninger som sømløst kan integreres med eksisterende systemer, ville ikke bare forbedre tilgangen til og bevaringen av dokumenter, men også bidra til en mer bærekraftig og miljøvennlig dokumenthåndtering ved å redusere behovet for papirbaserte arkiver.

For Ellinor ville disse tiltakene ytterligere styrke den allerede positive arbeidssituasjonen og bidra til å møte fremtidige utfordringer i arkivfeltet med større effektivitet og innovasjon.

Hun legger til at de mange utfordringene innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning krever en helhetlig tilnærming som inkluderer investering i teknologi, kompetanseutvikling og en organisasjonskultur som støtter kontinuerlig forbedring og innovasjon. Ved å adressere utfordringene kan arkiv- og dokumentasjonsforvaltning fortsette å spille en kritisk rolle i bevaringen av samfunnets kollektive minne og sikre ansvarlig forvaltning av informasjon for nåværende og fremtidige generasjoner. Ellinor fortsetter uansett – med digitalisering i fokus – å søke innovative løsninger som kan forbedre både tjenestetilbudet og arbeidsmiljøet i kommunen.